Você pode estar acostumado a pensar em produtividade em termos de sua equipe – mas e sua própria produtividade? Se você é um gerente, um membro da equipe ou um freelancer, há muitas coisas simples que você pode fazer para tirar ainda mais do seu dia. Vamos dar uma olhada em algumas dicas.

Como melhorar a produtividade na linah de frente

Empregados que trabalham na "linha de frente" podem entregar uma excelente experiência ao cliente - mas isto apenas se eles estiverem conectados e empoderados pela empresa. Faça o downoload do checklist e descubra como.

Por que a produtividade pessoal é tão importante?

Por que a produtividade pessoal é tão importante?

A pandemia de COVID-19 virou o mundo corporativo de cabeça para baixo. As empresas tiveram que ser super ágeis - pivotando seus serviços, reorganizando suas forças de trabalho e fazendo um movimento rápido para o trabalho flexível ou remoto.

Isso aumentou o foco na produtividade. As organizações estão preocupadas se as pessoas ainda serão tão produtivas quando trabalharem remotamente - na verdade, 78% dos líderes empresariais acham que o trabalho híbrido e doméstico prejudicará a produtividade, de acordo com o Fórum Econômico Mundial.

Mas enquanto ainda esperamos para ver o resultado, os sinais até agora são muito bons. Vários estudos têm notado um aumento na produtividade. Em uma pesquisa, 94% dos funcionários disseram que sua produtividade agora era maior ou a mesma que era pré-COVID. Outra pesquisa mostra que os funcionários remotos têm menos tempo improdutivo e menos distrações do que os funcionários do escritório.

À medida que as organizações se concentram em medir a produtividade dos funcionários e a colaboração da equipe, como estamos nós, indivíduos, tentando evoluir a maneira como trabalhamos? Trabalho remoto significa ter mais responsabilidade para gerenciar nossa produtividade pessoal - mas como fazemos isso?

Enquanto os indicadores tradicionais de produtividade olham para as tarefas, talvez seja hora de olhar para a produtividade. Talvez devêssemos até começar a medir a produtividade "para trás": medir o resultado primeiro e, depois, encontrar as ações e comportamentos que levaram ao sucesso – e quais foram aqueles que deixaram a desejar.

Temos que olhar para a produtividade de forma holística, também, em termos de bem-estar. É amplamente conhecido que há uma conexão entre produtividade e estresse: Quanto mais estressado alguém é, menos produtivo ele provavelmente será - enquanto uma queda na produtividade pode ser um sinal de que há algo de errado com o bem-estar mental de uma pessoa.

Como eu meço minha produtividade pessoal?

Como eu meço minha produtividade pessoal?

Há uma equação simples para medir a produtividade: a quantidade de valor que você cria dividida pelo número de horas que você trabalha. Uma pessoa com alta produtividade criará a mesma quantidade de valor para uma organização em um tempo menor ou criará uma quantidade mais significativa de valor na mesma quantidade de tempo.

O problema é que é difícil medir a produtividade pessoal dessa forma, pois você nem sempre terá uma compreensão clara do valor que você cria. Isso é especialmente verdade se o seu trabalho não envolve a criação de um produto físico, tornando a produção mais difícil de medir.

Portanto , pode ser mais fácil pensar em produtividade em termos do número total de horas produtivas que você tem em média em um dia ou em uma semana. Uma hora produtiva é aquela em que você “faz” as coisas, onde você sente que pode se concentrar em uma tarefa e completá-la, livre de distrações.

Muitos de nós nos sentimos mais produtivos em certos momentos do dia ou da semana do que em outros. E as distrações vão desde reuniões repentinas e telefonemas até notificações de bate-papo ou pequenas interrupções - tudo isso impede que você faça as "coisas grandes".

Um estudo de 2019 relatado pelo Conselho de Pesquisa Econômica do Reino Unido descobriu que o trabalhador médio do Reino Unido só era produtivo por 2 horas e 53 minutos em cada dia útil. Supondo que a média de dia de trabalho seja em torno de 8 horas, isso deixa quase 5 horas fazendo... bom, não muito. Isso leva à conclusão de que se sua produtividade pessoal é superior a 3 horas por dia, você já é mais produtivo do que o funcionário médio.

Quando se trata de medir sua produtividade pessoal, você pode querer fazer perguntas como:

Quanto tempo você tem em um dia médio para se concentrar em uma tarefa específica?

Se o seu calendário estiver cheio de tarefas administrativas, ou se você tende a trabalhar em dois ou mais projetos simultaneamente, isso pode afetar sua produtividade.

Quantas reuniões você costuma ter em um dia?

Você regularmente se encontra fazendo “malabarismo” com várias tarefas ou prazos irrealistas?

Se isso acontece com frequência, é algo que sugere que você precisa reavaliar sua abordagem para o trabalho – você precisa delegar mais?

Você é capaz de fazer pausas regulares, incluindo uma pausa para o almoço?

Pausas são essenciais para manter o foco, então você precisa criar tempo para se afastar da tela.

Como maximizar minha produtividade pessoal?

Como maximizar minha produtividade pessoal?

A coisa mais importante a ter em mente quando se trata de maximizar sua produtividade pessoal é que ela começa com uma mudança de mentalidade. Todos os aplicativos de gerenciamento de tempo ou softwares de rastreamento de produtividade no mundo não farão diferença se a sua cabeça não estiver no lugar certo.

Aqui estão nossas 10 principais dicas para “tunar” seu cérebro:

1. Pense no que está te segurando

Você se sente distraído, sobrecarregado ou entediado no trabalho? Estar ciente de sua carga de trabalho e seus sentimentos é o primeiro passo para entender e melhorar sua produtividade.

2. Visualize como é um dia produtivo para você

Tente imaginar os pensamentos e sentimentos que você associa a ser produtivo. Qual o seu tipo de mentalidade? Como é seu padrão de trabalho?

3. Crie trampolins para tentar alcançar o “dia ideal”

Não assuma que você pode alcançar a visão que está em sua cabeça apenas desejando isso - e não tente fazer tudo de uma vez! Em vez disso, elabore uma estratégia para fazer isso acontecer e, em seguida, revise isso passo a passo.

4. Estabeleça um plano de produtividade (lista de tarefas) para cada dia

Usar um planejador de produtividade para mapear cada dia é uma ótima maneira de abordar o dia de forma mais produtiva. Ele também ajuda a visualizar suas prioridades – por isso, se surgir um trabalho extra, você saberá instantaneamente onde ele entra em sua agenda.

5. Tire as coisas grandes do caminho mais cedo

Se você tem uma tarefa grande, certifique-se de enfrentá-la o mais cedo possível no dia ou na semana. Fazer seu trabalho mais estressante mais “cedo” pode ajudá-lo a se sentir muito mais positivo ao abordar as outras coisas (“menores”) em sua lista de tarefas.

6. Quebrar grandes tarefas em tarefas menores

Se você se sente sobrecarregado olhando para a escala de um projeto, tente dividi-lo em muitas responsabilidades menores. Uma vez que você começar a completar pequenas coisas da sua lista de tarefas, você vai sentir que você está fazendo progressos para completar o objetivo maior.

7. Recompense-se com pequenos incentivos

Para cada tarefa que você completar na sua lista de tarefas, dê a si mesmo uma “recompensa”. Seja uma pausa de 10 minutos, um café ou alguns minutos de mídia social - você se sentirá muito mais incentivado a completar seu trabalho mais rápido se algo estiver esperando por você no final.

8. Certifique-se de fazer suas pausas programadas

Fazer uma pausa ajuda em tudo, desde a concentração até a redução do estresse. Então, ao invés de pensar em usar o almoço para terminar seu trabalho, pense em desacelerar e depois voltar com tudo!

9. Delegue ou automatize tarefas se e quando puder

Quando você se ver com muito para fazer, não seja um mártir. Em vez disso, encontre alguém para ajudá-lo ou, melhor ainda, encontre uma maneira de deixar a tecnologia fazer o trabalho para você - como usar um bot para enviar e coletar resultados de pesquisa, por exemplo.

10. Acompanhe sua produtividade ao longo do tempo e preste atenção nas tendências (por exemplo, coisas que regularmente ajudam você)

Acompanhe suas horas e seja honesto a respeito de seu tempo produtivo e não-produtivo. Depois de coletar algumas informações, dê uma olhada nos dados e tente encontrar um padrão de coisas que o tornaram mais produtivo e aquelas que o atrasaram. Você pode usar isso como base de uma estratégia para trabalhar de forma mais inteligente.

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Que técnicas posso usar para melhorar ainda mais minha produtividade pessoal?

Que técnicas posso usar para melhorar ainda mais minha produtividade pessoal?

Claro, se você quiser levar seu gerenciamento de produtividade para outro patamar, você sempre pode ensinar a si mesmo técnicas de produtividade testadas e aprovadas. E há várias para escolher.

Aqui estão algumas para tentar:

A sigla em inglês SMART significa Específico, Mensurável, Alcançável, Relevante e Oportuno (baseado em tempo). Primeiramente definido por Peter Drucker, este método é uma sequência passo-a-passo para ajudar as pessoas a definir metas realistas e, em seguida, alcançá-las trabalhando de forma consistente e direta.

A técnica de gerenciamento de tempo de Francesco Cirillo segue um sistema simples de trabalho em sprints de 25 minutos com pausas regulares entre eles. Tem o nome da palavra italiana para tomate porque Cirillo usou um temporizador de ovo em forma de tomate para criar a técnica enquanto ele era um estudante universitário.

Kanban é uma técnica simples, mas eficaz, de gerenciamento de projetos. Tudo o que você precisa são alguns post-its e um espaço com três colunas: "A Fazer", "Em andamento" e "Feito". Mover os post-its ajuda a visualizar como você está completando tarefas enquanto tem uma visão geral completa de suas outras responsabilidades para o dia.

Um método inspirado na frase do escritor Mark Twain: "Coma um sapo vivo logo pela manhã e nada pior vai acontecer com você o resto do dia." Brian Tracy criou esse hack de produtividade em torno de um conceito simples: ataque a tarefa mais desafiadora logo cedo pela manhã e o resto do dia vai parecer muito mais simples.

Esta sigla em inglês significa "deve ter", "deveria ter", "poderia ter" e "teria". É um método simples de colocar suas tarefas em uma hierarquia da mais para a menos urgente. Tarefas "imperdíveis" são as que você deve atacar imediatamente (como responder a uma mensagem importante), enquanto tarefas "teriam" são as metas vagas que você estabelece para o futuro (como obter uma promoção).

Criação de um estudante de ciência da computação, o método sistematista combina-se com o aplicativo “Todoist” para agilizar vários fluxos de trabalho e, ao mesmo tempo, ajudar a equilibrar outras responsabilidades.

A conhecida técnica GTD de David Allen funciona organizando sua mente como uma caixa de entrada de e-mail e classificando tarefas em cinco categorias: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar. Ela incentiva os usuários a se concentrarem em uma coisa de cada vez, permitindo que outras tarefas menos críticas sejam armazenadas – ou até mesmo jogadas na lixeira.

De “Zen” para “Feito”, ou ZTD, leva o GTD de David Allen um passo adiante. Com base nas mudanças de comportamento necessárias para se adaptar ao GTD, a ZTD remove a necessidade de as pessoas pararem e pensarem em suas tarefas e, em vez disso, as encoraja a continuar. É muito mais útil para pessoas que preferem ação ao invés de reflexão.

Também conhecido como o Método Seinfeld (embora o próprio Jerry afirmar não ter nada a ver com isso). Não Quebre a Corrente (Don't Break the Chain) ensina o usuário a pensar em cada item completo na sua lista de tarefas como mais um passo para construir uma versão melhor de si mesmo no futuro. É uma ótima maneira de incentivar pessoas que valorizam o progresso pessoal.

Que ferramentas de produtividade pessoal posso usar para melhorar meu desempenho?

Que ferramentas de produtividade pessoal posso usar para melhorar meu desempenho?

Quando se trata de ferramentas de produtividade, você tem uma escolha:

Os planejadores de produtividade podem ajudá-lo a acompanhar horários, tarefas, projetos e metas de sua equipe. Há diversos planejadores digitais - mas algumas pessoas ainda preferem aqueles em papel.

Os rastreadores de tempo podem combinar tarefas de projeto e meta com as listas de tarefas. Você também pode usá-los para agendar tarefas com antecedência. Uma vantagem que eles oferecem é que você pode usar as estatísticas que eles geram para ver quanto tempo você leva para fazer tarefas diferentes.

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