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Guia de lançamento rápido

Guia de lançamento rápido

Este guia apresenta as principais etapas que ajudarão você a lançar o Workplace com sucesso para 500 pessoas ou menos.


Você está aqui porque decidiu transformar a maneira como a sua organização se conecta, se comunica e colabora usando o Workplace. Isso é muito animador, e estamos ansiosos para você começar!
Mudar a maneira como a sua organização opera é um grande projeto, mas estamos aqui para ajudar. Este guia de lançamento rápido foi criado com base em milhares de implantações de sucesso do Workplace. Use-o para planejar e executar um lançamento do Workplace com rapidez.
Este guia orientará você em relação aos seguintes itens:
  • Etapas que devem ser executadas antes de começar
  • Configuração técnica do Workplace
  • Recrutamento e treinamento de líderes
  • Criação da estrutura do grupo
  • Engajamento de diretores e gestores de pessoas
  • Comunicação do lançamento do Workplace
Saiba mais sobre a função de administrador do Workplace e sobre os recursos e as funcionalidades disponíveis para ajudar você a gerenciar o seu Workplace em nosso treinamento ao vivo sobre os fundamentos do administrador do Workplace. Você receberá treinamento e suporte práticos e interativos de especialistas para ajudar a configurar e gerenciar o seu Workplace
Antes de começar
Antes de começar
Faça com que a diretoria adote e se envolva
Seus diretores devem estar alinhados quanto ao motivo pelo qual a introdução do Workplace oferece suporte às metas de sua organização. Com base nas metas, incentive-os a serem modelos de comportamentos que você deseja ver no Workplace. Por exemplo, se os líderes quiserem ouvir o feedback dos funcionários da linha de frente e do atendimento ao cliente, deverão interagir diretamente com eles no Workplace, com enquetes e perguntas e respostas ao vivo.
Para mais orientação sobre como definir os motivadores de negócios e o valor que o Workplace agregará à sua organização, veja o Workshop de avaliação de vantagens.
Crie uma equipe de projeto do Workplace
Será preciso criar uma equipe de projeto do Workplace para ajudar a planejar e executar o lançamento. Uma equipe típica de projeto do Workplace é composta por:
  1. Um padrinho da diretoria: para promover a adesão e dar orientações do topo da organização.
  2. Um gerente de projetos: para coordenar o projeto e os recursos durante a implementação.
  3. Líderes de TI/RH: para importar todos os funcionários e integrá-los ao provedor de identidade/SSO, quando aplicável.
  4. Líder de comunicação interna: para planejar e executar a estratégia de comunicação interna.
  5. Promotores do Workplace: para definirem o conteúdo de lançamento do Workplace e serem defensores da plataforma. Falaremos mais adiante sobre os Promotores do Workplace.
1. Configuração técnica do Workplace
1. Configuração técnica do Workplace
Você provavelmente precisará da ajuda das equipes de TI de sua empresa para configurar o Workplace e se preparar para o lançamento. Peça a eles que sigam estas etapas para configurar o Workplace na sua organização:
  1. Se os seus usuários forem usar um ou mais domínios corporativos para acessar o Workplace (por exemplo, @empresa.com), verifique se esses domínios estão marcados como verificados no Painel Administrativo do Workplace.
  2. Decida como os seus usuários serão criados no Workplace: manualmente, em massa com um carregamento de CSV ou conectando-se a um diretório em nuvem.
  3. Crie usuários no Workplace, mas não envie convites ainda. Recomendamos criar grupos e preparar a sua organização antes de convidar os funcionários para participar. Saiba mais sobre o ciclo de vida da conta nos recursos técnicos do Workplace.
  4. Por padrão, o Workplace pedirá aos usuários que criem uma senha para a conta no primeiro acesso. Os administradores do Workplace do plano Advanced podem ativar o login único (SSO) como uma camada extra de segurança.
  5. Quando tudo estiver pronto para lançar, convide os seus usuários para acessar o Workplace. Os usuários com endereços de email receberão um convite personalizado por email, incentivando-os a reivindicar as respectivas contas. Para os usuários sem email, talvez seja preciso distribuir códigos de acesso de uso único para o primeiro login no Workplace.
Dica profissional: integre o Workplace a outras ferramentas de trabalho usadas pela organização antes do lançamento. As integrações de compartilhamento de arquivos e de conteúdo são um ótimo ponto de partida. Elas facilitam o compartilhamento e a colaboração em arquivos no Workplace. Veja todas as integrações disponíveis no Diretório de Integrações.
2. Promotores do Workplace
2. Promotores do Workplace
Selecione um grupo pequeno e diversificado de pessoas em sua organização e registre o suporte delas na criação dos grupos, na promoção da adoção e na instrução do restante da organização sobre como usar o Workplace.
Escolha seus promotores:
Selecione aproximadamente cinco promotores para cada cem funcionários da sua empresa. Os promotores devem ser escolhidos pela influência e pelo comportamento de pioneirismo na adoção de tecnologias. Os gestores de pessoas são ótimos promotores graças à influência deles no comportamento de trabalho das equipes.
Organizações com funcionários de linha de frente devem garantir que os gerentes deles sejam envolvidos como promotores desde o início da implantação. Eles são fundamentais para motivar os subordinados diretos e incentivar a adesão das pessoas. Também têm uma função importante de apoiar as pessoas que precisarem de ajuda para acessar a conta ou para aprender a usar o Workplace.
Como preparar os seus promotores:
  • Use o modelo de email no Plano de comunicação de lançamento rápido (etapa 4) para notificar os promotores sobre a função deles no lançamento
  • Envie-os para o curso Noções básicas para o usuário do Workplace para saberem como usar o Workplace
  • Dê a eles acesso antecipado convidando-os para o Workplace
  • Crie um grupo secreto do Workplace chamado "Promotores do Workplace" e adicione-os a ele. Você usará esse grupo para se comunicar com os promotores antes, durante e depois do lançamento.
3. Criação de grupos
3. Criação de grupos
Crie um conjunto principal de grupos e atribua membros a eles antes de convidar a sua organização para participar do Workplace. Ao criar grupos, leve em consideração dois pontos:
  • Privacidade: como as pessoas podem entrar no grupo e quem pode ver as publicações
  • Permissões de publicação: quem pode publicar no grupo
Privacidade
  • Aberto: todos podem participar e ver membros e publicações
  • Fechado: qualquer pessoa pode pedir para participar e somente membros podem ver as publicações.
  • Secreto: é preciso ser convidado para participar e ver publicações. Os grupos secretos não são exibidos na pesquisa, apenas os membros e administradores podem vê-los.
Permissões de publicação
  • Qualquer pessoa pode publicar
  • As publicações exigem a aprovação do administrador
  • Somente os administradores podem publicar
Você usará conjuntos de pessoas para atribuir membros a seus grupos com base em critérios como departamento, cargo, localização e muito mais. Saiba como criar conjuntos de pessoas na Central de Ajuda do Workplace.
Os grupos principais podem ser estruturados em torno de três tipos de comunicação:
1. Comunicação da empresa
Grupos de discussão e de avisos para toda a empresa podem simplificar as suas comunicações e criar conexões mais fortes da sede até a linha de frente.
  • Crie um grupo aberto chamado "Avisos da [Nome da empresa]".
    • Adicione outros administradores para gerenciar o grupo quando você estiver ausente
    • Defina-o como grupo padrão para que todos os funcionários participem dele automaticamente
    • Defina as permissões de publicação somente para administradores
    • Use o grupo para compartilhar atualizações e informações importantes para toda a empresa
  • Crie grupos de avisos regionais abertos, como "Avisos de [localização]"
    • Adicione outros administradores para gerenciar o grupo quando você estiver ausente
    • Defina as permissões de publicação somente para administradores
    • Use conjuntos de pessoas (sincronizados com perfis do Workplace) para atribuir membros aos grupos com base na localização
    • Use esse grupo para compartilhar notícias e atualizações regionais
  • Crie grupos de discussão regionais e gerais abertos, como "Discussões da [Nome da empresa]" e "Discussões de [Localização do escritório]"
    • Adicione outros administradores para gerenciar o grupo quando você estiver ausente
    • Defina as permissões de publicações como “qualquer pessoa pode publicar” ou “as publicações precisam da aprovação do administrador”
    • Defina o seu grupo de discussão para toda a empresa como um grupo padrão. Use conjuntos de pessoas (sincronizados com perfis do Workplace) para atribuir membros aos grupos regionais com base na localização
    • Incentive os funcionários a compartilhar dúvidas e iniciar discussões relacionadas ao trabalho neste grupo.
  • Dica profissional: crie grupos sociais abertos para reconhecer as contribuições e o desempenho das pessoas. O grupo será um espaço para qualquer pessoa da empresa elogiar um colega.
    • Defina as permissões de publicação como "qualquer pessoa".
2. Fluxos de trabalho comuns e repetitivos
Use grupos para otimizar processos e fluxos de trabalho como:
  • Grupo de perguntas e respostas do RH ou grupo da central de suporte de TI: para ajudar as pessoas a encontrar respostas para dúvidas.
  • Grupos de instalações: para permitir que os funcionários relatem problemas com equipamentos e instalações de maneira rápida e eficiente.
  • Grupo sobre cobertura de turnos: para permitir que funcionários da linha de frente solicitem cobertura ou escolham os turnos disponíveis. Saiba mais sobre a cobertura de turno na Central de Ajuda.
3. Colaboração em equipe
É aqui que as pessoas realizam a maior parte dos trabalhos do dia a dia. As pessoas poderão usar os grupos de equipes e departamentos para compartilhar atualizações sobre o trabalho, colaborar em arquivos, comunicar-se por meio do bate-papo por texto, voz, vídeo e muito mais.
  • Crie grupos fechados para equipes e departamentos na sua organização e transforme o gerente em um administrador.
  • Defina as permissões de publicação como "qualquer pessoa".
  • Incentive os promotores a criarem grupos fechados para cada um dos projetos deles, bem como grupos secretos para se comunicarem com gerentes ou subordinados diretos
Dica profissional: incentive os chefes de departamento e os gestores de pessoas a criar grupos de avisos para equipes e departamentos, como "Avisos de marketing", "Lançamentos de novos produtos" e "Sucessos de vendas". Esses grupos podem ser usados para manter os funcionários informados e atualizados sobre todo o trabalho realizado na organização.
4. Engajamento de diretores e gestores de pessoas
4. Engajamento de diretores e gestores de pessoas
Os diretores poderão usar o Workplace para compartilhar atualizações, manter os funcionários bem informados e para se comunicar com toda a organização. Verifique se eles sabem como usar o Workplace e como isso pode gerar benefício próprio e para a empresa.
Estes são alguns dos recursos que você pode compartilhar com os seus diretores:
Faça com que os gestores de pessoas se envolvam no lançamento do Workplace desde o início. Quanto mais eles souberem sobre o Workplace, mais suas equipes serão beneficiadas pelo uso da ferramenta. Estes são alguns dos recursos que você pode compartilhar com eles:
5. Comunicações sobre o lançamento
5. Comunicações de lançamento
Desperte o interesse dos funcionários em relação ao lançamento com comunicações concentradas no valor que o Workplace oferece ao dia a dia. Uma estratégia de comunicação abrangente é a chave para integrar mais a sua organização. Para ajudar você, nós criamos um modelo de Plano de comunicação de lançamento com mensagens importantes que são críticas para cada lançamento no Workplace. S
6. Envio de convites
Etapa 6: envio de convites
Depois de configurar os seus grupos e comunicar o lançamento para a sua equipe, tudo estará pronto para o envio de convites. Use as comunicações descritas no Plano de comunicação de lançamento rápido para compartilhar informações de ativação de perfil e continuar incentivando os funcionários a participarem e se engajarem com o Workplace após o dia de lançamento.
Certifique-se de que os funcionários conheçam a ampla variedade de opções de ajuda e de recursos educacionais disponíveis para eles. Compartilhe links para o conteúdo de introdução ao Workplace para ajudar os funcionários a ficarem por dentro do Workplace rapidamente:
  • Noções básicas para novos usuários: esse curso individualizado tem tudo de que os seus funcionários precisam para começar a trabalhar no Workplace
  • Guia para novos usuários: um guia leve com sete etapas para começar a usar o Workplace
  • Guia do administrador de grupo: qualquer pessoa que cria um grupo no Workplace se torna um administrador do grupo. Saiba mais sobre a função de administrador do grupo e sobre os recursos e funções disponíveis para ajudar você a gerenciar os seus grupos do Workplace
  • Gerenciar notificações: saiba como desativar os ruídos para que você possa se concentrar no que é importante.
Outros recursos úteis
Outros recursos úteis
Depois de lançar o Workplace, confira uma variedade de outros recursos para ajudar a mensurar o sucesso do seu lançamento, entender o Painel Administrativo do Workplace e gerar adoção e engajamento.