Por que a comunicação por vídeo é essencial para sua empresa

Exploramos os hardwares e os softwares de que você precisa para aproveitar ao máximo as ligações de vídeo e contamos cinco motivos para fazer isso.

COMUNICAçãO COMERCIAL | 6 MINUTOS DE LEITURA
video communication - Workplace from Meta

O vídeo é uma das ferramentas de comunicação mais potentes que existem. As organizações o adoram por suas propriedades de aumento de produtividade. De acordo com pesquisa da Forbes Insights, sete em cada dez executivos dizem que a videoconferência permite que os funcionários sejam mais produtivos.1

E os funcionários adoram a forma como ela os aproxima. Dos participantes da pesquisa, 78% afirmam que a videoconferência melhora o sentimento de conexão entre os trabalhadores remotos.

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Mesmo que as empresas não tenham sido conquistadas pela comunicação por vídeo antes, esse tipo de tecnologia mais do que provou seu valor durante a mudança significativa para o trabalho remoto durante a pandemia, com uma estimativa de 535% de aumento no tráfego de videoconferência durante 2020. Poder ver e ouvir colegas e clientes enquanto distantes ajudou a sustentar a cultura da empresa em um período de incerteza e mudanças.

Muitas das mudanças decorrentes da COVID-19 provavelmente persistirão. Não é fácil imaginar pessoas abrindo mão do melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal proporcionado pelo trabalho híbrido. Tampouco é possível imaginar os trabalhadores entrando em um trem ou avião para participar de uma reunião de uma hora. Portanto, não é de surpreender que as empresas tenham aumentado seus gastos com videoconferência, impulsionando um mercado estimado em 13,82 bilhões até 2023.

O que é comunicação por vídeo?

O que é comunicação por vídeo?

A comunicação por vídeo abrange tudo, desde reuniões a comunicações internas criadas para engajar os funcionários. Uma das coisas que a torna tão atrativa para organizações é que ela pode fazer muito. Você pode usar vídeos para tudo, como por exemplo:

  • Ligações individuais
  • Entrevistas de emprego
  • Reuniões da equipe
  • Suporte ao cliente
  • Webinars
  • Sessões de treinamento
  • Workshops
  • Apresentações da empresa
  • Promoções de recrutamento
  • Eventos com transmissão ao vivo

A videoconferência não é uma novidade. A ideia de realizar uma reunião onde os participantes em diferentes locais podem ver, ouvir e conversar entre si existe há mais tempo do que você imagina. Houve experimentos de circuito fechado de TV na década de 60 e a introdução de um telefone de imagem básico (que não pegou) na década de 70.

Mas não foi até os anos 90 que a comunicação corporativa por vídeo corporativa se tornou popular. Mesmo então, as reuniões por vídeo necessitavam de equipamentos caros, tornando-as limitadas a grandes organizações. Avanços recentes significam que as coisas avançaram muito com a comunicação por vídeo acessível a qualquer pessoa com um smartphone.

O que é audioconferência?

O que é audioconferência?

A audioconferência não é a mesma coisa que um telefonema, pois os participantes devem discar para um sistema central em vez de para um número individual. Como em um vídeo, é uma forma de uma ou mais pessoas participarem de uma reunião onde quer que estejam. Ela também pode oferecer alguns recursos semelhantes à videoconferência, como gravação.

A audioconferência pode não ser tão versátil quanto a comunicação por vídeo, mas não deveria ser ignorada. A fadiga de videoconferência é real. Causada por uma overdose de ligações de vídeo, de acordo com o professor da Universidade de Stanford, Jeremy Bailenson, ela pode fazer com que as pessoas se sintam estressadas e emocionalmente esgotadas. Mas o que fazer quando você se cansa de se ver na tela, mas ainda precisa fazer uma reunião? Uma audioconferência pode resolver o problema.

E não se esqueça da regra 7-38-55 do especialista em comunicação Albert Mehrabian. As palavras representam apenas 7% do significado; 38% está no tom de voz e 55% na linguagem corporal. Embora não seja tão informativo quanto ver as pessoas, é possível perceber muito pelo tom de voz.

Quais são as melhores ferramentas para comunicação por vídeo?

Quais são as melhores ferramentas para comunicação por vídeo?

Seu software de comunicação por vídeo deve ter todos os recursos necessários para a colaboração total e comunicação da empresa: reuniões, brainstorms, workshops, apresentações e muito mais. Veja alguns recursos essenciais:

  • Bate-papo de vídeo. Saber quando falar pode ser uma parte complicada da etiqueta de videoconferência, pois você não recebe as dicas de linguagem corporal que informam quando não há problema em interromper. Uma caixa de bate-papo permite que as pessoas façam perguntas e levantem pontos enquanto alguém está falando sem interromper. Esse recurso também é útil para apresentadores durante treinamentos, por exemplo, pois permite que você avalie a compreensão das pessoas e preste atenção em pontos específicos à medida que avança no conteúdo.
  • Compartilhamento de tela. Ver apresentações e outros documentos durante a conferência economiza muito tempo e é uma excelente oportunidade para colaborar. Seu software de videoconferência deve permitir que todos, não apenas o apresentador, compartilhem suas telas e, melhor ainda, compartilhem várias telas ao mesmo tempo. Um software que permita que os participantes façam anotações em documentos compartilhados pode ser ainda melhor.
  • Compartilhamento de arquivo. Usar seu software de conferência para compartilhar arquivos durante uma ligação economiza bastante tempo. Procure um software compatível com o carregamento de diferentes tipos de arquivos: PDFs, PPTs, MP4s etc.
  • Armazenamento de arquivo. Software que permite armazenar arquivos pode economizar espaço nos seus servidores ou armazenamento em nuvem. Também é útil ter seus arquivos armazenados nos servidores de conferência, pois você pode acessá-los facilmente quando quiser compartilhá-los.
  • Troca de dispositivo. Alguém que trabalha remotamente ou na linha de frente pode querer iniciar uma videoconferência no celular e depois mudar para o desktop, por exemplo. O software que você escolher deve permitir que as pessoas façam isso sem apresentar falhas.
  • Gravação. Não poder participar de uma reunião não precisa ser um grande problema com a videoconferência. Contanto que seu software permita que você faça isso, grave a sessão e compartilhe-a com qualquer pessoa que precise vê-la. Uma gravação também é útil para o material que você deseja usar repetidamente, por exemplo, ao integrar novas contratações.
  • App para celular. Trazer os trabalhadores remotos e da linha de frente para a conversa é crucial para criar uma cultura saudável na empresa. Portanto, é importante que o software escolhido permita que as pessoas participem de uma conferência onde quer que estejam.
Videoconferências melhoram a comunicação?

Videoconferências melhoram a comunicação?

As evidências dizem que sim. Veja cinco maneiras como a videoconferência pode melhorar a comunicação em sua organização.

  1. Trabalhadores remotos mais bem conectados

    Uma pesquisa descobriu que 87% dos membros de uma equipe remota se sentem mais conectados à equipe usando ligações de vídeo. O que é bom, pois o trabalho remoto chegou para ficar. Ao aumentar o uso da comunicação por vídeo, as empresas podem dar a seus funcionários uma maior sensação de trabalhar para atingir um objetivo comum, não importa onde estejam.

  2. Funcionários mais felizes

    A videoconferência ajuda as pessoas a se sentirem mais felizes no trabalho. Daqueles que usam ligações de vídeo para colaborar remotamente, 75% disseram que a tecnologia melhorou o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, de acordo com pesquisa da LifeSize.2

    Quase nove em cada dez (89%) trabalhadores concordam que também há um benefício em produtividade, pois acreditam que as ligações de vídeo reduzem o tempo necessário para concluir uma tarefa. Não é surpresa que 82% dos trabalhadores são menos propensos a realizar várias tarefas em uma ligação de vídeo do que em uma ligação de áudio.

  3. Relacionamentos mais fortes

    Dos entrevistados da pesquisa da LifeSize, 98% disseram que a videoconferência ajudou a construir relacionamentos dentro e fora da empresa. Ligações de vídeo têm benefícios claros em relação às ligações de áudio. Dos usuários de vídeo, 63% dizem que sentem falta de ver o rosto dos colegas de trabalho quando não podem participar de reuniões.

    De acordo com a Harvard Business Review, as interações entre membros próximos da equipe aumentaram 40% desde a pandemia. Mais do que nunca, agora as equipes híbridas contam com o apoio dos colegas.

  4. Comunicação de melhor qualidade

    Não há linguagem corporal durante as ligações de áudio e o tom de voz pode não existir nos emails. As ligações de vídeo têm vantagem nesse caso, o que pode facilitar a transmissão do seu ponto de vista. Recursos inteligentes como compartilhamento de tela, janelas de bate-papo e botões para levantar a mão durante uma reunião oferecem às equipes híbridas uma plataforma versátil para discutir ideias com mais eficiência.

  5. Uso eficiente de tempo e dinheiro

    Esqueça o jet lag e os quartos de hotel caros. Um compromisso virtual economiza tempo e dinheiro de todos. Com as ferramentas certas, as equipes híbridas podem se concentrar em se preparar para uma ligação em vez de reservar uma passagem de ônibus ou encontrar uma sala de reunião em uma nova cidade. Ir para sua próxima grande reunião é tão simples quanto abrir um notebook ou desbloquear seu smartphone.

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