Guia de reuniões
para equipes virtuais

A união nunca foi tão importante. No entanto, trabalhar remotamente de maneira eficaz e permanecer conectado aos colegas significa adaptar hábitos e comportamentos.


Público Gestores de pessoas |Duração 3 min |Publicado em 24 de março de 2020

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A união nunca foi tão importante. No entanto, trabalhar remotamente de maneira eficaz e permanecer conectado aos colegas significa adaptar hábitos e comportamentos. Um dos mais importantes será aprender como realizar reuniões virtuais eficazes.

As ligações de vídeo são uma ótima forma de manter as equipes conectadas, compartilhar informações e acompanhar os projetos, independentemente de onde as pessoas estejam. Siga estas dicas para garantir a realização de reuniões produtivas.

Prepare-se adequadamente

Confira se possui todas as ferramentas necessárias para se comunicar e colaborar de maneira eficaz.

  • Verifique se a equipe possui todas as ferramentas necessárias para a realização de ligações de vídeo. Quando alguém não tem os requisitos básicos, pode ser difícil participar plenamente e há um risco de isolamento
  • Crie um grupo do Workplace para que todos tenham acesso a um espaço compartilhado em que as pautas, anotações e documentos possam ser salvos para análises e consultas assíncronas
  • Estabeleça e cumpra uma programação regular. Agende as reuniões para um horário que atenda a todos os fusos representados na reunião. Se isso não for possível, considere negociar os fusos horários ou pelo menos usar publicações programadas para fazer o acompanhamento com as diversas regiões em horários mais apropriados
  • Evite cancelar ou mudar o horário das reuniões. Esses são pontos de conexão críticos, em especial para quem trabalha à distância. Se precisar alterar uma reunião, pergunte se fica viável para todos, principalmente se a reunião ocorrer fora do expediente de alguém.

Esteja preparado

  • Os gestores devem ter a última palavra sobre as pautas, mas com as equipes espalhadas ou em trabalho à distância, eles podem não ter o panorama total do que é importante para cada pessoa da equipe. Use as enquetes no grupo para pedir sugestões de pauta à equipe
  • Publique a pauta no grupo. Assim, haverá tempo para feedbacks ou sugestões extras de temas nos comentários. Inclua links no convite da reunião que levem às atualizações ou ao contexto do projeto que as pessoas precisarão analisar antes ou durante o encontro
  • Prepare-se com os apresentadores, se necessário. Garanta que as pessoas que forem apresentar ou liderar as discussões estejam preparadas e cientes dos objetivos que desejam alcançar (incluindo o tempo previsto). Crie uma conversa no Workplace Chat para se conectar diretamente com as pessoas
  • Deixe claro para a equipe que todos devem analisar previamente a pauta e todos os documentos de apoio da reunião, bem como que devem se programar para participar dela por vídeo. Ser visto e ver os colegas é essencial para que a equipe se mantenha conectada

Torne as reuniões acessíveis

  • Designe uma pessoa para controlar os horários e fazer anotações. Alterne as pessoas para ser justo com todos
  • Todos devem estar visíveis. Principalmente para os participante remotos, a visibilidade da câmera e o contato visual com ela são importantes
  • Peça feedback de todos. O trabalho remoto pode fazer com que as pessoas sejam meras espectadoras na reunião, em vez de participantes. Reserve momentos na discussão para pedir a opinião de toda a equipe, não apenas dos participantes que estão mais próximos ou que falam mais. Preste atenção aos sinais não verbais e resolva problemas quando necessário
  • Durante reuniões remotas, conversas paralelas ou microfones no silencioso podem prejudicar a colaboração. Mantenha a equipe concentrada e engajada, considere também usar uma conversa de grupo separada do Workplace Chat, de forma que as pessoas façam comentários para acompanhamento posterior
  • Capture as ações e os responsáveis. Reserve alguns minutos no final de cada reunião para um fechamento. Um maior senso de responsabilidade é especialmente importante para equipes remotas

Tome medidas

  • Publique suas anotações no grupo do Workplace
  • Se fizer isso em forma de documento, ele será salvo automaticamente na guia Arquivos. Use a data da reunião como nome do documento para criar um registro corrente das conversas e ajudar todos a se manterem atualizados.
  • Marque pessoas específicas na seção de comentários com itens de acompanhamento e próximas etapas

Não esqueça que as reuniões devem ter uma pauta e um objetivo claros, e que as leituras prévias devem ser feitas com antecedência.

 

 

Com as ferramentas certas, todos na organização podem se sentir próximos uns dos outros e obter as informações necessárias para ficar conectados, independentemente de onde trabalharem. Acesse mais recursos sobre estar juntos à distância em nossa Central de recursos para trabalho remoto

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