Cinco estratégias para uma comunicação corporativa eficaz

As organizações tiveram que repensar suas estratégias de comunicação corporativa quando as pessoas migraram para o trabalho remoto durante o lockdown. Agora, à medida que algumas pessoas começam a retornar ao trabalho presencial, as empresas precisam abordar esse tema novamente. Saiba como ter sucesso durante o retorno ao trabalho presencial.

COMUNICAçãO CORPORATIVA | 7 MINUTOS DE LEITURA
business communication strategies - Workplace from Meta

À medida que muitos países iniciaram o lockdown, diversas empresas permitiram o trabalho remoto generalizado, e muitas fizeram isso pela primeira vez. Isso resultou em mudanças radicais na forma como as pessoas conversavam, trabalhavam e interagiam umas com as outras.

Conforme algumas pessoas começam o lento retorno ao trabalho no escritório, as organizações precisam lidar com arranjos de trabalho híbrido, comunicação corporativa e combinações de interações digitais e presenciais.

Então, por que isso é importante? E como as organizações podem garantir que as estratégias empresariais sejam simples, precisas e transmitidas de forma eficaz? Em suma, como você simplifica e desvenda o novo mundo do trabalho?

Para encontrar respostas, é essencial definir o que queremos dizer quando falamos de estratégias de comunicação corporativa e como elas estão mudando devido à pandemia.

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O que são estratégias de comunicação corporativa?

Se você quer uma organização produtiva, que atenda às suas metas e que forneça uma experiência do funcionário positiva (ou seja, uma empresa de sucesso), então uma comunicação otimizada é essencial.

A comunicação corporativa acontece de muitas formas. Há a comunicação corporativa interna: o fluxo de informações, notícias e conversas entre diferentes partes da empresa e hierarquias ascendentes e descendentes. Também há a comunicação externa, feita com clientes e parceiros.

Uma estratégia de comunicação corporativa leva tudo isso em conta. Ela oferece um conceito único para definir o que, como, quando e por que as pessoas devem se comunicar.

Não há uma maneira única de elaborar uma estratégia, mas é interessante definir:

  • Mensagens: o que você quer dizer e quem na sua organização pode transmitir essa mensagem?
  • Conteúdo: como você pode elaborar metas para cada conteúdo que produz?
  • Canais: você entende a combinação de canais? Como sabe o conteúdo ideal para colocar no canal certo?

A estratégia de comunicação corporativa não deve ser uma lista de ferramentas e equipamentos criados para permitir a comunicação. Em vez disso, deve orientar todos na organização a entender o que você espera alcançar por meio da comunicação.

Em outras palavras, uma organização pode mudar os canais que usa para se comunicar, mas o conceito da comunicação permanecerá constante.

Como desenvolver uma estratégia de comunicação corporativa?

Como desenvolver uma estratégia de comunicação corporativa?

Uma boa estratégia de comunicação precisa estar alinhada à estratégia empresarial geral. Se o seu foco for os objetivos principais, será muito mais fácil entender como a comunicação se encaixa no panorama geral e como você pode usá-la para atingir os seus objetivos.

A estratégia não tem que ser do tamanho de uma tese. Em alguns casos, ela não será maior do que uma ou duas páginas. Ela deve começar definindo um conceito claro em uma ou duas frases. O restante da estratégia deve oferecer orientações sobre como gerentes e funcionários podem ajudar a alcançar esse conceito. Mas não é necessário entrar em detalhes. Especificar demais e acumular regras pode parecer uma forma de microgerenciamento e criar mais problemas do que resolver.

No passado, as estratégias de comunicação obedeciam a uma hierarquia de cima para baixo. Agora, elas estão se tornando um modelo mais orientado para os funcionários, em uma conversa bidirecional e em rede, em vez de algo estático e isolado.

Com isso em mente, é uma boa ideia que todos sejam envolvidos desde o início. Isso pode ser feito com uma verificação sobre estado atual das comunicações na sua organização.

Realize uma pesquisa com os funcionários e pergunte o que está e o que não está funcionando na sua organização e nas plataformas que usa. As informações obtidas fornecerão uma orientação sob a perspectiva dos funcionários sobre onde você precisa fazer melhorias.

Depois de ter certeza da direção da sua estratégia de comunicação corporativa, você pode começar especificar mais os tipos de comunicação que espera.

Por exemplo:

  • As equipes devem criar o próprio feed de notícias interno?
  • A empresa precisa de uma política nova ou revisada para ajudar os funcionários a comunicarem problemas?
  • Os gerentes precisam de mais suporte quando se trata de entrar em contato com os funcionários que estão trabalhando remotamente?
  • Sua abordagem atual de vendas e marketing é eficaz ou é necessária uma mudança de direção?
  • O departamento de atendimento ao cliente está atingindo a sua meta de manter os clientes próximos à marca? Se não estiver, como é possível corrigir isso?

Quando você puder responder a essas perguntas, poderá começar a olhar mais claramente para a mecânica da comunicação. Em outras palavras, quais canais deve usar.

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Como escolher os canais de comunicação?

Como escolher os canais de comunicação?

As pessoas esperam que a maneira como se comunicam no trabalho seja consistente com a forma como gostam de conversar com amigos e familiares diariamente. Isso é muito importante para funcionários mais novos. A geração Y é 1,4 vez mais propensa do que a geração Baby Boomer a preferir trabalhar para uma empresa que usa as ferramentas e tecnologias mais recentes.

Essa é uma das razões pelas quais os apps de mensagens instantâneas e a tecnologia móvel estão se tornando essenciais em tantos locais de trabalho, especialmente com a disseminação do trabalho remoto. Uma das vantagens mais significativas é que eles permitem a comunicação com as pessoas dentro e fora do local de trabalho.

Mas definir o canal e os equipamentos não é o único ponto importante. Você também deve usar os dados e os insights que coletou para elaborar as suas políticas. Elas, por sua vez, devem ajudar a influenciar os tipos de mensagens que as pessoas enviam.

Boas políticas de comunicação definirão limites para garantir que as pessoas se comuniquem de forma respeitosa, reduzindo o risco de assédio e bullying. Todos precisam conhecer as regras e você também deve ter políticas que estabelecem o que acontecerá se alguém quebrá-las.

Estratégia de comunicação corporativa e gerenciamento de mudanças

Estratégia de comunicação corporativa e gerenciamento de mudanças

A mudança organizacional é um grande teste para a sua estratégia de comunicação corporativa. Mudança significa incerteza, e os funcionários procurarão a empresa para obter respostas. Esse é um desafio que as organizações enfrentaram quando os funcionários mudaram para o trabalho remoto. Agora, isso está acontecendo novamente à medida que o retorno gradual ao trabalho presencial começa.

Essa nova fase está destacando ainda mais a experiência do funcionário (EX), que se tornou muito importante durante a mudança para o trabalho remoto em massa. A maioria das organizações relata que a cultura empresarial realmente melhorou desde a pandemia e deseja se beneficiar disso no futuro. Ou seja, os holofotes estão nas comunicações para suavizar a transição. Mas como fazer isso?

Para se comunicar com eficácia durante um período de mudanças, é importante entender e mentalidade das pessoas: mudanças são desconfortáveis. Dos funcionários afetados por mudanças, 73% relatam estresse. Os funcionários que sofrem de ansiedade devido a mudanças têm um desempenho 5% pior do que a média. Por isso, suas comunicações devem ser humanas e tranquilizadoras, sem perder o realismo.

  • Decida qual será sua mensagem principal e garanta que ela esteja alinhada com a sua estratégia de negócios geral.
  • Defina quem será afetado pela mudança e como. Qual será o significado das mudanças para as pessoas em diferentes funções?
  • Pense em como você vai se comunicar. Quais canais usará, para quais funcionários e para quais mensagens?
  • Diga exatamente o que vai mudar.
  • Defina a expectativa da organização para como será o futuro.
  • Responda a perguntas e tranquilize as pessoas quando puder. Faça um compartilhamento amplo das respostas.
  • Compartilhe fatos para esclarecer rumores.
  • Faça da comunicação uma conversa. Ofereça às pessoas um fórum para fazer perguntas, dar feedback e expressar preocupações. Aja de acordo com feedbacks e publique as suas ações.

Acima de tudo, continue conversando. A comunicação nunca é demais durante um período de mudança. Envie mensagens com frequência e por meio de uma combinação de canais para garantir que você mantenha as pessoas informadas. Assim, elas poderão fazer perguntas e obter respostas.

Cinco maneiras de melhorar suas estratégias de comunicação corporativa

Cinco maneiras de melhorar suas estratégias de comunicação corporativa

Implementar a sua estratégia de comunicação corporativa é apenas o começo. Monitorar, atualizar e refinar a estratégia é um processo contínuo que precisa estar no centro das suas operações de negócios no futuro. Veja cinco maneiras de garantir que a sua estratégia permaneça relevante:

1. Esclareça suas metas

A missão da empresa é a base das suas comunicações, assim como todo o restante. Por isso, não deve ser um mistério para as pessoas que trabalham nela. Garantir que todos estejam cientes do que você está tentando alcançar ajudará mais pessoas a adotar a visão da organização.

2. Monitore o seu desempenho

Faça uma coleta frequente de dados e feedback em relação à sua abordagem de comunicação. Uma maneira de fazer isso é organizando uma pesquisa sempre ativa. Em intervalos regulares, você pedirá à equipe para classificar a experiência de uso das ferramentas de comunicação e as políticas da empresa. Dessa forma, será possível identificar tendências ou, se estiver fazendo mudanças, o impacto imediato delas.

3. Seja líder dando o exemplo

Comunique-se da maneira como deseja que a sua equipe o faça. Use os canais que deseja que ela use. Por exemplo, se quiser reduzir o envio de emails, use as mensagens instantâneas. Isso permitirá que os membros da equipe também deem exemplo.

4. Dê voz às pessoas

Crie fóruns onde as pessoas possam contribuir com feedbacks e ideias. Reconheça a contribuição delas e, se possível, implemente-as.

5. Forneça treinamento contínuo

Isso é especialmente importante se o seu sistema está sempre mudando. Contudo, também é essencial para iniciantes ou pessoas não familiarizadas com os tipos de sistemas ou procedimentos que a sua empresa está usando. Procure fornecer sessões de treinamento pelo menos uma vez por ano para todos os funcionários, a fim de garantir que eles estejam aproveitando todo o potencial do seu sistema de comunicação. Além disso, faça sessões de atendimento regularmente para todos os funcionários que precisam atualizar habilidades ou fazer perguntas.

A atual situação global está testando as suas comunicações em um momento de rápidas mudanças. Torná-las mais centradas no funcionário, mais humanas, mais fáceis e mais eficientes é a chave para o sucesso, além de ser vital para garantir que os funcionários permaneçam produtivos e engajados.

Implementar uma nova estratégia de comunicação corporativa não precisa ser complicado. Com uma declaração de missão simples que se alinha às necessidades mais amplas da sua empresa, você pode orientar a organização rumo a comunicações mais claras, rápidas e melhores. Elabore uma estratégia centrada no funcionário com a ajuda do Manual do Workplace sobre comunicação para experiência do funcionário.

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