Gerenciar o tempo no trabalho pode ser um desafio. Talvez seja por isso que as pessoas e as organizações nem sempre são muito boas nisso.1 Mas no mundo do trabalho em qualquer lugar criado pela pandemia global, gerenciar o tempo corretamente é um elemento essencial da produtividade.

É uma regra universal. Aplica-se àqueles que retornam lentamente aos arranjos de trabalho híbridos no escritório e aos funcionários que ainda trabalham remotamente ou em casa. E isso se aplica especialmente aos trabalhadores da linha de frente - em lojas de varejo, fábricas e armazéns

Pessoas e equipes precisam encontrar maneiras de ajudar a organizar seus dias de forma eficaz - onde e quando trabalham.

É aí que entra a boa gestão do tempo.

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O que é gestão de tempo?

O que é gestão de tempo?

A gestão do tempo é exatamente o que diz na lata. Se você já agendou um encontro com um colega, você administrou seu tempo. Se você já decidiu que uma tarefa não vale a pena terminar, você também administrou seu tempo. Mas por que é tão importante?

Por que a gestão do tempo é importante

Por que a gestão do tempo é importante

Um dia bem organizado pode ajudar a reduzir os níveis de estresse e aumentar a produtividade.2 Quando as pessoas planejam e executam tarefas com cuidado, elas se sentem mais confiantes em seu trabalho. Entregar projetos no prazo também ajuda a construir a confiança e o respeito dos colegas.

Gerenciar bem o tempo também pode melhorar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, o que é extremamente valioso para funcionários e organizações. Funcionários com um bom equilíbrio entre vida profissional e pessoal têm 10% mais chances de permanecer em suas empresas.

Gestão de tempo e funcionários de linha de frente

Gestão de tempo e funcionários de linha de frente

Uma nova pesquisa no relatório Deskless Not Voiceless 2020 report do Workplace mostra como as organizações estão negligenciando os gerentes essenciais da linha de frente e explora o efeito que isso pode ter na produtividade e no engajamento dos funcionários.

Uma tendência preocupante é que os gestores de linha de frente estão perdendo até 9,3 semanas de trabalho por ano por causa da má comunicação. E, como aponta um estudo da McKinsey os gerentes de linha de frente também podem gastar até 60% do seu tempo em tarefas administrativas e apenas 10% de seu tempo gerenciando.

Essa combinação pode criar uma desconexão que pode ter sérias implicações para os recursos de produtividade e gerenciamento de tempo da equipe da linha de frente, além de impedi-los de gastar seu tempo gerenciando equipes, resolvendo problemas e cuidando dos clientes.

Saiba Mais. Download Deskless Not Voiceless 2020 para obter uma visão completa do nosso detalhado relatório de pesquisa de linha de frente com mais de 9.000 pessoas em oito países em todo o mundo.

Gestão de tempo e trabalho híbrido

Gestão de tempo e trabalho híbrido

O trabalho híbrido que se tornou padrão após a pandemia de coronavírus liberou tempo para as pessoas alcançarem um melhor equilíbrio entre a vida doméstica e profissional, com menos deslocamentos longos no início e fim do dia. Em um estudo do Reino Unido, 61% dos funcionários relataram um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal por causa do trabalho em casa.

Mas há armadilhas a serem observadas no trabalho remoto e híbrido. Quando as pessoas trabalham em casa, os limites entre casa e trabalho podem ficar confusos, levando ao estresse e ao esgotamento.

"A pesquisa nos diz que o trabalho remoto parece criar um maior grau de complexidade e responsabilidade por funcionário", diz o Dr. Petros Chamakiotis, professor associado de gestão da ESCP Business School, em Madri.

Dar aos funcionários mais liberdade para organizar seu próprio tempo pode ser vital para enfrentar esse desafio. A flexibilidade em relação ao tempo é uma coisa que os funcionários mais valorizam no trabalho remoto. Portanto, dê às equipes o máximo que puder e use uma combinação de ferramentas e check-ins regulares para garantir que as pessoas não estejam trabalhando mais horas do que deveriam e estejam usando o tempo de maneira mais eficaz.

Como posso melhorar minhas habilidades de gestão de tempo?

Como posso melhorar minhas habilidades de gestão de tempo?

Antes de melhorar suas habilidades de gestão de tempo ou as da sua equipe, você precisa reconhecer quando há um problema.

Há muitas pistas. Um dos mais óbvios é a falta de prazos. Se as pessoas entregam projetos consistentemente mais tarde do que deveriam, ou as pessoas continuam pedindo prorrogações, provavelmente é hora de agir.

A queda dos padrões de trabalho é outro sinal certeiro de que o tempo é um problema. E se os membros da sua equipe chegam constantemente atrasados às reuniões e parecem confusos, eles também podem estar se sentindo pressionados pelo tempo.

Quando o tempo é precioso, nosso humor também é afetado. Se um colega foi mais impaciente ou mal-humorado durante as conversas, ele pode estar lutando para concluir seu trabalho. Sentir-se mais estressado do que o normal ou perceber que seus colegas de trabalho parecem mais cansados ou ansiosos enquanto fazem malabarismos com suas responsabilidades são outras pistas.

Levantando um problema de gerenciamento de tempo

Levantando um problema de gerenciamento de tempo

Nenhum problema de gestão de tempo é o mesmo, então uma boa comunicação no âmbito profissional é a chave para lidar com um problema. Se um membro da equipe está enfrentando problemas de gestão de tempo, tente descobrir se:

  • Eles estão sobrecarregados com trabalho que verdadeiramente não conseguem encaixar em sua agenda
  • É a maneira como eles estão fazendo o trabalho que é o problema
  • É uma mistura de ambos

Se eles têm muito trabalho, é uma questão de redistribuir parte de seu trabalho ou dar a eles confiança para delegar a outros membros da equipe. Se a maneira como eles trabalham está causando dificuldades, suas habilidades de gerenciamento de tempo podem precisar de melhorias, e você pode estabelecer um plano para treiná-los.

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6 dicas para melhorar as habilidades de gestão de tempo

6 dicas para melhorar as habilidades de gestão de tempo

1. Priorize e programe

Nem todas as tarefas são criadas iguais. No entanto, quando organizamos nossos dias, muitos de nós agrupamos as pequenas tarefas que temos para executar ao lado de projetos maiores. Seu primeiro passo deve ser sempre priorizar sua lista de tarefas. Um sistema de dois níveis deve funcionar bem o suficiente. Depois de decidir as tarefas mais importantes, construa sua agenda em torno delas. Construa seus prazos em seu planejador de produtividade.

2. Aprenda a dizer não

Todos nós precisamos estabelecer limites para manter um equilíbrio saudável entre trabalho e vida. E embora seja tentador dizer sim a todos os seus colegas de trabalho, especialmente quando você é novo em um emprego, não é prático. Se você priorizou e alocou uma quantidade razoável de tempo para as tarefas, deve se sentir confiante em dizer aos outros que não tem tempo. Lembre-se, muitas vezes você não está sozinho - pedir ajuda de seus colegas no escritório ou por meio de uma chamada de vídeo pode ajudar a aliviar a carga.

3. Comece cedo

Ao começar o dia cedo e longe de prazos iminentes, você pode planejar seu tempo com cuidado sem se estressar com outras tarefas. Use o período calmo para se preparar para o dia ou talvez dê um pontapé inicial em suas tarefas. Complicações inesperadas podem surgir a qualquer momento, e começar cedo lhe dará a melhor chance de resolver os problemas a tempo dos prazos.

4. Seja realista

As pessoas podem se colocar sob estresse desnecessário para cumprir prazos. Os melhores planejadores sabem que problemas podem surgir a qualquer momento e as coisas podem demorar mais do que o esperado. Para manter o foco em uma tarefa, você precisa fazer pausas regulares e desligar-se de suas responsabilidades. Use o intervalo para conversar com colegas no escritório ou por bate-papo por vídeo para descarregar quaisquer problemas e voltar ao seu trabalho com a cabeça limpa.

5. Reduza as atividades que desperdiçam tempo

Algumas coisas são ladrões naturais do tempo, então tente evitá-las. Reuniões mal organizadas, por exemplo, estão entre os piores infratores por perda de tempo. Um estudo do serviço de agendamento online Doodle descobriu que elas custam às empresas nos EUA mais de US$ 339 bilhões por ano. Se você vai ter uma reunião, certifique-se de que há uma agenda para passar por tudo o que você precisa discutir e depois pare.

6. Experimente estratégias

Não existe uma maneira perfeita de gerenciar o tempo de todos. O que funciona para algumas pessoas pode não funcionar para outras. Felizmente, existem muitas teorias que você pode ajustar para torná-las adequadas para você e sua equipe. Você pode gostar de um método para planejar sua semana e outro para decidir quanto tempo dedicar a tarefas individuais. Algumas abordagens funcionam bem para indivíduos, mas não funcionam tão bem ao organizar equipes. Tente experimentar uma variedade de ideias para encontrar o que funciona melhor.

Quais são as melhores estratégias de gestão de tempo?

Quais são as melhores estratégias de gestão de tempo?

Aqui estão algumas abordagens para fazer melhor uso do seu tempo:

A Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro é incrivelmente simples. Decida uma tarefa, defina um cronômetro para 25 minutos e comece a trabalhar. Quando o cronômetro tocar, marque seu progresso e faça uma pausa de 3 a 5 minutos. Repita os passos até ter feito quatro ‘marcadores’ em seu trabalho. Depois de chegar tão longe, você pode se afastar do trabalho por 15 a 30 minutos.

Se você terminar uma tarefa antes que o cronômetro soe, use o tempo livre para revisar seu trabalho e fazer ajustes. Você pode descobrir que trabalha melhor em períodos mais longos de tempo. Nesse caso, defina seu cronômetro para um período que melhor lhe convier e faça pausas um pouco mais longas.

As pessoas que respondem bem à pressão estão bem adaptadas aos mini-prazos que adicionam um senso de urgência ao assumir tarefas. Os intervalos entre os trabalhos são conhecidos como pomodoros, palavra italiana para tomate. O método foi desenvolvido na década de 1980 por Francesco Cirillo, que usava um cronômetro de cozinha em forma de tomate quando era estudante.

O método ALPEN

O método ALPEN

Em vez de ajudá-lo a realizar uma tarefa, o método ALPEN ajuda você a planejar seu dia de trabalho. Segundo seu fundador, “ele foca o usuário no planejamento diário pragmático e na definição consistente de prioridades. E isso requer apenas cerca de 5 minutos de planejamento por dia.”

Com base na sigla ALPEN, divida o planejamento em cinco atividades:

A – Atividades e tarefas

Anote tudo o que você tem de fazer, não importa o quão grande ou pequeno.

L – Tempo

Estime quanto tempo cada tarefa levará.

P – Planejamento para buffer

Adicione algum tempo de buffer. Tente 20% para cobrir quaisquer complicações e 20% para pausas e quaisquer interações sociais com colegas.

E – Estabelecendo prioridades

Agora você contabilizou 40% do seu tempo, priorize suas tarefas. Pode deixar algo para outro dia ou delegado para outra pessoa?

N – Anotações

Olhe para trás como as coisas foram. Você pode melhorar em algum lugar? Ou identificar por que uma tarefa correu bem? Enquanto você está tomando notas no dia, comece seu plano ALPEN para o próximo.

Trabalhar dentro dos prazos no método ALPEN pode ajudar a motivar as pessoas a trabalhar em uma tarefa. Adicionar um buffer também torna a carga de trabalho mais gerenciável e menos estressante. Apesar de seus aspectos positivos, a abordagem também tem seus limites. É mais adequado para o autogerenciamento do que para uma equipe. Trabalhadores remotos são menos propensos a entrar em contato com colegas inesperadamente e, às vezes, um buffer de 40% é muito longo.

A Teoria do Jarro de Vidro

A Teoria do Jarro de Vidro

Pense em um jarro de vidro como uma metáfora para o tempo. Agora imagine as pedras como grandes tarefas importantes, pedrinhas menores como tarefas menos importantes e areia como atividades de distração ou lazer, sem esquecer a água como tempo fora do trabalho. Pare um momento para se perguntar, como posso colocar o máximo de pedras, pedras e areia no frasco?

Se você começar com água, pedrinhas e areia, provavelmente achará difícil encaixar pedras na jarra. Ao colocar os itens maiores no pote primeiro e depois adicionar pedrinhas, areia e água, mais coisas podem caber no pote. Você pode precisar dar uma sacudida na jarra, ou embaralhar sua agenda, para fazer tudo funcionar. Mas o ponto crítico é que priorizar suas tarefas permitiu que você realizasse mais dos trabalhos mais importantes durante o dia.

A teoria é perfeita para pessoas que têm problemas para dividir suas tarefas e, diferentemente de outros métodos, pode ser aplicada em equipes. Você pode precisar de um pote maior, mas a metáfora ainda funciona. Ao dividir as responsabilidades de um grupo em pedras e pedrinhas, você pode pedir à equipe para encaixar duas 'pedras' em cada dia e atingir regularmente '10 semanas de pedras'.

Ferramentas de gerenciamento de tempo

Ferramentas de gerenciamento de tempo

Existe uma vasta gama de ferramentas de gestão online para ajudar a organizar o seu tempo. Elas têm recursos que permitem atribuir tarefas a colegas de trabalho e oferecem valor real. Essas ferramentas destacam até que ponto o gerenciamento de tempo chegou - desde simples listas de tarefas e planejadores escritos à mão.

Ferramentas simples podem ajudá-lo a escrever listas de tarefas e adicionar mídia ou links para outras fontes antes de compartilhá-las com colegas de trabalho. Muitas das opções de software disponíveis permitem que vários usuários editem planos e colaborem em tempo real.

Os serviços são projetados com transparência em mente, fornecendo campos para preencher com quanto tempo um trabalho deve levar e espaço para que todos da empresa vejam os prazos. Soluções mais sofisticadas ainda permitem que você crie uma linha do tempo de tarefas e defina dependências. Em outras palavras, pontos de verificação em um projeto que os membros da equipe precisam concluir antes que outros possam progredir.

Comunicar expectativas é particularmente útil para equipes híbridas. Os membros da equipe podem gastar menos tempo escrevendo e-mails ou organizando chamadas com colegas remotos. Essas ferramentas também trazem benefícios para os gestores. Eles podem verificar quaisquer picos e depressões na carga de trabalho de sua equipe, desde que usem o sistema de forma completa e consistente. Muitos fornecedores de software facilitam a identificação da disponibilidade nas agendas dos colegas, dando-lhes mais autonomia.

Informações sobre prazos e quanto tempo uma tarefa deve levar permitem que as pessoas decidam quando começar a trabalhar nelas. As responsabilidades extras ajudam os membros da equipe a se apropriarem de seu trabalho e se envolverem com o trabalho em questão.

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