Habilidades de gerenciamento de tempo
À medida que a maneira e o local onde trabalhamos continuam mudando, é essencial ajudar trabalhadores remotos e da linha de frente a se manterem engajados e produtivos. Estas habilidades de gerenciamento de tempo podem ajudar.
Gerenciar o tempo no trabalho pode ser um desafio. Talvez seja essa a razão pela qual pessoas e organizações nem sempre se saem muito bem nisso1. No mundo do trabalho remoto, criado pela pandemia global, desenvolver habilidades de gerenciamento de tempo tornou-se essencial para aumentar a produtividade.
É uma regra universal. Isso vale tanto para aqueles que estão retornando gradualmente aos arranjos híbridos de trabalho no escritório quanto aos funcionários que ainda estão trabalhando remotamente ou em home office. E isso se aplica especialmente aos trabalhadores da linha de frente, como em lojas de varejo, fábricas e armazéns.
Os colaboradores e as equipes precisam descobrir métodos para organizar seus dias com eficiência, independente de onde ou quando trabalhem.
Vamos descobrir o que realmente significa possuir habilidades de gerenciamento de tempo.
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O que são habilidades de gerenciamento de tempo?
As habilidades de gerenciamento de tempo são exatamente o que dizem ser. Se já agendou um compromisso com um colega, você gerenciou seu tempo. Se já decidiu que uma tarefa não vale a pena ser concluída, você também gerenciou seu tempo.
Mas por que isso é tão importante?
A importância das habilidades de gerenciamento de tempo
Um dia bem organizado pode ajudar a reduzir os níveis de estresse e aumentar a produtividade2. Quando as pessoas planejam e executam cuidadosamente as tarefas, elas se sentem mais confiantes no trabalho. Entregar projetos no prazo também ajuda a construir a confiança e o respeito dos colegas.
Também há um equilíbrio melhor entre vida profissional e pessoal à medida que as habilidades de gerenciamento de tempo são utilizadas, o que é de grande valor tanto para os funcionários quanto para as organizações. Funcionários com um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal têm 10% mais chances de permanecer nas empresas.
Gerenciamento de tempo e funcionários da linha de frente
Uma nova pesquisa no relatório Vozes presentes, mesmo à distância 2020 do Workplace mostra como as organizações estão negligenciando os gerentes essenciais da linha de frente e explora o efeito que isso pode ter na produtividade e engajamento dos funcionários.
Uma tendência preocupante é que os gerentes da linha de frente estão perdendo até 9,3 semanas de trabalho a cada ano devido à comunicação inadequada. E como aponta um estudo da McKinsey, os gerentes da linha de frente podem dedicar até 60% do tempo a tarefas administrativas e apenas 10% do tempo a atividades de gerenciamento.
Essa combinação pode criar um descompasso que poderia ter sérias implicações para a produtividade e as habilidades de gerenciamento de tempo dos funcionários da linha de frente. Um descompasso que os impede de dedicar seu tempo à liderança de equipes, resolução de problemas e atendimento aos clientes.
Saiba mais. Baixe o Vozes presentes, mesmo à distância 2020 para obter uma visão completa do nosso relatório de pesquisa da linha de frente, que contou com a participação de mais de nove mil pessoas em oito países do mundo todo.
Gerenciamento de tempo e trabalho híbrido
O trabalho híbrido, que se tornou padrão após a pandemia de coronavírus, tem proporcionado às pessoas uma melhor conciliação entre vida pessoal e profissional, com menos deslocamentos longos no início e no fim do dia. Em um estudo realizado no Reino Unido, 61% dos funcionários relataram um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional devido ao trabalho remoto.
No entanto, existem armadilhas a serem observadas no trabalho remoto e híbrido. Quando as pessoas trabalham em casa, os limites entre vida doméstica e profissional podem ficar confusos, levando ao estresse e ao esgotamento.
“Estudos mostram que o trabalho remoto parece criar um maior grau de complexidade e responsabilidade por funcionário”, diz Dr. Petros Chamakiotis, professor associado de gestão na ESCP Business School, Madrid.
Dar aos funcionários mais liberdade para organizar seu próprio tempo pode ser vital para enfrentar esse desafio. A flexibilidade em relação ao tempo é uma das coisas que os funcionários mais valorizam no trabalho remoto. Portanto, forneça às equipes o máximo de flexibilidade possível e use uma combinação de ferramentas e verificações regulares para garantir que as pessoas não estejam trabalhando mais horas do que deveriam e estejam usando o tempo de forma mais eficaz.
Como posso melhorar minhas habilidades de gerenciamento de tempo?
Antes de melhorar as habilidades de gerenciamento de tempo, sejam as suas ou as da sua equipe, é fundamental reconhecer quando existe um problema.
Existem muitos indicativos. Um dos mais óbvios é o não cumprimento de prazos. Se as pessoas entregam projetos depois do prazo com frequência, ou se continuam pedindo prorrogações, provavelmente é hora de agir.
A queda nos padrões de trabalho é outro sinal claro de que há um problema de gerenciamento de tempo. E se os membros da sua equipe estiverem frequentemente chegando atrasados às reuniões e parecerem confusos, pode ser que também estejam se sentindo pressionados pelo tempo.
Quando o tempo é precioso, nosso humor também é afetado. Se um colega tem demonstrado mais impaciência ou irritação durante as conversas, pode ser um sinal de que está enfrentando dificuldades para concluir o trabalho. Sentir mais estresse do que o habitual ou perceber que seus colegas parecem mais cansados ou ansiosos ao lidar com as responsabilidades são outros indicativos.
Como abordar uma questão de gerenciamento de tempo
Nenhuma questão de gerenciamento de tempo é igual, por isso uma boa comunicação empresarial é importante para lidar com o problema. Caso um membro da equipe esteja enfrentando problemas de gerenciamento de tempo, tente descobrir se:
- Ele está sobrecarregado com trabalho que não consegue encaixar na agenda
- O problema está na forma como ele está realizando o trabalho
- É uma combinação das duas coisas
Se ele estiver sobrecarregado, é uma questão de redistribuir parte do trabalho ou dar a ele confiança para delegar tarefas a outros membros da equipe. Se a forma como ele trabalha está causando dificuldades, pode ser que precise melhorar as habilidades de gerenciamento de tempo. Você pode criar um plano para orientá-lo.
Seis dicas de gerenciamento de tempo
1. Priorize e agende
Nem todas as tarefas são iguais. No entanto, ao organizarmos nossos dias, muitos de nós tendemos a agrupar as pequenas tarefas que precisamos realizar juntamente com projetos maiores. Sempre comece priorizando sua lista de tarefas. Um sistema de dois níveis deve funcionar bem o suficiente. Depois de decidir quais são as tarefas mais importantes, organize sua agenda em torno delas. Inclua os prazos no seu planejador de produtividade.
2. Aprenda a dizer não
Todos precisamos estabelecer limites para manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal. E embora seja tentador dizer sim a todos seus colegas, especialmente quando você está iniciando em um emprego, não é prático. Se você priorizou e alocou uma quantidade razoável de tempo para as tarefas, deve se sentir confiante em dizer aos outros que não tem tempo. Lembre-se, você geralmente não está só. Pedir ajuda aos seus colegas no escritório ou por meio de uma ligação de vídeo pode ajudar a aliviar a carga.
3. Comece cedo
Ao começar o dia cedo e longe de prazos iminentes, você pode planejar seu tempo com cuidado sem se preocupar com outras tarefas. Aproveite o período tranquilo para se preparar para o dia ou talvez iniciar suas tarefas com antecedência. Complicações inesperadas podem surgir a qualquer momento. Ao começar cedo, você terá melhores chances de resolver os problemas dentro dos prazos.
4. Seja realista
As pessoas podem se colocar sob estresse desnecessário para cumprir prazos. Os melhores planejadores sabem que problemas podem surgir a qualquer momento e que as tarefas podem levar mais tempo do que o esperado. Para manter o foco em uma tarefa, é necessário fazer pausas regulares e se desconectar das responsabilidades. Aproveite a pausa para conversar com colegas no escritório ou por bate-papo de vídeo, desabafe sobre qualquer problema e retorne ao trabalho com a mente mais clara.
5. Reduza atividades que desperdiçam tempo
Algumas coisas naturalmente consomem tempo, então tente evitá-las. Reuniões mal organizadas, por exemplo, estão entre os piores vilões do desperdício de tempo. Um estudo do serviço de agendamento online Doodle descobriu que elas custam às empresas nos Estados Unidos mais de US$ 339 bilhões por ano. Se você for fazer uma reunião, certifique-se de que há uma agenda para abordar tudo o que precisa ser discutido e depois pare.
6. Experimente diferentes estratégias
Não há uma maneira perfeita de gerenciar o tempo de todos. O que funciona para algumas pessoas pode não funcionar para outras. Felizmente, existem muitas teorias que você pode ajustar para adequá-las a você e à sua equipe. Talvez você prefira um método para planejar sua semana e outro para decidir quanto tempo dedicar a tarefas individuais. Algumas abordagens funcionam bem para indivíduos, mas não são tão eficazes ao organizar equipes. Experimente uma variedade de ideias para descobrir o que funciona melhor.
Quais são as melhores técnicas de gerenciamento de tempo?
Veja algumas técnicas de gerenciamento de tempo para fazer melhor uso do seu tempo:
A técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro é incrivelmente simples. Escolha uma tarefa, defina um cronômetro para 25 minutos e comece a trabalhar. Quando o cronômetro tocar, marque seu progresso e faça uma pausa de 3 a 5 minutos. Repita os passos até criar quatro "marcadores" no seu trabalho. Quando chegar a este ponto, você pode se afastar do trabalho por 15 a 30 minutos.
Se você terminar uma tarefa antes que o cronômetro toque, use o tempo livre para revisar seu trabalho e fazer qualquer ajuste necessário. Você pode descobrir que trabalha melhor em períodos mais longos. Se for o caso, ajuste o cronômetro para um período mais adequado e faça intervalos um pouco mais longos.
Pessoas que se saem bem sob pressão geralmente se ajustam bem a prazos mais curtos, os quais criam um senso de urgência ao abordar tarefas. Os intervalos entre os períodos de trabalho são conhecidos como "pomodoros", em referência à palavra italiana para tomate. O método foi desenvolvido na década de 1980 por Francesco Cirillo, que quando estudante usava um temporizador de cozinha em formato de tomate.
O método ALPEN
Em vez de ajudar você a enfrentar uma tarefa específica, o método ALPEN auxilia no planejamento do seu dia de trabalho. De acordo com seu fundador: “Ele foca o usuário no planejamento diário pragmático e na definição consistente de prioridades. E requer apenas cerca de 5 minutos de planejamento por dia.”
Com base no acrônimo ALPEN, ele divide o planejamento em cinco atividades:
A - Atividades e tarefas
Anote tudo o que você precisa fazer, não importa quão grande ou pequeno seja.
L - Duração
Estime quanto tempo cada tarefa levará.
P - Planejamento para tempo de margem
Adicione um tempo de margem. Tente reservar 20% do tempo para cobrir eventuais complicações e mais 20% para pausas e interações sociais com colegas.
E - Estabelecimento de prioridades
Agora que você já reservou 40% do seu tempo, priorize suas tarefas. Alguma tarefa pode ser adiada para outro dia ou delegada a outra pessoa?
N - Anotações
Reflita sobre como as coisas aconteceram. Você pode melhorar em algum aspecto? Ou identificar por que uma tarefa foi bem-sucedida? Enquanto você está fazendo anotações sobre o dia, comece seu plano ALPEN para o próximo.
Trabalhar dentro de limites de tempo no método ALPEN pode ajudar a motivar as pessoas a trabalharem em uma tarefa. Adicionar uma margem de tempo também torna a carga de trabalho mais gerenciável e menos estressante. Apesar de seus aspectos positivos, a abordagem também tem seus limites. É mais eficaz para autogerenciamento do que para aplicação em equipe. Trabalhadores remotos têm menos oportunidades de se encontrar inesperadamente com colegas e, às vezes, uma margem de 40% é excessivamente longa.
A teoria do pote de picles
Pense em um pote de picles como uma metáfora para o tempo. Agora, imagine pedras como tarefas grandes e importantes, seixos como tarefas menos importantes, e areia como atividades distrativas ou de lazer, sem esquecer da água como o tempo fora do trabalho. Pare um momento e se pergunte: como posso encaixar o máximo de pedras, seixos e areia no pote?
Se você começar com água, seixos e areia, provavelmente terá dificuldade em encaixar as pedras no pote. Ao colocar os itens maiores no pote primeiro e depois adicionar os seixos, areia e água, será possível acomodar mais coisas no pote. Você pode precisar sacudir o pote, ou ajustar sua agenda, para fazer tudo funcionar. Mas o ponto crucial é que ao priorizar suas tarefas, você conseguiu realizar mais dos trabalhos mais importantes durante o dia.
A teoria é perfeita para pessoas que têm dificuldade em dividir suas tarefas e, ao contrário de outros métodos, pode ser aplicada a equipes. Você pode precisar de um pote maior, mas a metáfora ainda funciona. Ao dividir as responsabilidades de um grupo em pedras e seixos, você pode pedir aos funcionários que acomodem duas "pedras" em cada dia e atinjam regularmente "semanas de 10 pedras".
Ferramentas de gerenciamento de tempo
Existem diversas ferramentas de gerenciamento online disponíveis para ajudar a organizar seu tempo. Elas têm recursos que permitem atribuir tarefas a colegas de trabalho e oferecem um valor real. Essas ferramentas demonstram o avanço significativo no gerenciamento de tempo, indo além das simples listas de tarefas e dos planejadores manuscritos.
Ferramentas simples de gerenciamento de tempo podem ajudar você a criar listas de tarefas e adicionar mídia ou links para outras fontes antes de compartilhá-las com colegas de trabalho. Muitas das opções de software disponíveis permitem que vários usuários editem planos e colaborem em tempo real.
Os serviços são projetados com transparência em mente, oferecendo campos para preencher com a duração estimada de uma tarefa e espaço para que todos os prazos da empresa sejam visíveis. Soluções mais sofisticadas até permitem que você construa uma linha do tempo de tarefas e defina dependências. Em outras palavras, são pontos de verificação em um projeto que os membros da equipe precisam concluir antes que outros possam progredir.
Comunicar expectativas é especialmente útil para equipes híbridas. Os membros da equipe podem gastar menos tempo redigindo emails ou organizando ligações com colegas remotos. Essas ferramentas também têm benefícios para os gerentes. Eles podem verificar qualquer pico e queda na carga de trabalho da equipe, desde que usem o sistema de forma completa e consistente. Muitos provedores de software facilitam a identificação da disponibilidade nos horários dos colegas, ao mesmo tempo em que concedem autonomia adicional a eles.
As informações sobre prazos e quanto tempo uma tarefa deve levar permitem que as pessoas decidam quando começar a trabalhar nelas. As responsabilidades adicionais incentivam os membros da equipe a se apropriarem do trabalho e a se envolverem com a tarefa em questão.
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