Políticas de Home Office: Dicas de Especialistas

Os líderes empresariais estão percebendo que o home office pode ter sucesso em escala. Aqui está o que você precisa saber sobre como criar e implementar uma robusta política de home office.

TRABALHO REMOTO | 6 MINUTOS DE LEITURA
remote working policy - Workplace from Meta

Milhões de pessoas em todo o mundo estão trabalhando em casa durante a pandemia do COVID-19. E o consenso é que o home office veio para ficar, mesmo depois que a crise acabar.

Há boas razões para isto. As pessoas querem a flexibilidade do trabalho remoto, e isso pode aumentar a produtividade, beneficiando os resultados - um estudo mostra que trabalhadores remotos dos EUA trabalham 1,4 dias a mais por mês do que seus colegas de escritório.

Assim, como você pode aproveitar esse sucesso e tirar o máximo dos benefícios que a flexibilidade traz? Uma política de home office que contenha as orientações corretas desempenhará um papel fundamental.

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Por que ter uma política de trabalho em casa?

Por que ter uma política de trabalho em casa?

Todos na sua equipe conhecem as regras, certo? Portanto, não há necessidade de ter uma política formal se você decidir que as pessoas podem trabalhar em casa ou em outro lugar.

Errado. Home office é muito diferente de ter todos os funcionários juntos em um só lugar. Não ter uma orientação clara sobre quem faz o quê, onde e quando, pode semear confusão e sentimentos de injustiça que podem levar a uma desconexão da equipe. Mas, por enquanto, é um risco que as empresas estão assumindo - mais da metade delas (57%) estão operando sem uma política de trabalho remoto.

“As políticas de home office são algo realmente obrigatório agora, e acho que isso foi colocado em foco com o que está acontecendo com a COVID-19, especialmente porque está provado que muitos trabalhos podem ser feitos remotamente”, diz Jason Hicklin, chefe global de marketing de conteúdo na NGA Recursos Humanos.

“Se você tem uma política afirmando que todos podem trabalhar em casa, desde que seu trabalho possa ser feito em casa, então é preto no branco. Se você não tem isso em vigor, então causa desacordo, porque haverá uma regra para uma pessoa e uma regra para outra.”

Não é uma questão de estabelecer a lei. “Uma boa política de home office não necessariamente estabelece regras e dita o que uma empresa espera dos funcionários. Em vez disso, deve dar autonomia e capacitar sua força de trabalho para trabalhar da maneira que for melhor para eles, impulsionando a produtividade e o sucesso da empresa”, diz Paul Burrin, vice-presidente da Sage People.

Então, como é uma política de home office?

Políticas eficazes de trabalho em casa: o essencial

Políticas eficazes de trabalho em casa: o essencial

Nem todas as políticas serão iguais, mas existem algumas áreas comuns que merecem atenção:

  • Quem pode trabalhar remotamente, onde e quando
  • Equipamentos
  • Jornada de Trabalho
  • Comunicação
  • Segurança da Informação
  • Definição de Metas
  • Bem-estar

Vejamos cada área individualmente.

Quem pode trabalhar remotamente, onde e quando

Quem pode trabalhar remotamente, onde e quando

A pandemia do coronavírus revolucionou a ideia de quais trabalhos as pessoas podem fazer remotamente – o que significa que as políticas de home office também precisam mudar.

“As políticas de home office historicamente delinearam quando e como os funcionários podem trabalhar em outros locais além do escritório”, diz Paul. “Agora podemos esperar o oposto: novas políticas para determinar quando e como os funcionários podem trabalhar no escritório.”

“Mesmo antes da pandemia da COVID-19, muitas organizações praticavam algum grau de trabalho flexível, remoto ou móvel. 95% dos líderes de pessoas já estavam oferecendo trabalho flexível,ou planejavam fazê-lo nos próximos dois anos, segundo o relatório de pesquisa da Sage People, The change face of HR.

“Paradoxalmente, o vírus atuou como um catalisador imprevisto, acelerando a transformação digital em todo o mundo, de modo que o home office agora é o novo normal para muitos”.

Isso não significa que todos trabalharão remotamente o tempo todo, já que não é necessariamente algo benéfico para todos os funcionários. Há uma medida ideal para trabalhar remotamente, com o aumento mais significativo do engajamento dos funcionários acontecendo quando as pessoas trabalham fora do local durante 60% a 80% do tempo – então, vale a pena considerar isso quando você monta sua política.

Pense também onde as pessoas podem trabalhar. O home office deve ser feito apenas em casa ou é aceitável que as pessoas se instalem em um espaço de trabalho compartilhado ou trabalhem em uma cafeteria? Deixe tais regras claras em sua política.

Remote working policies will prove increasingly important in the hybrid workplace

Políticas de home office serão cada vez mais importantes em um local de trabalho híbrido

Equipamentos

Equipamentost

“As organizações devem equipar os funcionários com a tecnologia de que precisam para realizar seu trabalho com facilidade, independentemente de sua força de trabalho ser remota ou não”, diz Paul, enfatizando a importância da tecnologia baseada em nuvem para gerenciar a nova força de trabalho remota.

O equipamento não deve ser algo complicado, ou de difícil acesso. As políticas precisam indicar quem o fornece, quem o configura e quem é responsável por ele. Também devem incluir quaisquer regras sobre o uso dos equipamentos - as pessoas podem usar os laptops da empresa também para lazer, por exemplo? Em caso afirmativo, eles podem instalar algum tipo de software neles ou não? E, o mais importante: o que eles devem fazer se algo der errado?

Jornada de Trabalho

Jornada de Trabalho

O home office implica em ter mais flexibilidade em relação ao tempo – e esse é um dos pontos que o torna tão atraente. Mas se uma organização não consegue gerenciar tal flexibilidade ela pode se tornar contraproducente, com pessoas fazendo muitas horas extras ou não estando disponíveis quando necessário.

“Acho que existe o perigo de que as linhas entre trabalho e vida fiquem tão borradas que não haja distinção”, diz Jason. “As pessoas responderão e-mails às 22h e no fim de semana, e isso não é bom do ponto de vista da saúde mental.”

Mas a autonomia é valiosa. “O horário tradicional como conhecemos está morto”, diz Paul. “Ao permitir que os funcionários trabalhem nas horas que são melhores para eles, as organizações podem aumentar o engajamento, a produtividade e o desempenho. Isso é mais vital do que nunca hoje, com muitos funcionários também equilibrando as responsabilidades de cuidados infantis em tempo integral com suas funções em tempo integral.”

Ter uma orientação clara sobre o horário de trabalho e sistemas implementados para controlar o tempo permitirá que você veja se as pessoas estão fazendo muitas ou poucas horas, sem comprometer a flexibilidade.

Comunicação

Comunicação

“A comunicação bidirecional regular, direcionada, eficaz e personalizada é essencial para que as organizações possam manter os funcionários informados. Dessa forma, eles sabem o que está acontecendo, podem fazer perguntas ou fornecer feedback em tempo real”, diz Paul. Mas a comunicação é um dos maiores desafios para gerentes e funcionários quando se trata de trabalho remoto.

A falta dela pode levar a um desempenho ruim e, finalmente, ao isolamento, que é o problema mais comum entre os trabalhadores remotos. É por isso que é tão importante não presumir que a comunicação simplesmente “vai acontecer”. Estabeleça orientações sobre quando e como as reuniões serão realizadas e certifique-se de que sua comunicação seja bidirecional, e não apenas de “cima para baixo” - você precisa saber o que está acontecendo com sua equipe, não somente transmitir informações para eles. Paul recomenda usar pesquisas de clima, que avaliam como sua equipe está se sentindo e permitem que você obtenha insights mais amplos.

Segurança da Informação

Segurança da Informação

As pessoas que trabalham remotamente enfrentam riscos cibernéticos diferentes daquelas que trabalham no escritório. Por exemplo, há a questão das “espiadas por cima do ombro” e das redes abertas em espaços públicos ou acomodações compartilhadas. “Mesmo se você estiver em seu próprio lar, alguém na casa pode ver informações confidenciais e isso pode causar possíveis violações de segurança”, aponta Jason.

Sua política precisa conscientizar as pessoas sobre os riscos, orientar sobre como evitá-los e instruções sobre o que fazer se a segurança for comprometida. Etapas simples, como pedir para as pessoas bloquearem a tela do laptop quando estiverem longe dele, podem ajudar bastante.

Definição de Metas

Definição de Metas

Saber o que você deseja alcançar é sempre importante, mas sem a presença física dos membros da equipe e gerentes para estimular e incentivar, o estabelecimento de metas se torna ainda mais vital. Portanto, é essencial garantir que os objetivos estejam claros para todos os membros da equipe.

“Definir metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e oportunas), fazer check-ins regulares para ver como as pessoas estão progredindo (pessoal e profissionalmente) e discutir maneiras de resolver desafios enquanto fornece suporte contínuo é vital”, diz Paul.

E não se esqueça de celebrar as vitórias: “É importante incentivar, reconhecer as conquistas e comemorar os sucessos”, completa. “Agora é a hora de sermos mais humanos, mesmo que sejamos menos capazes de ser mais sociais.”

Bem-estar

Bem-estar

Embora a flexibilidade ofereça um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal e um aumento no bem-estar, o trabalho remoto também pode levar à solidão, especialmente para aqueles que não estão acostumados a isso.

“Muitas pessoas gostam de trabalhar em casa, mas pode ser bastante isolado depois de um tempo, especialmente para pessoas que moram sozinhas”, diz Jason. “A saúde mental precisa ser incluída em sua política para garantir que haja check-ins regulares com gerentes e grupos de colegas.”

A inteligência emocional e a empatia por parte dos gestores também podem ajudar. “Muitos funcionários estão achando cansativo estar em vídeo e na frente de um computador hora após hora, dia após dia”, diz Paul. “É vital incentivar os gerentes a serem mais relaxados, flexíveis e empáticos nas formas de trabalhar, para ajudar os funcionários a gerenciar o estresse e manter o bem-estar.”

Também pode haver problemas físicos com o trabalho remoto. Um estudo de trabalho em casa mostrou que mais da metade dos entrevistados estava sentindo novas dores durante os lockdowns. Portanto, sua política deve recomendar que as pessoas reservem tempo para pausas e exercícios.

Trabalhar remotamente é algo ainda novo para muitos de nós e, como qualquer nova maneira de fazer as coisas, evoluirá e crescerá. Uma política de trabalho remoto é apenas um elemento para aproveitar ao máximo esse novo mundo.

“Todos nós estamos tendo que nos adaptar a viver e trabalhar de forma diferente”, diz Paul. “Cada funcionário é único, e vai se ajustar e aprender a lidar com esse ambiente em evolução. Em última análise, as organizações devem se esforçar para oferecer as melhores experiências possíveis aos funcionários. Grandes experiências ajudam a impulsionar a motivação e o engajamento, melhorar a produtividade e reter seus melhores funcionários.”

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