Dez dicas principais para aumentar a sua produtividade e a da sua equipe

Dez dicas principais para aumentar a sua produtividade e a da sua equipe

1. Explique o motivo

Contextualizar tarefas pode motivar as equipes a trabalhar nelas. Garanta que as pessoas saibam como cada parte do trabalho afetará o projeto, beneficiará a empresa ou o cliente e pode ajudar no desenvolvimento pessoal delas. Quanto mais instruções a sua equipe receber, mais propensa a trabalhar ela se sentirá.

2. Pense bem antes de marcar reuniões

As estatísticas sobre tempo gasto em reuniões são assustadoras. Duas delas são: 67% dos funcionários afirmam que muitas reuniões impedem que eles realizem um ótimo trabalho. Já 68% dos profissionais dos EUA afirmam que reuniões mal organizadas fazem com que eles percam tempo. Portanto, não faça uma reunião a menos que realmente precise. Quando fizer, marque-a com antecedência, planeje e não convide pessoas que não precisam estar presentes. No fim, garanta que todos saiam com uma lista das próximas etapas. Para ver mais dicas incríveis sobre como tornar as reuniões mais eficientes, confira estas estratégias de reunião eficazes.

Descomplique o trabalho com o Workplace

O Workplace é capaz de simplificar o trabalho, seja para informar a todos sobre o retorno ao trabalho presencial ou sobre a adoção de um modelo híbrido.

3. Melhore o gerenciamento do tempo

Organizar o seu dia de forma eficaz ajuda você a aproveitá-lo melhor. Além disso, pode diminuir o estresse proveniente do acúmulo de tarefas, o que acaba reduzindo a produtividade. Portanto, quando membros da equipe estão trabalhando remotamente, um bom gerenciamento de tempo se torna ainda mais importante. Se as pessoas não controlarem as horas que estão trabalhando, os limites definidos poderão ficar confusos, o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional poderá ser afetado e a produtividade poderá sofrer uma queda. Gerencie bem o seu tempo com estas técnicas.

4. Reconheça e recompense a sua equipe

Há uma relação entre recompensar um trabalho bem-feito e aumentar a produtividade da equipe. Os funcionários certamente concordam com isso. Segundo uma pesquisa, 78% dos funcionários afirmam que o reconhecimento os torna mais produtivos. As recompensas e o reconhecimento tiveram que se adaptar com a mudança para o trabalho híbrido e remoto. Isso porque, por exemplo, não é possível levar uma pessoa para almoçar. Contudo, esses tipos de feedback continuam sendo tão importantes quanto antes. As organizações podem usar as plataformas de comunicação para reconhecer conquistas por meio de notificações para toda a equipe e enviar recompensas como vouchers e presentes para trabalhadores remotos e da linha de frente.

5. Incentive pausas curtas e frequentes

O presenteísmo (trabalhar por muito tempo) não aumenta a produtividade. Na realidade, trabalhar por muito tempo pode acelerar o surgimento de burnout. Entretanto, fazer pausas frequentes, levantar-se da mesa ou afastar-se da estação de trabalho pode ajudar as pessoas a se sentirem revigoradas, além de limpar a mente delas. Essa prática também ajuda a evitar problemas musculoesqueléticos que funcionários que trabalham sentados podem enfrentar, principalmente ao trabalharem em casa. Fazer intervalos de almoço regularmente também ajudará as equipes a recarregar as baterias. Encontre maneiras de incorporar essas atividades à sua política e de lembrar as pessoas de realizá-las regularmente.

6. Automatize o que puder

A tecnologia nunca foi mais eficiente ou tão acessível quanto agora. Então, por que perder tempo com tarefas que poderiam ser facilmente realizadas por softwares de automação ou inteligência artificial? Um pequeno investimento em automação hoje pode liberar tempo e recursos, ajudando as pessoas a se concentrarem em tarefas mais interessantes, valiosas e recompensadoras.

7. Delegue com eficiência e trabalhe de forma colaborativa

Se houver uma repartição desigual de tarefas na sua equipe, chegou a hora de reestabelecer o equilíbrio. Tenha visibilidade das cargas de trabalho dos membros da equipe e capacite as pessoas para que deleguem tarefas quando necessário. Dê o exemplo e delegue o seu trabalho, também. Além de ser uma ótima maneira de aumentar a produtividade pessoal, isso também pode possibilitar que outros membros da equipe se tornem mais produtivos e colaborativos.

8. Entre em contato regularmente com membros da equipe

O trabalho híbrido ou remoto traz muitos benefícios, mas os funcionários podem começar a sentir falta da oportunidade de socializar no local de trabalho após um longo período em isolamento. Felizmente, há muitas formas de manter contato com os membros da equipe, mesmo quando não é possível se encontrar cara a cara. Reserve horários regulares durante a semana para conversar individualmente ou em grupo. Ajudar as pessoas a se sentirem conectadas pode aumentar a produtividade delas.

9. Faça um balanço dos resultados no final de cada período e tente superá-los

De nada adianta tentar aumentar a produtividade se você não souber os seus níveis atuais. Considere formas de mensurar os resultados e o desempenho analisando as horas em relação à geração de valor e entenda os desafios que as pessoas enfrentaram no caminho. Depois, durante o próximo ciclo de trabalho, tente solucionar esses desafios e veja se isso aumenta o desempenho.

10. Use planejadores e ferramentas de produtividade

Desde aplicativos para smartphone a plataformas de colaboração online, os planejadores e as ferramentas de produtividade são ótimos aliados. Além disso, devido ao aumento do trabalho remoto e híbrido, é possível que a popularidade deles aumente. Existem muitos tipos de ferramentas de produtividade disponíveis para atender a todos os tipos de empresas. Então, por que não reservar um tempo para encontrar aquela que é a ideal para você?

Nove dicas para ajudar você a controlar os seus emails

Nove dicas para ajudar você a controlar os seus emails

Apesar do aumento das mensagens instantâneas nas empresas, enviar emails ainda é algo bastante comum. Também é um dos maiores desafios à produtividade no espaço de trabalho moderno. Em média, um funcionário corporativo recebe mais de 120 emails por dia. Se a pessoa levasse um minuto para ler um email, gastaria cerca de duas horas por dia apenas para analisar todos eles.

Então, o que fazer? Primeiro, é necessário enviar menos emails e aumentar a qualidade das mensagens. Segundo, é necessário lidar com eles de forma mais eficiente. Confira como a sua organização pode variar a comunicação empresarial e melhorar os hábitos com relação ao envio de emails.

1. Personalize os seus canais para que correspondam às suas comunicações

Quer agradecer a um membro da equipe, obter informações sobre um projeto interno ou compartilhar algo engraçado? Não envie um email. Configure grupos de projeto e mensagens instantâneas para não lotar a caixa de entrada uns dos outros.

2. Defina uma hora do dia para responder a emails

Uma forma de lidar com emails é conferi-los apenas em horários estabelecidos. Idealmente, isso aconteceria no início da manhã de trabalho e após o almoço. Os emails que chegam no fim do dia podem ser respondidos no dia seguinte. Definir um momento para responder a mensagens dessa forma dará a você mais tempo para trabalhar sem interrupções. Além disso, para controlar de verdade a sua caixa de entrada, configure horários para receber emails.

3. Desative as notificações do email quando não precisar delas

Se você sabe que precisa se concentrar em um trabalho e não pode sofrer interrupções, desative as notificações do email por algumas horas para ter menos distrações. Talvez seja interessante exibir uma mensagem de ausência para que as pessoas não esperem uma resposta até que a tarefa tenha sido concluída.

4. Organize a sua caixa de entrada

Redirecione emails para caixas de entrada diferentes. Isso separará os emails aos quais você precisa responder (por exemplo, aqueles enviados por clientes) dos emails de vendas e marketing que você pode olhar quando tiver tempo.

5. Melhore a qualidade dos emails

Envie um email da forma que gostaria de recebê-lo. Sempre insira o assunto, escreva de forma concisa e deixe claro logo de início o que você está pedindo.

6. Defina um horário para terminar o trabalho

Não adianta estipular períodos ao longo do dia para responder a emails se você está sempre fazendo hora extra. Para que isso não aconteça, defina um horário para terminar o trabalho, desligar as notificações e relaxar.

7. Não escreva emails longos

Caso perceba que está escrevendo mais do que dois parágrafos, talvez seja mais fácil ligar ou fazer uma chamada de vídeo. Além de transmitir a sua mensagem mais rapidamente, a pessoa para a qual você está ligando poderá responder na hora, economizando o tempo de todos.

8. Responda a mensagens urgentes

Quando você receber um email pedindo uma resposta urgente, mas precisar de mais tempo para refletir sobre o conteúdo dele, responda à pessoa dizendo que retornará em breve com as informações solicitadas. Isso lhe dará espaço para respirar.

9. Reduza os seus contatos

Analise os boletins informativos e os emails de marketing que você recebe e cancele a assinatura daqueles que não deseja mais ver.

Como usar um planejador de produtividade diária

Como usar um planejador de produtividade diária

Uma das formas mais simples e efetivas de mensurar e aumentar a produtividade é usando um planejador de produtividade diária.

O software de planejamento de produtividade ajuda você a fazer muitas coisas de forma mais eficiente, incluindo definir prazos e atribuir tarefas. Ele também pode ajudar a sua equipe a se manter alinhada, trabalhar de forma colaborativa e maximizar o tempo que passa trabalhando. Dessa forma, você pode conquistar os seus objetivos com mais facilidade, rapidez e eficácia.

Veja algumas das principais dicas para aproveitar ao máximo as suas ferramentas de planejamento de produtividade.

Um bom planejador de produtividade começa com um bom painel. Ele deve mostrar:

  • Quais membros estão trabalhando em quais tarefas
  • Quanto tempo cada pessoa deve passar em uma tarefa
  • Como mensurar cada tarefa
  • Quem é responsável por atribuir a tarefa
  • Quais trabalhos estão na fila, em andamento e foram concluídos pela equipe

Também deve haver um local para armazenar dados essenciais e arquivos relacionados a cada tarefa. Principalmente, todos na sua equipe devem ter acesso ao painel para que tenham uma visão geral do projeto.

2. Atribua tarefas no fim de cada dia para as pessoas as iniciarem no dia seguinte

Garanta que todos comecem o dia a todo vapor. No fim do expediente, analise o progresso de cada tarefa no fluxo de trabalho e atribua projetos para a sua equipe iniciar na manhã seguinte. Dessa forma, todos terão um plano claro e prático para seguir.

3. Acompanhe o tempo de cada tarefa

Para mensurar a produtividade, você precisará saber quanto tempo uma pessoa passa em cada tarefa. Uma forma de fazer isso é permitir que as pessoas gerenciem o próprio tempo usando um software de controle de horas trabalhadas. Para que isso funcione, as pessoas precisam ser honestas. Portanto, deixe claro que não pretende microgerenciar o trabalho delas nem espera que trabalhem o tempo todo. Você só quer saber quanto tempo uma tarefa leva para ser realizada.

4. Garanta que as pessoas tenham tudo de que precisam para começar

Alguns planejadores de produtividade permitem que você anexe documentos em cada atribuição. Isso ajudará as pessoas a começarem a trabalhar rapidamente e evitará que não vejam informações críticas.

5. Marque as tarefas concluídas

É essencial manter uma contagem precisa de quais tarefas a sua equipe finalizou e do tempo necessário para concluí-las. O software de controle de tempo ajudará você a saber se o trabalho foi concluído dentro do prazo, se levou mais tempo do que o esperado ou se a equipe o finalizou mais rápido do que previsto.

Use o seu aprendizado para otimizar

Com uma visão geral clara do fluxo de trabalho, ficará mais fácil identificar oportunidades para aumentar a produtividade. Depois de descobrir quais tarefas tendem a ser menos produtivas, será possível identificar oportunidades para aumentar o treinamento ou o investimento em tecnologia. Também será possível observar lacunas na liderança, por exemplo, se os funcionários constantemente sentem que não têm os recursos necessários para concluir uma tarefa. Saber quais tarefas você precisa otimizar é a primeira etapa para aumentar a produtividade geral na sua organização.

Como mensurar e aumentar a produtividade

Como mensurar e aumentar a produtividade

Mensurar e aumentar a produtividade não precisa ser um problema. Se você abordar essas práticas com uma estratégia simples de três etapas, verá que é bem mais fácil do que pensa.

Como mensurar a produtividade

Como mensurar a produtividade

A etapa mais importante que você pode realizar é criar ou comprar um painel. Isso ajudará a visualizar rapidamente o número de tarefas em andamento na sua equipe, as horas passadas em cada uma e (quando concluídas) o lucro do projeto em relação à estimativa. Esses dados serão essenciais para a próxima etapa.

Como aumentar a produtividade

Como aumentar a produtividade

Seu painel deve deixar imediatamente aparente quando houver espaço para melhorias, mostrando onde o tempo gasto foi maior do que o estimado. Algumas vezes, ficará imediatamente claro o que causou esse déficit de produtividade. Contudo, se você não conseguir identificar a resposta, faça estas perguntas:

  • Estamos alocando as tarefas certas para os membros da equipe?
  • A quantidade de trabalho para o número de membros da equipe envolvidos na tarefa é pertinente?
  • O trabalho está sendo distribuído de maneira uniforme?
  • A tecnologia que estamos usando é moderna e compatível com a tarefa? Os membros da equipe sabem como usá-la?
  • Os membros da equipe precisam de treinamento ou de cursos de atualização?

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Como otimizar a produtividade

Como otimizar a produtividade

Não pare assim que identificar as áreas de melhoria. Otimizar a produtividade é um processo constante. Cada correção, independentemente do tamanho, trará benefícios à sua empresa. Fique em dia com as tendências do seu setor, prepare-se para fazer ajustes quando precisar e esteja sempre de olho na tecnologia para possibilitar maior produtividade na sua organização.

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