Cinco maneiras incríveis de usar a Biblioteca de Conhecimento

Leve sua Biblioteca de Conhecimento para o próximo nível com esses casos de uso inspiradores.

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A Biblioteca de Conhecimento permite que as organizações criem uma página inicial central no Workplace. Com ela, os principais recursos estão junto de atualizações dinâmicas e transmissões de vídeo ao vivo, oferecendo aos funcionários um espaço onde podem encontrar as informações de que precisam.

Não é de admirar que as organizações que usam o Workplace e a Biblioteca de Conhecimento diminuam o tempo de integração de funcionários em média 24% e reduzam muito o tempo gasto por funcionários na busca de informações.

Você pode achar que a Biblioteca de Conhecimento é apenas um local para armazenar as políticas de RH e da empresa, mas ela pode ser muito mais do que isso. As organizações estão pensando na Biblioteca do Conhecimento como um espaço para o desenvolvimento profissional, pessoal e social dos funcionários. Este guia mostra algumas maneiras como outras organizações usam o Workplace e dá dicas para ajudar você a começar.

Como outras organizações usam a Biblioteca de Conhecimento

Existem muitas formas de usar a sua Biblioteca de Conhecimento. No entanto, uma combinação adequada dos exemplos abaixo garante que ela terá um grande impacto na sua organização.

1. Recursos oficiais da organização/empresa
1. Recursos oficiais da organização/empresa

Isso é essencial para a maioria das organizações e é um ótimo ponto de partida.

Em geral, os recursos oficiais da empresa incluem itens como:

  • Informações sobre benefícios/políticas
  • Missão e valores da organização
  • Conteúdo geral de integração
  • Políticas de viagem e despesas
  • Boletins informativos para os funcionários
  • Recursos oficiais de diversidade e inclusão
  • Informações gerais sobre segurança

Quem deve ter acesso de edição:

Os recursos oficiais da empresa costumam ser gerenciados pela equipe de RH. Porém, outras equipes também podem contribuir para o desenvolvimento desse conteúdo, como a equipe de comunicações internas.

Quem deve ter acesso de visualização:

Esse conteúdo normalmente fica visível para todos na organização.

Dica profissional: adicione seus recursos mais importantes a uma coleção e fixe-os em um grupo, por exemplo, no seu grupo de integração de funcionários ou anúncios da empresa.

2. Guias sobre ferramentas e processos
2. Guias sobre ferramentas e processos

Pense nisso como algo que oferece aos funcionários recursos de autoatendimento, como perguntas frequentes e guias, para ferramentas e processos importantes.

Isso costuma incluir informações como:

  • Guias de configuração para ferramentas e equipamentos de TI
  • Informações sobre o que necessita de avaliação jurídica e como solicitá-la
  • Como solicitar ativos à equipe de marketing
  • Novos guias do usuário para o Workplace
  • Como enviar um tíquete de suporte

Quem deve ter acesso de edição:

Normalmente, cada uma dessas ferramentas e processos pertence a uma equipe ou departamento (como a equipe de TI, equipe de marketing ou departamento jurídico), que será encarregada de criar esse conteúdo.

Quem deve ter acesso de visualização:

Embora as categorias da Biblioteca de Conhecimento possam ser limitadas a áreas bastante específicas, esse conteúdo costuma ser relevante para parte significativa da organização. Portanto, faz sentido disponibilizá-lo para todos.

Dica profissional: depois que essas categorias forem concluídas, compartilhe-as nos grupos apropriados. Em seguida, fixe a publicação no topo do grupo para que ela possa ser encontrada com facilidade.

3. Centrais de recursos temáticos e multifuncionais
3. Centrais de recursos temáticos e multifuncionais

Essas categorias são perfeitas para situações em que faz sentido centralizar um grande conjunto de recursos (com frequência criados por várias equipes) em um só local, com base em um tópico ou em um público específico.

Pense nelas como centrais de recursos em que os funcionários podem encontrar dicas e boas práticas que podem melhorar a experiência no trabalho e ajudá-los a crescer no âmbito profissional e pessoal.

Isso costuma incluir informações como:

  • Recursos para o desenvolvimento da carreira
  • Central de trabalho remoto
  • Central de bem-estar
  • Central de gerentes de equipe

Quem deve ter acesso de edição:

É normal que sua equipe de RH gerencie essas categorias, mas outras equipes também podem contribuir para a criação de conteúdo.

Quem deve ter acesso de visualização:

O acesso de visualização depende da categoria. Por exemplo, é provável que os recursos para desenvolvimento de carreira precisem estar visíveis para todos. Já a central de gerentes de equipe precisa estar visível apenas para os gerentes.

Dica profissional: verifique se os funcionários sabem que esses recursos existem compartilhando-os com grupos apropriados. Você também pode criar uma coleção, unificando recursos semelhantes e fixando-os em um grupo para toda a empresa.

4. Editores de recursos para equipes e departamentos
4. Recursos para equipes e departamentos

Com a Biblioteca de Conhecimento, é possível consolidar os recursos de equipes e departamentos em um espaço visível apenas para membros da equipe ou colaboradores multifuncionais selecionados.

Isso costuma incluir informações como:

  • Recursos de integração específicos de uma equipe/departamento
  • Guias de ferramentas específicos de uma equipe/departamento
  • Centrais multifuncionais mantidas por uma equipe/departamento para atender um conjunto restrito de colaboradores e partes interessadas
  • Processos internos de equipes/departamentos

Quem deve ter acesso de edição:

Membros selecionados da equipe ou departamento devem ser responsáveis ​​por criar todo o conteúdo dessa categoria.

Quem deve ter acesso de visualização:

O acesso de visualização deve ser limitado aos membros da equipe e colaboradores próximos que precisam entender os processos e ferramentas da equipe.

Dica profissional: verifique se as categorias de equipe/departamento estão fixadas no grupo do departamento ou da equipe, de modo que estejam bem localizadas e facilmente acessíveis.

5. Recursos da comunidade
5. Recursos da comunidade

A Biblioteca de Conhecimento e os grupos do Workplace funcionam muito bem juntos. Se você tem comunidades ou grupos sociais particularmente ativos na sua organização, considere reservar aos administradores deles um espaço na Biblioteca de Conhecimento para a seleção de recursos para (e dos) membros do grupo.

Além de ajudar as comunidades a destacar as informações mais importantes para os membros, isso também é uma maneira fácil de manter o conteúdo oficial da organização e o conteúdo gerado por funcionários em locais separados.

É fácil restringir o conteúdo da Biblioteca de Conhecimento aos membros de um grupo específico. Assim, esse conteúdo ficará visível apenas para as pessoas certas.

Isso costuma incluir informações como:

  • Recursos sobre ensino doméstico no grupo Pais da [nome da empresa]
  • Links para celebrações do Mês da História Negra em todo o mundo no grupo Comunidade negra da [nome da empresa]
  • Links para conferências do setor específicas para mulheres no grupo Mulheres da [nome da empresa]
  • Recursos sobre criação de filhos especificamente para famílias LGBTIQ+ no grupo Orgulho da [nome da empresa]

Quem deve ter acesso de edição:

Membros selecionados do grupo de recursos sociais ou de funcionários.

Quem deve ter acesso de visualização:

O acesso de visualização deve ser limitado aos membros do grupo para não sobrecarregar a Biblioteca de Conhecimento para outros usuários.

Dica profissional: peça que os editores de categoria fixem a categoria no grupo para que os membros do grupo possam encontrá-la com facilidade.

Qual é o próximo passo?

Agora que você tem uma ideia de como deseja usar sua Biblioteca de Conhecimento, é hora de começar a desenvolver o conteúdo. Se você ainda não fez isso, confira a aula de Noções básicas para administradores da Biblioteca de Conhecimento para ver como é fácil criar conteúdo na Biblioteca de Conhecimento.

Depois, confira Como aproveitar ao máximo sua Biblioteca de Conhecimento, em que você aprenderá a tornar o conteúdo da Biblioteca de Conhecimento facilmente detectável e a incentivar o compartilhamento social.

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