O que é colaboração no local de trabalho?

Em um local de trabalho colaborativo, as pessoas se conectam para desenvolver ideias, resolver problemas e realizar tarefas. Com gerenciamento, cultura e ambientes favoráveis à colaboração, elas podem combinar seus recursos intelectuais e inspirar umas às outras com ideias e sugestões.

Os velhos ditados "o todo é maior que a soma das partes" e "duas cabeças pensam melhor que uma" aplicam-se perfeitamente à colaboração em equipe, já que muito do valor do trabalho colaborativo está em como as pessoas se conectam e motivam umas às outras, e não simplesmente nas habilidades que cada indivíduo oferece. Criar uma cultura de colaboração estimula a criatividade e a inspiração, além de aumentar a confiança dos funcionários por meio do reconhecimento mútuo dos respectivos talentos e habilidades.

A colaboração no local de trabalho assume diversas formas, por exemplo, brainstorms em grupo, documentos compartilhados com ideias, bem como o compromisso de uma equipe em discordar respeitosamente e ouvir pontos de vista diferentes. Outras características dos locais de trabalho colaborativos incluem a filosofia de contratação inclusiva, que traz uma ampla variedade de habilidades e experiências, e a cultura de transparência, que desencoraja a concorrência interna e a formação de grupos isolados nas empresas.

A maioria das empresas reconhece o valor do trabalho colaborativo, mas nem todas conseguiram aproveitar plenamente seu potencial. Neste artigo, exploraremos como funciona uma boa colaboração e como você pode cultivá-la na sua empresa.

Como criar um ambiente de trabalho colaborativo

É mais provável que a colaboração aconteça quando os ambientes físico e digital e a cultura da empresa se alinham para apoiá-la.

• Ambiente físico

  Quando os funcionários podem se reunir facilmente para discutir projetos, há menos obstáculos à colaboração. Espaços para reuniões e áreas comuns, somados a uma atmosfera não demasiadamente tranquila ou formal, podem ser úteis.

  Entretanto, é uma boa ideia garantir que haja paz e tranquilidade quando necessário. Se os funcionários estão sempre à caça das salas de reunião disponíveis ou tentando se fazer ouvir no meio da conversa dos outros colegas, eles podem se sentir desestimulados a colaborar.

• Ambiente digital

  Canais de comunicação e espaços digitais compartilhados podem ser um terreno fértil para a colaboração. De acordo com a Sloan Business School do MIT, a colaboração e o trabalho digital andam de mãos dadas. Os pesquisadores da Sloan descobriram que, em 70% das empresas digitalmente avançadas (aquelas que usam tecnologia digital nas funções comerciais), ocorre a colaboração multifuncional, em comparação com 30% das empresas que ainda estavam nos estágios iniciais da digitalização.

  Para empregadores que buscam maior colaboração digital, é importante ter sistemas, ferramentas e serviços modernos e confiáveis que não sofram com interrupções ou bugs, além de garantir que as integrações da plataforma de comunicação aos programas de software empresariais funcionem sem problemas, evitando problemas técnicos que atuam como obstáculos para a colaboração e inovação.

  Também é importante garantir que os funcionários saibam da existência das diversas tecnologias disponíveis (por exemplo, ligações de vídeo, emojis personalizados, espaços de trabalho compartilhados e grupos de trabalho) e se sintam confiantes em usá-las. Ofereça treinamentos formais se necessário e indique claramente onde encontrar guias de autoajuda na intranet ou no feed de notícias da empresa. Caso contrário, é só continuar com o sistema padrão baseado em ligações telefônicas e email.

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• Cultura da empresa

  A cultura da sua empresa reconhece o valor de conversar, explorar e debater ideias? Ou cada instante sem focar as tarefas cotidianas parece comprometer a produtividade, fazendo com que os funcionários se sintam culpados?

  Para garantir o sucesso da colaboração, é necessário priorizá-la, não basta tolerá-la. Os funcionários devem se sentir à vontade para compartilhar ideias uns com os outros e pedir opinião ou feedback sobre o trabalho que realizam. Com uma cultura desenvolvida, quanto maior for o reconhecimento da colaboração entre equipes ou silos departamentais, melhor.

Oito estratégias para aprimorar a colaboração no local de trabalho

1. Adote um estilo de liderança colaborativo

De acordo com a Northeastern University, líderes colaborativos são aqueles que trabalham juntos na tomada de decisão. Chefes de departamento, diretores e outros tomadores de decisão seniores conectam-se para discutir os desafios e colaboram para enfrentá-los. A Northeastern University sugere que a liderança colaborativa está substituindo lentamente a abordagem de cima para baixo mais tradicional, na qual os líderes tomam decisões de maneira unilateral e as propagam para o restante da empresa.

Além de ser benéfico por si só, praticar a liderança colaborativa ajuda a criar uma cultura de colaboração na empresa. Líderes fortes servem de modelo para gerentes e colaboradores. Ao colaborar na empresa, eles pode influenciar diretamente a força de trabalho mais ampla.

Dica: saiba mais sobre como criar colaboração em equipe aqui.

2. Transmita segurança às pessoas para que compartilhem ideias

Ter segurança para expressar ideias, estejam elas alinhadas às opiniões predominantes do grupo ou não, é fundamental para promover a inovação nas organizações. Também é essencial para evitar as armadilhas do pensamento de rebanho. Esse fator, conhecido como segurança psicológica, é estudado por cientistas comportamentais desde o início dos anos 2000.

Um ensaio de 2008 da Harvard Business School descobriu que a segurança psicológica pode promover o trabalho colaborativo, especialmente em equipes diversas, pois ajuda a garantir que a contribuição de cada pessoa seja ouvida e valorizada, sem se importar com formação, estilo de comunicação ou perspectiva.

3. Identifique e aproveite os pontos fortes das pessoas

Uma colaboração eficaz combina uma ampla gama de habilidades e personalidades. Portanto, se você deseja promover a colaboração na sua força de trabalho, é preciso conhecer tanto os pontos fortes quanto os de melhoria de cada pessoa.

Sessões de orientação e desenvolvimento, seja como parte de um exercício em equipe, seja como um programa individual entre colaboradores e gerentes, podem ajudar os funcionários a descobrir os perfis de competências que possuem e a abordagem que usam no trabalho. Com isso, eles podem se concentrar no que são produtivos e nas funções que ocupam em relação ao trabalho em grupo.

4. Inclua funcionários híbridos e remotos

Os modelos de trabalho híbridos precisam ser gerenciados com cuidado para que as atividades online e presenciais sejam integradas e ninguém fique de fora. Segundo os líderes de ideias da McKinsey, parte da solução talvez seja considerar o escritório físico como uma ferramenta para a conexão colaborativa. “Para algumas pessoas, o escritório deixou de ser o local habitual de trabalho, ou seja, onde você se reúne para colaborar e planejar o futuro”, afirma Bryan Hancock da McKinsey.

Ao atribuir diferentes atividades e metas à atividade online e no escritório, você pode pensar em uma força de trabalho híbrida como um recurso diversificado, e não em uma comunidade dividida.

5. Defina metas claras

A definição de metas pode ajudar as equipes a se aproximarem e se unirem em busca de um objetivo comum. Ao definir uma meta comum para sua equipe trabalhar em conjunto, deixe claro que a tarefa deve ser realizada em grupo e ofereça suporte aos membros na identificação das diferentes funções e na organização do tempo de trabalho deles. Com isso, pessoas diferentes poderão cuidar de aspectos diferentes da solução de problemas.

Trabalhar em colaboração pode até mesmo ser parte da própria meta. Ao definir tarefas em grupo, considere pedir às pessoas que apresentem as próprias formas de trabalhar após a conclusão do desafio. Assim, elas podem mostrar como atribuíram as funções, resolveram os problemas e trabalharam aproveitando os pontos fortes de cada indivíduo.

6. Delegue com eficiência

Saber delegar bem é uma das habilidades mais importantes no kit de ferramentas de um gerente. Decidir quais tarefas devem ser atribuídas a outras pessoas e o nível de suporte (ou de interferência) apropriado é algo que muitos gerentes fazem instintivamente, enquanto outros precisam praticar de maneira consciente essa competência.

Quando os líderes delegam com eficiência, eles desempenham uma função colaborativa nas suas equipes. Ao atribuir tarefas que os subordinados podem fazer tão bem ou melhor do que eles próprios, os líderes podem se concentrar no planejamento estratégico para a equipe ou nas sessões de orientação e desenvolvimento para ajudar outras pessoas a avançar nas carreiras.

7. Tenha as ferramentas de colaboração certas

As ferramentas e a tecnologia podem impulsionar a colaboração. Elas facilitam e agilizam a troca de ideias e o acompanhamento de projetos compartilhados. De fluxos de trabalho e quadros Kanban a mensagens instantâneas e vídeos ao vivo, as ferramentas de colaboração fazem parte do dia a dia e são essenciais no local de trabalho de hoje.

A seleção das ferramentas de colaboração que você usará na sua empresa deve ser uma prioridade. Busque ferramentas que se adéquam à sua forma de trabalhar, em vez das ofertas mais recentes e sofisticadas. Procure uma plataforma integrada, em vez de várias ferramentas especializadas que tenham login, armazenamento de arquivos e interface de usuário diferentes.

Ao considerar quais tipos de ferramentas de colaboração são melhores para sua empresa, não se esqueça das ferramentas offline. Quadros brancos, mapas mentais e até mesmo notas autoadesivas são ferramentas de colaboração que todos conhecem e são acessíveis a quase todos os funcionários, embora estejam limitadas aos espaços de trabalho físicos.

8. Ofereça recompensas para incentivar a colaboração

Crie benefícios e recompensas para incentivar a colaboração dos funcionários. Uma maneira de fazer isso é associar prêmios e recompensas aos valores da empresa, entre os quais a colaboração pode ser um deles. Os funcionários que demonstram disposição para compartilhar conhecimento, ajudam os outros e impulsionam a colaboração por meio dos seus comportamentos podem ser recompensados por apoiar as metas colaborativas da empresa.

Às vezes, a colaboração é uma recompensa por si só. Um estudo da Stanford mostrou que a colaboração tem um impacto positivo no engajamento, vigor e sucesso durante as tarefas em grupo. Os participantes informados de que trabalhariam de maneira colaborativa ficaram 64% mais tempo realizando as tarefas do que aqueles que fizeram tudo sozinhos. Isso sugeriu que o trabalho se torna mais interessante e significativo quando realizado em equipe.