Cinco dicas para organizar
eventos virtuais

Reuniões por vídeo, bate-papos individuais e grupos online são ótimas maneiras para equipes remotas se manterem conectadas, mas como substituir um evento presencial?


Público Gestores de pessoas |Duração 4 min |Publicado em 24 de março de 2020

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Reuniões por vídeo, bate-papos individuais e grupos online são ótimas maneiras para equipes remotas se manterem conectadas, mas como substituir um evento presencial?

Embora sejam diferentes de um evento ao vivo, os eventos virtuais permitem que todos se sintam conectados, independentemente da distância. Use as ligações de vídeo e voz para organizar reuniões com pessoas em diversos locais e fusos horários.

Essa pode ser uma excelente maneira de manter as pessoas conectadas ou de saber mais sobre novas ferramentas, produtos e processos, sem precisar sair de casa. Confira essas cinco dicas de como organizar seu próprio evento virtual.

Planeje com antecedência e seja específico

Planeje o tema, as metas e os resultados previstos de seu evento virtual com antecedência. Ter um tópico específico em mente, bem como os objetivos para a veiculação do evento, é essencial para a reunião e participação de todos. Uma das principais vantagens de um evento virtual é a possibilidade de ir além de apenas ler sobre ele em um artigo ou guia. Crie um evento que dê aos participantes mais informações sobre a demonstração de seu tópico ou produto. Tenha um propósito, significativo e específico se você quiser chamar a atenção e atrair registros.

Escolha o formato certo

Dependendo do tópico, é possível realizar um evento virtual de diversas formas para atender às necessidades do público. De webinars a demonstrações ao vivo ou sessões de perguntas e respostas, escolha um formato que ofereça oportunidades significativas para seu público para saber mais e engajar. E esteja atento ao tamanho do público. Considere os seguintes formatos:

  • Transmissão ao vivo – Este formato ao estilo comunidade pode ser uma ótima forma de engajar um público de qualquer tamanho, especialmente se você possibilitar uma sessão ao vivo de perguntas e respostas. Isso ajuda a engajar os espectadores que não querem perder a oportunidade de fazer perguntas
  • Eventos Simulive – Trata-se de um webinar previamente gravado com interações ao vivo em que é possível usar um vídeo ou apresentação previamente gravados e, ainda, assim, interagir com o público no dia da transmissão do evento. Ter uma biblioteca organizada de vídeos previamente gravados sob demanda é uma ótima maneira de engajar os públicos de acordo com as agendas cheias deles, para que cada pessoa possa visualizar no horário mais conveniente para ela
  • Apresentações animadas – Caso você esteja buscando uma forma criativa de reduzir os custos de produção, considere usar um software de apresentações animadas (como o Prezi, o Biteable e o PlayPlay) Essa é uma maneira divertida de engajar e instruir o público, sem extrapolar o orçamento.
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Pense além do tradicional

A melhor parte dos eventos virtuais é que você pode dispensar as "regras". Tente pensar fora da caixa. Enquanto os eventos presenciais normalmente precisam ser compactados em um ou dois dias, os eventos virtuais podem se prolongar, o que ajuda as pessoas a reter informações e dá a você a chance de construir uma comunidade. E considere maneiras interativas de engajar o público, por exemplo, organizando sessões de perguntas para manter o público ativo e participativo.

Para eventos com um organizador ou apresentador principal, verifique se eles já fizeram isso antes e se ficam à vontade diante das câmeras. Os palestrantes darão o tom e garantirão o sucesso ou não de um evento. Um bom nome atrairá as pessoas, mas um grande apresentador as manterá engajadas. Se for preciso escolher, prefira um grande apresentador. E não tenha medo de misturar e combinar. Escolha um apresentador experiente para fazer a introdução, fazer o discurso inicial e encerrar a apresentação. Você também pode contar com um grande apresentador para tornar as coisas mais dinâmicas, com um evento de perguntas e respostas.

Seja objetivo e envolvente

Não importa se seu público é de 10 ou 500 pessoas, os participantes começarão a se distrair em cerca de 10 minutos com o mesmo apresentador ou ouvindo/lendo o conteúdo diretamente. Se seu evento for longo, considere intercalar o conteúdo com testes, enquetes e outras atividades interativas que ajudarão a manter o público engajado. Lembre-se de reservar tempo suficiente para responder a todas as perguntas dos participantes e, acima de tudo, não fale com o público, interaja com ele. Faça perguntas que direcionem para aquilo que eles desejam saber.

Disponibilize ajuda

A preparação faz muita diferença, mas as coisas podem dar errado, e isso ocorre com frequência. Planeje o suporte em caso de dificuldades técnicas, atrasos ou de um palestrante não aparecer. Ter um plano de backup pode garantir o sucesso de qualquer evento remoto.

Felizmente, as pessoas já estão acostumadas a usar muitas das tecnologias que possibilitam os eventos virtuais, mas isso não significa que todos tenham o mesmo nível de conforto. Confira algumas dicas para garantir que os participantes tenham o auxílio necessário antes e durante o evento.

  • Tenha uma central de suporte ou equipe de atendimento ao cliente dedicada e disponível pelo bate-papo ou por telefone antes e durante o evento
  • Comunique-se com os participantes antes do evento e forneça informações sobre a hora de início, como eles podem ter acesso ao evento, se precisam de um login ou senha, com quem falar para obter assistência técnica e quando poderão acessar as gravações após o evento
  • Facilite o acesso aos links de navegação para informações importantes na interface ou no site do evento

Não esqueça que as reuniões devem ter uma pauta e um objetivo claros, e que as leituras prévias devem ser feitas com antecedência.

 

 

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