Cinco estratégias comprovadas para uma colaboração em equipe eficiente

Uma abordagem colaborativa pode ajudar seus funcionários a trabalharem de maneira mais inteligente, criativa e eficaz. Confira nosso guia detalhado sobre colaboração em equipe:

A colaboração em equipe é importante, pois, quando funciona, pode garantir grandes recompensas para sua organização. Equipes colaborativas são motivadas, eficientes e inovadoras para resolver problemas. Outros pontos positivos da colaboração incluem funcionários mais engajados e comprometidos, melhor desempenho e resultados financeiros aprimorados.

As organizações falam sobre a importância das habilidades de colaboração e trabalho em equipe. No entanto, isso nem sempre é fácil de conquistar. Mesmo antes da pandemia, apenas 14% das empresas acreditavam que seus processos internos para colaboração e tomada de decisão estavam funcionando bem. Nesse ponto, ter uma estratégia de colaboração eficaz tornou-se mais importante do que nunca.

O que é colaboração em equipe?

É importante entender o que é a colaboração em equipe, e o que ela não é. A colaboração em equipe acontece quando as pessoas com habilidades complementares trabalham juntas em projetos ou em tarefas de maneira genuinamente conectada e coletiva. É essa responsabilidade compartilhada e esforço conjunto que é a diferença entre colaboração e trabalho em equipe.

Em ambos os casos, um grupo de pessoas trabalha para atingir uma meta em comum. Contudo, no trabalho em equipe, as pessoas fazem suas contribuições como indivíduos. Quando colaboram, as pessoas exploram tarefas e descobrem soluções juntas. O processo de colaboração em equipe envolve definir metas, decidir quem é responsável pelo quê, forjar relações e se comunicar de modo claro e sem julgamentos.

Trata-se da cultura como organização, com maior flexibilidade e abertura, menos ego e uma mentalidade mais cooperativa sendo alguns dos elementos fundamentais de uma equipe verdadeiramente colaborativa.

A colaboração se alinha perfeitamente com a estrutura mais democrática do trabalho moderno, em que a pergunta tradicional "para quem você trabalha" foi substituída por "com quem você trabalha?".

Os benefícios da colaboração em equipe

As organizações reconhecem que ter pessoas trabalhando de forma colaborativa é vital para o sucesso. Das empresas entrevistadas, 94% afirmam que "agilidade e colaboração são fundamentais para o crescimento". Então, como exatamente a colaboração em equipe pode melhorar o trabalho? Há cinco maneiras de fazer isso.

1. Produtividade

   Os funcionários trabalham, em média, 15% mais rapidamente quando colaboram, de acordo com um relatório da Deloitte. Quando a Universidade de Stanford realizou uma série de estudos sobre colaboração, descobriu que as pessoas que eram tratadas como se estivessem trabalhando juntas persistiam até 64% mais tempo em uma tarefa desafiadora. O desempenho e o engajamento também melhoraram. As pessoas se tornaram mais interessadas e envolvidas no que estavam fazendo e se sentiram menos fatigadas.

   É interessante notar que, principalmente por muitas equipes continuarem trabalhando remotamente devido à COVID-19, as pessoas nos estudos não estavam no mesmo espaço físico. No entanto, o estudo considerou como se estivessem. Essa é uma evidência positiva de que a colaboração no trabalho não precisa de proximidade física.

2. Engajamento dos funcionários

   Funcionários engajados são mais produtivos, têm melhor desempenho e são mais propensos a ficar nas organizações. Trabalhar colaborativamente tem um papel significativo no engajamento. Muitas vezes, as pessoas querem usar suas habilidades complementares para resolver desafios juntas. Estudos mostram que os trabalhadores ficam até 20% mais satisfeitos quando têm as ferramentas que permitem a colaboração.

   No entanto, embora a colaboração possa aumentar o engajamento dos funcionários, o contrário também é verdadeiro. Dos funcionários e executivos entrevistados, 86% dizem que a falta de uma colaboração eficaz é um dos motivos para o fracasso de alguns locais de trabalho. Isso torna as habilidades de colaboração um elemento essencial para o engajamento dos funcionários, e não apenas uma habilidade que é interessante ter.

3. Inovação

   Novas maneiras de pensar nascem da colaboração. Os funcionários são 60% mais inovadores quando colaboram e isso não é uma surpresa.

   Equipes colaborativas reúnem pessoas de diferentes origens, com diferentes ideias, experiências e habilidades para explorar novas perspectivas. Como as pessoas estão trabalhando juntas, elas se sentem mais seguras para fazer experimentos e assumir riscos. Vamos supor que você consiga fazer com que as pessoas colaborem na organização. Nesse caso, pode derrubar as barreiras que inibem a inovação, compartilhar conhecimento e pensar em soluções que funcionam em toda a empresa, economizando tempo e dinheiro.

   Mas não se trata apenas de colaborar no trabalho. Muitas vezes, empresas inovadoras criam serviços e produtos em colaboração com clientes e parceiros externos.

4. Bem-estar

   O bem-estar dos funcionários é vital para o engajamento e a produtividade. A colaboração em equipe pode ajudar a impulsionar esses dois elementos ao incentivar as pessoas a criar relacionamentos, aprender umas com as outras e dar orientação e apoio entre si.

   Uma colaboração eficaz também é um ingrediente chave para o bem-estar mental. A instituição beneficente de saúde mental MIND no Reino Unido aconselha os locais de trabalho que desejam criar um ambiente mutuamente acolhedor para incentivar e dar suporte a uma cultura de colaboração, trabalho em equipe e compartilhamento de informações.

   O suporte e o apoio são fundamentais aqui. Embora trabalhar em silos seja alienante, trabalhar em equipes pode aumentar as demandas de funcionários e fazer com que se sintam ansiosos. Por isso, é importante que os gerentes estejam cientes disso e garantam que as cargas de trabalho não se tornem inadministráveis.

5. Recrutamento e retenção

   Até 2025, a geração Y vai compor 75% da força de trabalho global, e a geração Z segue logo atrás. Empresas inovadoras vão querer atrair e manter esses funcionários valiosos, e o trabalho colaborativo é a solução. Trinta e oito por cento (38%) dos integrantes da geração Y e Z afirmam que trabalham melhor em ambientes que permitem que se concentrem e colaborem uns com os outros.

Colaboração em equipe online

Muito do que se pensa sobre colaboração foca pessoas estando em proximidade física umas das outras, como criar layouts de escritório que têm o equilíbrio certo entre fornecer espaços para o trabalho colaborativo e o privado.

Todas essas questões se tornarão mais importantes conforme as pessoas retornam gradualmente para o trabalho presencial. No entanto, os gerentes ainda estão tendo dificuldades para manter e aumentar a colaboração em equipe em um ambiente que se tornou praticamente irreconhecível diante da crise do coronavírus. Como a colaboração em equipe pode acontecer quando tantos membros da equipe ainda estão trabalhando remotamente, a quilômetros de distância uns dos outros? Como as pessoas podem colaborar de maneira eficaz quando estão maximizando as oportunidades de trabalho híbrido e flexível e podem não estar trabalhando presencialmente no escritório ao mesmo tempo? As habilidades de colaboração tradicionais precisam evoluir.

As pessoas que já gerenciaram equipes globais podem ter encontrado muitos desses problemas antes e descobriram maneiras de superar os desafios. Por exemplo, os pesquisadores Pernille Bjørn e Ojelanki Ngwenyama falam sobre desenvolver um significado compartilhado: estabelecer um ponto em comum em equipes online globais para evitar divisões na comunicação causadas por suposições erradas e mal-entendidos em relação às formas de trabalhar.

O significado compartilhado faz parte de uma cultura colaborativa e ganha espaço aos poucos quando as pessoas interagem cara a cara. No entanto, em equipes online, ele precisa de ajuda para prosperar, para que as pessoas tenham um entendimento mútuo sobre as formas de trabalhar e para que a colaboração possa continuar. As ferramentas de comunicação que permitem que membros da equipe vejam o que as outras pessoas estão fazendo e permitem que a equipe interaja estão entre os pilares que mantêm a sintonia dos funcionários, independentemente de onde estejam.

Veja algumas dicas para fazer a colaboração online funcionar.

Não dependa de emails

Para colaborar com toda a equipe e evitar desentendimentos entre os membros, é preferível usar ferramentas que foram desenvolvidas para a comunicação em grupo em vez de emails individuais. Também é uma forma de manter separada a comunicação sobre projetos colaborativos específicos, para que ela não se perca em uma caixa de entrada lotada.

Forneça espaços de trabalho compartilhados

Um espaço online onde as equipes podem colaborar e compartilhar documentos é essencial para a colaboração virtual. Independentemente do sistema de compartilhamento de arquivos escolhido, integre-o às suas outras ferramentas de comunicação para que as pessoas não percam tempo e se frustrem com vários logins.

Aproveite as ligações de vídeo

A videoconferência permitirá que as equipes notem sinais não verbais que podem ser usados para observar significados mais sutis, além de ser ideal para sessões de brainstorming. Ela também fará com que as pessoas se sintam mais conectadas. Apenas ver os colegas ajudará elas a sentirem que não estão perdendo o contato.

Reserve um tempo para conversar

Algumas das melhores ideias nascem de conversas informais. Sendo assim, suas ferramentas precisam dar às equipes virtuais um espaço para que elas floresçam. Seja configurando um canal de bate-papo dedicado ou apenas reservando um tempo para conversas informais no início e no fim das reuniões, não sinta que é necessário organizar cada interação. Dê espaço para deixar a conversa fluir.

Não faça suposições

Mal-entendidos podem acontecer com mais facilidade quando as pessoas estão trabalhando remotamente. Verifique se as pessoas entenderam os papéis e as metas de colaboração. Após cada reunião, saiba quem ficou responsável por qual tarefa. Mantenha os canais de comunicação abertos para que as pessoas possam fazer perguntas sempre que precisarem.

Barreiras para a colaboração

Quase 40% dos funcionários acreditam que as pessoas na organização não colaboram o bastante. Mas o que as impede? Veja algumas das barreiras mais comuns:

Como desenvolver a colaboração em equipe

A colaboração não é apenas uma atividade ou um processo. É uma forma de ser e fazer. As habilidades de colaboração incluem se comunicar, ouvir, negociar e desenvolver relacionamentos pessoais. Usar essas habilidades ajudará as equipes a criar consenso, reconhecer a contribuição uns dos outros e manter a colaboração fluindo.

Existe uma relação entre inteligência emocional e colaboração eficaz. Essa relação ajuda em tudo, desde gerenciar conflitos até estabelecer confiança e manter as pessoas entusiasmadas.

Algumas pessoas são naturalmente melhores em todas essas atividades e outras têm maior inteligência emocional do que outras. No entanto, as habilidades de colaboração podem ser aprimoradas com prática. Veja algumas maneiras de fazer isso.

Pratique a colaboração em uma tarefa

A escrita em pares é usada por muitos produtores de conteúdo para reduzir o tempo gasto na correção de rascunhos. É uma ótima maneira de incentivar as pessoas a colaborar em equipes.

Um especialista e um escritor (ou alguém que deseja realizar essa tarefa) se sentam juntos para escrever um conteúdo em tempo real. Se você estiver fazendo isso como um exercício para melhorar as habilidades de colaboração, pode inverter os papéis. Pode ser uma boa lição sobre como trocar ideias, esclarecer significados e estabelecer confiança.

Aprimore as habilidades de escuta

Ouvir uns aos outros é uma habilidade de colaboração fundamental. Para praticar uma boa escuta, tente os exercícios de escuta ativa. Você pode fazer isso em pares. Uma pessoa fala enquanto a outra ouve sem interromper, resistindo à tentação de preencher o silêncio (isso é mais difícil do que parece!). O ouvinte deve fazer perguntas, pedir à pessoa que está falando que esclareça alguns pontos e, no fim da conversa, resumir o que o parceiro disse. Use essas técnicas, não apenas como exercícios, mas em conversas colaborativas diárias.

Aprenda a negociar

Na colaboração, nem tudo vai sempre sair do seu jeito. Às vezes, alguém tem que ceder. Essa é uma dinâmica que existe em equipes colaborativas. Portanto, é essencial saber negociar. Você pode praticar essa habilidade de colaboração dividindo sua equipe em grupos e dando a cada um o trabalho de criar algo, por exemplo, um modelo de papel. O problema é que nenhuma equipe terá todo o equipamento necessário para completar sua tarefa. Os participantes terão que negociar com outras equipes para obtê-lo. Você pode adicionar um elemento de competição recompensando a equipe que concluir a tarefa primeiro.

Abertura é a chave da colaboração. Não é apenas um atributo ou habilidade pessoal, é também uma competência organizacional. Para colaborar com eficácia, os indivíduos precisam verdadeiramente entender a importância da colaboração cultural e estar abertos a novas ideias, assim como suas organizações. A colaboração não será eficaz em uma cultura fechada, onde as pessoas guardam seus segredos por inveja.

Cinco formas de melhorar a colaboração no trabalho

1. Entre em um acordo sobre a estratégia de colaboração

   Entrar em um acordo sobre a estratégia de colaboração é vital para obter a adesão de toda a organização. Isso mostra que os funcionários e as partes interessadas da sua empresa entendem o valor das habilidades de colaboração eficazes e que você se compromete em investir nas ferramentas e nos treinamentos necessários. Também mostra que você avaliou todas as necessidades individuais da organização quando se trata de ferramentas e habilidades de colaboração existentes. Sua estratégia de colaboração deve ser implementada antes de investir dinheiro em ferramentas específicas. Ela deve refletir as maneiras híbridas de trabalhar e ser analisada a cada 6 a 12 meses.

2. Identifique barreiras

   Nem toda organização é a mesma. Por isso, descubra o que está impedindo o avanço da colaboração na sua empresa. É falta de tempo? Falta de confiança? A cultura ou as ferramentas não são adequadas? Você pode fazer uma pesquisa rápida para avaliar as atitudes em relação à colaboração cultural e em equipe, explorar quais são as barreiras e reunir sugestões para superá-las. Conte à equipe o que descobriu e explique o que fará para incentivar a colaboração.

3. Defina metas objetivas para equipes colaborativas

   Quando o Institute for Corporate Productivity (i4cp) analisou a colaboração, descobriu que o propósito define se o trabalho colaborativo será produtivo. Sem um senso de propósito e metas claras, as equipes não terão foco. E as pessoas podem se sentir sobrecarregadas com solicitações de fazer colaborações eficazes se não tiverem uma ideia clara do que os gerentes esperam que elas alcancem. Assim como em qualquer tipo de trabalho em equipe, as metas e as entregas precisam ser explícitas no início de qualquer projeto colaborativo.

4. Reconheça e recompense a colaboração

   As organizações precisam mostrar que valorizam a colaboração. Isso significa recompensar o esforço da equipe e o desempenho individual. As recompensas funcionam: organizações de alto desempenho têm uma probabilidade 5,5 vezes maior de incentivar a colaboração do que as que têm baixo desempenho. Contudo, bônus e outras recompensas muitas vezes são estruturados em torno de conquistas de indivíduos em vez de equipes.

   "A falta de incentivos e recompensas é a barreira mais comum e potente para uma colaboração eficaz", conta Kevin Martin, diretor de pesquisa do i4cp. Analise suas recompensas e incentivos e abra espaço para reconhecer a colaboração em equipe a fim de mostrar que você a valoriza.

5. Foque o compartilhamento de conhecimento

   Mais de 80% dos líderes de empresas afirmam que capturar e compartilhar os insights dos seus funcionários é um dos fatores mais importantes no sucesso dos negócios. Também é um fator crucial para a colaboração eficaz. Na realidade, o compartilhamento de conhecimento e a colaboração se complementam.

   Com acesso às informações certas quando precisarem dela, as pessoas se sentirão capacitadas e isso tornará a colaboração muito mais fácil e rápida. Use sistemas de gerenciamento de documentos que possibilitam isso e ferramentas de comunicação para que as informações fluam livremente.

Como escolher as ferramentas de colaboração certas

As ferramentas são essenciais para a colaboração. Mas como escolher as certas para garantir uma colaboração eficaz? Ao criar sua estratégia de colaboração, os principais elementos a considerar incluem o perfil etário da sua organização: 53% dos membros da geração Y dizem que teriam maior probabilidade de aceitar um emprego se o empregador usasse as mesmas tecnologias que eles

Outro fator importante a considerar é quanto tempo você tem para treinar as pessoas para que usem as ferramentas de colaboração. Algo que elas já conhecem sairá do papel muito mais rápido. Outras questões importantes incluem escalabilidade, integrações com outras ferramentas, como software de gerenciamento de documentos e de tempo, e recursos de tradução se tiver equipes que falam diferentes idiomas. Você também precisará decidir com que frequência analisará e atualizará sua estratégia de colaboração.

Use a colaboração em nuvem

Usar a nuvem para armazenar documentos significa que as pessoas poderão trabalhar neles onde quer que estejam e quando quiserem. Também significa que você pode dizer adeus a anexos de email complicados e participar igualmente na colaboração. Essa é a colaboração cultural na prática.

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