Colaboração multifuncional: o guia completo
O que é preciso para criar uma equipe multifuncional de alto nível? Quais serão os riscos se você não fizer isso? Exploramos o mundo do trabalho entre equipes para descobrir como influenciar mais durante a colaboração.
O que é a colaboração multifuncional?
A colaboração multifuncional envolve um grupo de pessoas com muitas habilidades e que trabalham juntas em um projeto.
Imagine lançar um novo produto com a ajuda apenas de funcionários da sua equipe de marketing. Em seguida, imagine o lançamento do mesmo produto tendo a ajuda de um vendedor e de um desenvolvedor. Não é difícil ver por que uma colaboração multifuncional pode ser mais eficaz.
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Por que a colaboração multifuncional é importante?
Departamentos isolados e equipes multifuncionais ficam em extremos opostos do espectro de colaboração entre equipes. Geralmente existe um alto preço a se pagar quando existe uma força de trabalho mais ampla. Por exemplo, quando os funcionários estão isolados dos seus colegas de funções e departamentos diferentes.
Como diminuir o isolamento
Talvez a maior força de uma equipe multifuncional seja a capacidade de desafiar o status quo. Os funcionários que trabalham no mesmo departamento ou aqueles treinados para lidar com problemas da mesma forma que os gerentes geralmente seguem os processos existentes. Isso significa que eles podem repetir os mesmos erros e ignorar as oportunidades de trabalhar com mais eficiência.
Colaborar com pessoas com diferentes históricos também incentiva a adesão a objetivos comerciais mais amplos. Trabalhar isoladamente pode gerar uma mentalidade limitada que deixa os funcionários e, às vezes, departamentos inteiros, com a sensação de isolamento. Em alguns casos, essa perspectiva pode desencadear uma competição nociva entre as pessoas. No outro extremo, isso pode levar ao desengajamento dos funcionários com a organização ou com a respectiva função nela.
Funcionários que não trabalham bem com outros são mais propensos a produzir um trabalho desalinhado ou duplicado. Além disso, a falta de comunicação entre colegas pode ocasionar decisões menos conscientes, afetando as pessoas de toda a empresa.
Como incluir funcionários da linha de frente
Trabalhadores remotos geralmente não têm uma conexão com os colegas de escritório. Nosso Relatório “Vozes presentes, mesmo à distância 2020” revelou que as técnicas de comunicação entre os dois grupos variam muito.
Por exemplo, embora 90% dos gerentes da matriz tenham usado emails para entrar em contato com os colegas de trabalho durante a pandemia de coronavírus, apenas um quarto dos gerentes da linha de frente fez o mesmo. Pelo contrário: mais da metade dos funcionários da linha de frente ou remotos usava apps nos próprios dispositivos. Essa abordagem nebulosa e desalinhada impede que os líderes de negócios conversem com a equipe da linha de frente e oferece pouco direito de resposta àqueles que trabalham em funções críticas na linha de frente.
A recuperação da pandemia oferece a oportunidade de implementar ferramentas de comunicação oficiais que podem transmitir mensagens claras e manter as pessoas conectadas em toda a organização, incluindo os trabalhadores da linha da frente. Isso incentivará a colaboração multifuncional com a equipe da linha de frente, ajudando a impulsionar o espírito de equipe e reforçar valores. Também abre um diálogo para que a equipe remota dê feedbacks sobre novos processos. A conversa bidirecional permite que as empresas tomem decisões melhores e se adaptem mais rapidamente a situações em mudança.
Como criar equipes multifuncionais
Sabemos que equipes multifuncionais podem melhorar os resultados, mas como criar o grupo perfeito? Você deve escolher um líder? Com que frequência o grupo deve se reunir? Há muitas coisas a considerar ao escolher a combinação mais prática de colegas de trabalho. Embora não haja uma resposta única para todos os projetos ou todos os negócios, é fundamental que você pense nas complicações ou armadilhas antes que elas afetem o desempenho.
Qual o diferencial da colaboração entre equipes?
Você está acostumado a colaborar com a equipe de sempre, então qual é a diferença ao criar e trabalhar com uma equipe multifuncional? Há dois aspectos principais a serem considerados.
Como montar a equipe
Os departamentos convencionais geralmente são estruturados em torno da experiência da equipe. “Júnior”, “nível médio”, “sênior”, “executivo” são termos que usamos em cargos para nos ajudar a entender as habilidades de alguém nas respectivas funções. Equipes multifuncionais podem se formar organicamente e incluir membros de diferentes departamentos para cobrir uma faixa mais ampla de habilidades.
Embora as equipes de função única geralmente apresentem pessoas com experiência variável, a maioria dos membros costuma trabalhar no mesmo nível. Em equipes multifuncionais, um membro júnior da equipe pode liderar o grupo, incluindo membros com mais experiência.
Como trabalhar com a sua equipe
Quando pessoas de diferentes partes de uma empresa trabalham juntas, muitas vezes é preciso desafiar as formas convencionais de fazer as coisas. Novas técnicas e ideias não convencionais podem gerar resultados que não seriam possíveis em um departamento único, trazendo novas perspectivas e oferecendo uma gama mais abrangente de soluções.
Ao receber uma tarefa, não é incomum que as equipes multifuncionais ignorem os processos de aprovação usuais e apresentem um trabalho no mais alto nível. Com tantos departamentos trabalhando, a resolução de problemas geralmente é mais robusta e as equipes podem detectar erros no início do processo de trabalho.
Desafios da colaboração multifuncional
Equipes multifuncionais geralmente falham por motivos semelhantes aos das equipes convencionais. Uma maneira de impedir desafios de colaboração multifuncional é identificar os pontos fracos antes mesmo de o trabalho começar. A teoria apresentada em “The Five Dysfunctions of a Team”, de 2002, ainda é útil.
Falta de confiança
Talvez os membros da equipe não tenham um relacionamento prévio entre si antes da criação da superequipe, especialmente ao considerar uma força de trabalho híbrida. Se os colegas têm pouca ou nenhuma expectativa sobre as habilidades de alguém, desenvolver um clima de parceria e confiança pode ser difícil.
Medo de conflitos
Quando os colegas não estão familiarizados uns com os outros, as coisas podem tomar duas direções. O medo do confronto pode impedir a equipe de debater ideias na intenção de preservar uma falsa sensação de harmonia, gerando um pensamento de rebanho. Ou, se você tiver muito azar, os colegas de trabalho podem entrar em conflito uns com os outros por simples falha de comunicação.
Falta de comprometimento
A maioria dos membros da equipe multifuncional terá responsabilidades nos respectivos departamentos habituais. É essencial que eles encontrem maneiras de equilibrar as prioridades da nova atribuição com os deveres diários. Se a nova equipe não estiver confiante nos níveis de comprometimento de outras pessoas, isso pode afetar o entusiasmo e a eficiência.
Falta de responsabilidade
Se a comunicação empresarial cotidiana dentro da equipe continuar a ser um problema, os indivíduos podem ter maior probabilidade de atribuir um desempenho ruim a pessoas com quem não têm um relacionamento de trabalho. Enquanto os membros da equipe jogarem a culpa uns nos outros, os padrões tenderão a cair.
Falta de atenção aos resultados
É fundamental que as equipes multifuncionais pensem no cenário como um todo. Enfatizar tarefas individuais pode tirar o foco de onde é necessário e os resultados podem ser prejudicados.
Os benefícios da colaboração multifuncional
Depois de identificar, evitar ou enfrentar as armadilhas envolvidas, trabalhar com equipes multifuncionais pode gerar grandes recompensas.
Progresso mais rápido
Quando diferentes funções dos negócios funcionam isoladamente, o progresso pode se tornar um tema longo e arrastado. Pense em uma situação na qual você ligou para determinada empresa para tirar uma dúvida e acabou sendo transferido para diferentes ramais. Isso não é só frustrante, mas também demorado. Agora imagine que uma pequena equipe de especialistas atendeu sua chamada no viva-voz. Com a ajuda da organização certa, você provavelmente chegaria a uma resposta mais útil muito mais rapidamente.
Resultados robustos
Diferentes departamentos fornecem diferentes perspectivas. É mais provável que um contador considere os elementos financeiros de uma decisão de negócios. Já alguém do RH provavelmente analisaria como a mesma decisão pode afetar os relacionamentos e o bem-estar dos funcionários. Um membro da equipe de um terceiro departamento poderia identificar armadilhas em ambas as abordagens que, de outra forma, passariam despercebidas. Compartilhar conhecimento e usar vários métodos pode ajudar a criar soluções mais robustas.
Mais criatividade e inovação
Equipes multifuncionais geralmente são mais criativas do que grupos baseados em departamentos. Com uma ampla faixa de habilidades à disposição, a empresa pode fazer testes para realizar uma tarefa ou até mesmo combinar habilidades que raramente são reunidas. A colaboração entre equipes em diferentes funções também permite que os membros questionem a forma como as coisas são feitas. As equipes multifuncionais mais bem-sucedidas testam ideias antes mesmo de o trabalho começar.
Mais engajamento e espírito de equipe
Colaborar com colegas que geralmente estão distantes potencializa as relações de trabalho. À medida que as pessoas se engajam com outros colegas, elas se sentem mais conectadas à empresa como um todo. Há uma chance de que os funcionários possam até adquirir algumas novas habilidades ao longo do caminho. Quando as pessoas melhoram suas habilidades de resolução de problemas juntas, desenvolvendo habilidades e construindo laços sociais com seus colegas, as empresas têm mais probabilidade de reter os melhores talentos.
Boas práticas para colaboração multifuncional
Experimente estas ideias para unir os departamentos.
Obtenha a adesão da gerência sênior
Contar com a ajuda de chefes de departamento é uma maneira infalível de influenciar mais a colaboração. Se você recrutar colegas do mesmo departamento, os membros da equipe sênior podem ajudar a acompanhar o progresso dos juniores. Adições conscientes à sua equipe devem garantir que as responsabilidades diárias não tenham prioridade sobre o projeto multifuncional. E o melhor de tudo: quando se trata de adesão, você terá o apoio de um peso-pesado da empresa.
Use as ferramentas de colaboração certas para o trabalho
Garantir que todos os funcionários, sejam eles remotos ou presenciais, usem as mesmas ferramentas em uma equipe multifuncional também é fundamental para o sucesso. Encontre uma ferramenta de comunicação que se integre ao seu software existente. As ferramentas devem se conectar com toda a sua organização para que as pessoas possam usar dispositivos móveis e se manterem atualizadas com as notícias da empresa, além de colaborar de maneira eficaz onde quer que estejam trabalhando.
Incentive interações presenciais
As interações presenciais são uma das maneiras mais fáceis de criar confiança na sua equipe. Ao fazer ligações de vídeo, peça aos colegas que liguem as câmeras e incentive-os a compartilhar a tela.
Cinco dicas profissionais para uma colaboração multifuncional eficaz
De acordo com um estudo de Behnam Tabrizi, 75% das equipes multifuncionais são disfuncionais. 1 No entanto, sua pesquisa mostrou que os projetos com um forte apoio à governança têm uma taxa de sucesso de 76%, em comparação com apenas 19% para equipes onde o apoio à governança é apenas moderado.
Então como evitar a disfunção na sua equipe? Se as empresas querem colher os benefícios de um grupo diversificado, planejar o futuro é essencial. Aqui, analisamos algumas das nossas dicas favoritas profissionais para aumentar o sucesso da colaboração entre equipes.
Forme sua equipe com cuidado
Comece a criar a sua superequipe identificando as habilidades necessárias para o trabalho. Depois de encontrar essas informações, é hora de decidir quem tem as habilidades desejadas. Se mais de um candidato surgir, você deve considerar a qualidade do trabalho que eles desenvolvem em grupo. Você precisará de uma combinação inovadora de executores e organizadores.
Nem todas as equipes multifuncionais precisam de um líder, mas a maioria se beneficiará de ter alguém no comando. Ao contrário do que acontece em outros projetos, membros seniores da equipe nem sempre lideram projetos executados por equipes multifuncionais. Você pode escolher alguém que se sinta à vontade para atribuir tarefas a pessoas com mais experiência.
Faça uma reunião inicial
Os membros precisam sentir o mesmo nível de confiança ao se comunicar com a nova equipe quanto com o seu departamento habitual. Para ajudar todos a se sentirem à vontade para compartilhar ideias e fazer perguntas, faça uma reunião inicial informal. Uma ligação entre os trabalhadores remotos e os da linha de frente ajudará a criar um diálogo aberto que beneficie a todos, independentemente de onde as pessoas estejam.
Acompanhe o progresso
Você precisará decidir como e quando os membros da equipe compartilharão atualizações de progresso com os colegas. Isso será feito com base no tempo ou nas tarefas? Se reuniões semanais ou quinzenais não forem flexíveis o suficiente para sua agenda, lembre-se de que há muitas maneiras de conferir as tarefas por meio das ferramentas online certas.
Aproveite ao máximo as reuniões
Reuniões desnecessárias consomem tempo. Ao agendar uma reunião, defina uma pauta clara com antecedência para que todos possam se preparar para a conversa. Organize ligações das quais os funcionários remotos possam participar e garanta que os horários sejam adequados às pessoas que trabalham em fusos horários diferentes. As melhores ferramentas permitirão que os funcionários remotos participem das conversas facilmente, onde quer que estejam.
Defina um processo de tomada de decisão transparente
Os membros da equipe precisam saber quais decisões podem tomar por conta própria. Quando uma segunda opinião é necessária, todos devem saber a quem reportar com antecedência. Em geral, se estiver com problemas para avaliar se o líder da equipe ou o grupo como um todo deve fazer uma escolha, é melhor deixar as decisões para o grupo. Isso ajuda a garantir a adesão da equipe e melhora a sensação de responsabilidade.
Defina diretrizes desde o início para orientar o pensamento do grupo durante as decisões mais desafiadoras. Priorizar a experiência do cliente em vez do orçamento pode ser apenas uma das regras que você estabelece para dar aos membros da equipe a confiança de fazer escolhas melhores. Além de ser uma excelente oportunidade para lembrar a todos o objetivo comum.
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