As três principais ferramentas de colaboração online
Cada organização é diferente, mas a necessidade de colaboração é um tópico comum que permeia todos os locais de trabalho. Há uma ampla variedade de ferramentas de colaboração profissional para promover uma colaboração digital eficaz. Vamos explorar quais delas são ideais para sua empresa.
Colaboração e trabalho em equipe são elementos muito importantes para garantir uma empresa eficiente e produtiva, especialmente na era do trabalho híbrido. O compartilhamento de ideias e habilidades entre colegas impulsiona o moral, aumenta a responsabilidade, ajuda as pessoas a aprenderem umas com as outras e garante um produto ou serviço mais completo e eficaz.
Como as empresas podem incentivar a colaboração digital profissional e quais recursos elas podem oferecer para fazer isso acontecer? Depende de onde os funcionários estão e de que tipo de plataforma eles precisam para se comunicar. A grande quantidade de ferramentas de comunicação digital disponíveis torna a colaboração profissional fácil e eficiente, simplifica o fluxo de trabalho e fortalece a cultura da empresa. Confira a seguir as três principais ferramentas de colaboração online.
1. Plataformas para ligação de vídeo: reuniões com participantes de equipes remotas e híbridas
Parte da beleza da tecnologia em constante evolução é a facilidade de manter contato com as pessoas, independentemente de onde elas estão.
Com a comunicação por vídeo, os funcionários que trabalham em locais físicos podem fazer reuniões com aqueles que trabalham na modalidade remota, em outros ramos ou até em outros países. As plataformas de ligação de vídeo permitem que todos tenham acesso a reuniões. Isso significa que todos podem participar das discussões.
Além disso, as ligações de vídeo podem incentivar um senso de união entre os colegas de equipe. Com o aumento do trabalho remoto, é essencial que os colegas ainda se sintam conectados com o próprio local de trabalho, mesmo que não estejam sempre no mesmo espaço físico.
2. Plataforma online para armazenar e editar arquivos compartilhados
Criar um espaço para que os colegas salvem o próprio trabalho é uma forma de garantir a boa colaboração. Dessa forma, todo documento, imagem, vídeo e ideia estará disponível para o restante da equipe quando necessário. Os sistemas de armazenamento em nuvem também possibilitam a colaboração em documentos. Isso incentiva as equipes a trabalharem com maior proximidade e evita a necessidade de criar várias versões dos documentos.
Todos os envolvidos no projeto podem se manter informados sobre o que foi feito e saber qual é o próximo passo na lista de tarefas. Todas as pessoas ficarão envolvidas e familiarizadas com o processo e o progresso do projeto.
Outro ponto é que, se alguém trabalhando no projeto tirar uma licença médica, férias ou estiver indisponível por algum outro motivo, o trabalho dessa pessoa poderá ser acessado por todos. Isso reduz o tempo gasto pesquisando documentos e enviando mensagens sem parar.
3. App de bate-papo
No Workplace, a colaboração não é sempre baseada em metas nem centrada em tarefas. Para promover um senso de cultura organizacional sólida, especialmente com tantos trabalhadores em modalidade remota ou híbrida, as ferramentas também precisam viabilizar interações informais. Um app de bate-papo pode ajudar as pessoas a permanecerem sempre conectadas, bem como oferecer conversas individuais, menções em grupo, jogos em equipe e grupos específicos de projetos.
Outros recursos essenciais para ferramentas de colaboração online
As organizações querem aproveitar ao máximo as ferramentas de colaboração online desde o primeiro dia. Para isso, as ferramentas devem ser:
Fáceis de usar
As ferramentas contribuirão com a produtividade logo no início se os funcionários puderem aprender a usá-las com facilidade. Além disso, as pessoas terão confiança na hora de usá-las, o que aumenta a vontade de explorar todos os recursos das ferramentas.
Otimizadas para dispositivos móveis
As ferramentas de colaboração digital conseguem reunir todos na mesma conversa, incluindo trabalhadores da linha de frente e que não usam mesa. Por isso, é essencial que as ferramentas possam ser acessadas em dispositivos móveis. Dessa forma, todos podem se conectar, conversar e trocar ideias em qualquer lugar.
Outros recursos úteis:
- Compartilhamento de tela: essa é uma parte importante de qualquer colaboração digital profissional. Se os membros das equipes puderem ver a mesma tela em reuniões ou durante apresentações, todos poderão entender o que está sendo abordado. Cada membro da equipe poderá acompanhar no próprio ritmo e todos permanecerão envolvidos.
- Função de subsala: as subsalas podem ser úteis principalmente durante treinamentos e conferências. Nelas, é possível dividir os participantes em grupos menores para fazer exercícios e discussões antes de retornarem ao grupo principal. Salas de reunião menores também evitam a perda de ideias e que os membros das equipes interrompam as falas uns dos outros.
- Calendário: esse é um recurso essencial para ferramentas de colaboração profissional. Os membros das equipes podem consultá-lo para acompanhar as reuniões de todos em um só lugar. Muitas ferramentas de colaboração digital também oferecem a opção de organizar reuniões por meio do calendário.
- Fixar/salvar mensagens: a comunicação frequente em ferramentas de colaboração facilita a perda de mensagens. Uma função de fixar/salvar corrige esse problema e economiza tempo, pois elimina a necessidade de rolar a tela para procurar mensagens.
- Integração com outras ferramentas e apps: nenhuma ferramenta de colaboração pode fazer tudo. Porém, nada é mais frustrante e distrai tanto os membros das equipes do que precisar negociar vários logins em diferentes ferramentas. Por isso, a plataforma ideal de colaboração digital será totalmente integrada com os softwares de colaboração profissional usados na organização.
- Notificações: se usadas da maneira certa, as notificações instantâneas podem ajudar os membros das equipes a acompanhar o progresso dos projetos e manter o fluxo de trabalho progredindo. No entanto, é importante que a configuração das notificações não envie atualizações desnecessárias.
- Tradução: o trabalho híbrido e remoto permitiu que as organizações recrutassem os principais talentos em várias partes do mundo. Portanto, ferramentas com a função de tradução garantem que todos estejam por dentro das conversas, não importa o idioma.
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