O guia para novos usuários do Workplace
Seis passos para configurar e começar a trabalhar no Workplace.
É sua primeira vez no Workplace e não sabe ao certo por onde começar? Você está no lugar certo.
O Workplace pode ajudar você a colaborar com a sua equipe, ficar por dentro das últimas novidades da empresa e acompanhar o trabalho realizado por outras equipes e departamentos. Além disso, ele auxilia você a se conectar com mais pessoas de toda a empresa. Sabemos que parece ser bastante coisa, mas, na verdade, o Workplace é bem simples. Este guia dará orientações sobre como:
- Ativar o seu perfil
- Baixar os aplicativos do Workplace e do Workplace Chat
- Configurar o seu perfil
- Participar, criar e se conectar com outras pessoas nos grupos
- Comunicar-se com os colegas por meio de conversas
- Gerenciar as suas notificações
1. Ativar o seu perfil
Ativação por email
No seu endereço de email comercial, procure uma mensagem com um convite para participar do Workplace. Clique no link e siga as instruções para ativar seu perfil. Você também pode baixar as instruções para ativar seu perfil aqui.
Ativação por código de acesso
Se você não tiver um email comercial, o seu empregador provavelmente fornecerá um código de acesso. Siga estas instruções para ativar o seu perfil:
- Acesse o site Workplace.com e clique em Login no canto superior direito. Se estiver acessando pelo celular, selecione login no menu superior direito.
- Selecione Crie uma conta com código de acesso.
- Insira o seu código de acesso.
- Defina o seu nome de usuário e crie uma senha exclusiva.
- Participe de grupos e siga os seus colegas.
Sua organização pode ter mais de um Workplace para você participar. Você usará um perfil diferente em cada conta do Workplace, que precisará ser ativada individualmente.
2. Aplicativos para celular2. Aplicativos para celular
Os apps para celular do Workplace e Workplace Chat facilitam a conexão com a equipe dentro e fora do escritório. Baixe os aplicativos na Apple e Play Store para nunca perder uma atualização importante.
iOS:
Android:
3. Seu perfil do Workplace3. Seu perfil do Workplace
Configurar o seu perfil apode ajudar os seus colegas a encontrar a pessoa certa com quem conversar quando tiverem perguntas importantes. Adicione uma foto profissional para que as pessoas possam identificar quem você é. Inclua as suas habilidades para destacar os seus pontos fortes. Você também pode adicionar uma pequena biografia para que os seus colegas saibam um pouco mais sobre você.
Veja um exemplo de como o seu perfil pode ficar:
4. Grupos do Workplace
Os grupos são os pilares do Workplace. São espaços dedicados à comunicação e colaboração, a fim de ajudar você a se manter informado e conectado. Assista ao vídeo abaixo para obter uma visão geral rápida dos grupos do Workplace:
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Talvez já adicionaram você a alguns grupos. Veja alguns deles no menu da sua Página inicial aqui:
Para ver todos os grupos de que participa, acesse o menu da página inicial e clique em Ver mais. Depois, clique em Grupos.
Como criar grupos
Qualquer pessoa pode criar um grupo novo no Workplace. No entanto, antes de fazer isso, pesquise se esse grupo já foi criado anteriormente. Caso ele já tenha sido criado, poderá participar dele. Caso contrário, você poderá criar um. Ao criar um grupo, você deve levar algumas coisas em consideração:
Finalidade do grupo
Os grupos do Workplace geralmente são criados para:
- Avisos específicos da empresa, da região e do escritório
- Avisos do departamento, como novos lançamentos, campanhas de marketing, sucessos de vendas etc.
- Colaboração em projetos e entre equipes
- Comunicação individual entre gerente e subordinado
- Comunicação social, para ajudar você a se conectar com colegas que têm interesses e experiências em comum
Configurações de privacidade
Existem três configurações de privacidade diferentes para os grupos do Workplace:
- Aberto: qualquer pessoa pode encontrar um grupo aberto, bem como participar e ver os posts dele.
- Fechado: qualquer pessoa pode encontrar um grupo fechado, mas somente os membros podem ver os posts.
- Secreto: é preciso receber um convite para participar de um grupo secreto. Quem não for membro não poderá encontrar grupos secretos, nem ver os posts deles.
O administrador de sistema da sua organização poderá ver todos os grupos, inclusive os grupos secretos.
Confira esta tabela para ter ideia de qual configuração de privacidade é melhor para cada tipo de grupo:
Dúvidas? Visite nossa Central de Ajuda.
Comunicação nos grupos
A comunicação nos grupos acontece através de posts. Elas mantêm as conversas organizadas por meio de comentários e são fáceis de encontrar novamente depois de alguns dias, semanas e meses. Para uma visão geral rápida dos posts do Workplace, assista ao vídeo abaixo:
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Veja abaixo algumas dicas para ajudar você a criar posts envolventes e ter certeza de que eles serão lidas:
- Use opções de formatação de posts para separar textos muito compridos e destacar informações importantes.
- Adicione imagens, vídeos e arquivos aos seus posts. As pessoas poderão ver prévias de arquivos no seu post. Caso você insira um PDF, elas poderão adicionar comentários e feedbacks em forma de anotações. Além disso, qualquer arquivo adicionado a um post em um grupo será armazenado automaticamente na aba Arquivos do grupo. Dessa forma, será fácil de encontrá-lo novamente.
- Marque as pessoas para gerar notificações. Essa é a melhor maneira de garantir que as pessoas vejam seu post.
- Não faça posts fora do horário de trabalho. Em vez disso, agende um post para o dia seguinte.
- Se o seu post for muito longo, tente criar Notas. Com as Notas, você pode incorporar fotos e vídeos, permitir que o grupo faça edições e adicionar uma foto da capa para chamar a atenção das pessoas.
5. Workplace Chat
No Workplace, comunicações assíncronas acontecem por meio de posts. Os posts são a melhor opção quando você não precisa de uma resposta imediata e deseja que, no futuro, seja fácil encontrar a informação compartilhada. Para comunicação síncrona, pode utilizar o Workplace Chat. As conversas são a melhor opção quando você precisa de uma resposta rápida ou apenas quer ter uma conversa casual com os colegas.
Você pode iniciar uma conversa com uma pessoa ou um grupo de pessoas. Nela, é possível compartilhar arquivos, fotos, vídeos, GIFs e muito mais. Também é possível realizar uma ligação de áudio ou de vídeo rápida, para tomar decisões com mais agilidade. Os grupos com 250 membros ou menos podem ter a própria conversa, a fim de manter o contato com facilidade. Assista ao vídeo abaixo para obter uma visão geral rápida do Workplace Chat:
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As conversas acontecem rapidamente. Veja abaixo algumas dicas para ajudar você a ficar por dentro do que for mais importante:
- Salve uma mensagem de conversa para acessá-la novamente mais tarde
- Defina lembretes para mensagens de conversa relevantes para um determinado período
- Fixe as mensagens importantes no topo da sua conversa para consultá-las com facilidade
- Fixe as conversas para que elas sempre apareçam no topo da sua caixa de entrada
Acesse este guia para obter mais dicas e truques para trabalhar com o Workplace Chat.
6. Como gerenciar as suas notificações6. Gerenciar as suas notificações
À medida que você começar a trabalhar no Workplace, provavelmente participará de mais grupos. Isso significa que receberá mais notificações. Sabemos que algumas notificações são mais importantes que outras. Levando isso em consideração, o Workplace facilita a alteração das preferências de notificação para ajudar você a se manter a par da sua carga de trabalho. Assista a este vídeo para obter uma visão geral rápida sobre as dicas destacadas abaixo:
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Modifique as configurações de notificação
Clique no ícone da sua foto do perfil e selecione Configurações. Em seguida, clique em Notificações para editar a maneira como você recebe notificações (no aplicativo e/ou por email) e o assunto delas.
Edite as notificações de grupos específicos
Alguns grupos (como grupos de equipe e de projetos) necessitarão de mais atenção do que outros (como grupos sociais). As suas preferências de notificação para grupos são definidas automaticamente como Em destaque. Porém, se você quiser alterar essas preferências, poderá fazer isso de duas maneiras:
- Individualmente na página de cada grupo, clicando no botão … e selecionando notificações.
- Em massa, acessando a sua página Grupos no menu da página inicial e clicando em Gerenciar grupos em massa.
Dê prioridade aos seus grupos mais importantes
Dar prioridade a um grupo significa que qualquer notificação que receber dele será exibida no topo da sua caixa de entrada de notificações. Além disso, os novos posts do grupo serão exibidos no topo do seu Feed de Notícias. Saiba mais sobre como priorizar os seus grupos mais importantes aqui.
Filtre as suas notificações
Tente começar o dia filtrando as suas notificações por Marcações e respostas. Isso ajudará a garantir que você não perca nenhum post em que mencionaram o seu nome, assim como quaisquer perguntas ou comentários realizados em um post que você fez. Depois disso, mude para Não lidos e veja as outras notificações.
Para obter mais informações sobre como gerenciar as notificações do Workplace, leia este guia.
Mais recursosMais recursos
- Para saber mais sobre todos os recursos de ajuda e educação no Workplace disponíveis para você, confira este guia.
- Veja a seção Formas de trabalhar para descobrir novas maneiras de usar o Workplace para trabalhar.
- Participe das Comunidades do Workplace para obter insights de outras organizações que usam o Workplace.
