Como manter a produtividade? 25 dicas de produtividade
Comece a trabalhar de forma mais inteligente com a ajuda destas 25 dicas de produtividade. Não deixe que os emails consumam seu tempo e aproveite ao máximo suas ferramentas de planejamento de produtividade.
Dicas de produtividade para equipes
1. Lembre-se de explicar "por que"
Contextualizar tarefas pode motivar as equipes a trabalhar nelas. Garanta que as pessoas saibam como cada parte do trabalho afetará o projeto, beneficiará a empresa ou o cliente e pode ajudar no desenvolvimento pessoal delas. Quanto mais instruções sua equipe receber, mais vontade de trabalhar ela sentirá.
2. Pense bem antes de agendar reuniões
As estatísticas sobre tempo gasto em reuniões são assustadoras. Duas delas são: 67% dos funcionários afirmam que muitas reuniões impedem que eles realizem um ótimo trabalho. Já 68% dos profissionais dos EUA afirmam que reuniões mal organizadas fazem com que eles percam tempo. Portanto, não faça uma reunião a menos que realmente precise. Quando fizer, marque-a com antecedência, planeje e não convide pessoas que não precisam estar presentes. No fim, garanta que todos saiam com uma lista das próximas etapas. Para ver mais dicas incríveis sobre como tornar as reuniões mais eficientes, confira estas estratégias de reunião eficazes.
Descomplique o trabalho com o Workplace
O Workplace é capaz de simplificar o trabalho, seja para informar a todos sobre o retorno ao trabalho presencial ou para a adoção de um modelo híbrido.
3. Melhore o gerenciamento de tempo
Organizar seu dia de forma eficaz ajuda você a aproveitá-lo melhor. Além disso, pode diminuir o estresse proveniente do acúmulo de tarefas, o que acaba reduzindo a produtividade. Por isso, quando membros da equipe estão trabalhando remotamente, um bom gerenciamento de tempo se tornará ainda mais importante. Se as pessoas não controlarem as horas que estão trabalhando, os limites definidos poderão ficar confusos, o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional poderá ser afetado e a produtividade poderá sofrer uma queda. Gerencie bem seu tempo com estas técnicas.
4. Reconheça e recompense sua equipe
Há uma relação entre recompensar um trabalho bem-feito e aumentar a produtividade da equipe. Os funcionários certamente concordam com isso. Segundo uma pesquisa, 78% dos funcionários afirmam que o reconhecimento os torna mais produtivos. As recompensas e o reconhecimento tiveram que se adaptar com a mudança para o trabalho híbrido e remoto. Isso porque, por exemplo, não é possível levar uma pessoa para almoçar. Contudo, esses tipos de feedback continuam sendo tão importantes quanto antes. As organizações podem usar as plataformas de comunicação para reconhecer conquistas por meio de notificações para toda a equipe e enviar recompensas como vouchers e presentes para trabalhadores remotos e da linha de frente.
5. Incentive intervalos curtos e frequentes
O presenteísmo (trabalhar por muito tempo) não aumenta a produtividade. Na realidade, trabalhar por muito tempo pode acelerar o surgimento de burnout. Entretanto, fazer pausas frequentes, levantar-se da mesa ou afastar-se da estação de trabalho pode ajudar as pessoas a se sentirem revigoradas, além de limpar a mente delas. Essa prática também ajuda a evitar problemas musculoesqueléticos que funcionários que trabalham sentados podem enfrentar, principalmente ao trabalharem em casa. Fazer intervalos de almoço regularmente também ajudará as equipes a recarregar as baterias. Encontre maneiras de incorporar essas atividades à sua política e de lembrar as pessoas de realizá-las regularmente.
6. Automatize o que puder
A tecnologia nunca foi mais eficiente ou tão acessível quanto agora. Então, por que perder tempo com tarefas que poderiam ser facilmente realizadas por softwares de automação ou inteligência artificial? Um pequeno investimento em automação hoje pode liberar tempo e recursos, ajudando as pessoas a se concentrarem em tarefas mais interessantes, valiosas e recompensadoras.
7. Delegue com eficiência e trabalhe de forma colaborativa
Se há uma repartição desigual de tarefas na sua equipe, chegou a hora de reestabelecer o equilíbrio. Tenha visibilidade das cargas de trabalho dos membros da equipe e capacite as pessoas para que deleguem tarefas quando necessário. Dê o exemplo e delegue o seu trabalho, também. Além de ser uma ótima maneira de aumentar a produtividade pessoal, isso também pode possibilitar que outros membros da equipe se tornem mais produtivos e colaborativos.
8. Entre em contato regularmente com membros da equipe
O trabalho remoto ou híbrido traz muitos benefícios, mas os funcionários podem começar a sentir falta da oportunidade de socializar no local de trabalho após um longo período em isolamento. Felizmente, há muitas formas de manter contato com os membros da equipe, mesmo quando não é possível se encontrar cara a cara. Reserve horários regulares durante a semana para conversar individualmente ou em grupo. Ajudar as pessoas a se sentirem conectadas pode aumentar a produtividade delas.
9. Faça um balanço dos resultados no final de cada período e tente superá-los
De nada adianta tentar aumentar a produtividade se você não souber seus níveis atuais. Considere formas de mensurar os resultados e o desempenho analisando as horas em relação à geração de valor e entenda os desafios que as pessoas enfrentaram no caminho. Depois, durante o próximo ciclo de trabalho, tente solucionar esses desafios e veja se isso aumenta o desempenho.
10. Use planners e ferramentas de produtividade
Desde apps para smartphone a plataformas de colaboração online, os planners e as ferramentas de produtividade são ótimos aliados. Além disso, devido ao aumento do trabalho remoto e híbrido, é possível que a popularidade deles aumente. Existem muitos tipos de ferramentas de produtividade disponíveis para atender a todos os tipos de empresas. Então, por que não reservar um tempo para encontrar aquela que é a ideal para você?
Nove dicas de gerenciamento de email para ajudar você a manter a produtividade
Apesar do aumento das mensagens instantâneas nas empresas, enviar emails ainda é algo bastante comum. O gerenciamento de email tem um papel importante na maximização da produtividade no trabalho. Também é um dos maiores desafios à produtividade no espaço de trabalho moderno. Em média, um funcionário corporativo recebe mais de 120 emails por dia. Se a pessoa levasse um minuto para ler um email, gastaria cerca de duas horas por dia apenas para analisar todos eles.
Então, o que fazer? Primeiro, é necessário enviar menos emails e aumentar a qualidade das mensagens. Segundo, é necessário lidar com eles de forma mais eficiente. Veja algumas dicas de gerenciamento de email que podem ajudar você e sua organização.
1. Personalize seus canais para que correspondam às suas comunicações
Quer agradecer a um membro da equipe, obter informações sobre um projeto interno ou compartilhar algo engraçado? Não envie um email. Configure grupos de projeto e mensagens instantâneas para não lotar a caixa de entrada uns dos outros.
2. Defina uma hora do dia para responder a emails
Uma forma de lidar com emails é conferi-los apenas em horários estabelecidos. Idealmente, isso aconteceria no início da manhã de trabalho e após o almoço. Os emails que chegam no fim do dia podem ser respondidos no dia seguinte. Definir um momento para responder a mensagens dessa forma dará a você mais tempo para trabalhar sem interrupções. Além disso, para controlar de verdade sua caixa de entrada, configure horários para receber emails.
3. Desative as notificações do email quando não precisar delas
Se você sabe que precisa se concentrar em um trabalho e não pode sofrer interrupções, desative as notificações do email por algumas horas para ter menos distrações. Talvez seja interessante exibir uma mensagem de ausência para que as pessoas não esperem uma resposta até que a tarefa tenha sido concluída.
4. Organize sua Caixa de Entrada
Redirecione emails para caixas de entrada diferentes. Isso separará os emails aos quais você precisa responder (por exemplo, aqueles enviados por clientes) dos emails de vendas e marketing que você pode olhar quando tiver tempo.
5. Melhore a qualidade dos emails
Envie um email da forma que gostaria de recebê-lo. Sempre insira o assunto, escreva de forma concisa e deixe claro logo de início o que você está pedindo.
6. Defina um horário para terminar o trabalho
Não adianta estipular períodos ao longo do dia para responder a emails se você está sempre fazendo hora extra. Para que isso não aconteça, defina um horário para terminar o trabalho, desligar as notificações e relaxar.
7. Não escreva emails longos
Caso perceba que está escrevendo mais do que dois parágrafos, talvez seja mais fácil ligar ou fazer uma chamada de vídeo. Além de transmitir sua mensagem mais rapidamente, a pessoa para a qual você está ligando poderá responder na hora, economizando o tempo de todos.
8. Responda a mensagens urgentes
Quando receber um email pedindo uma resposta urgente, mas precisar de mais tempo para refletir sobre o conteúdo dele, responda à pessoa dizendo que retornará em breve com as informações solicitadas. Isso dará a você espaço para respirar.
9. Reduza seus contatos
Analise os boletins informativos e os emails de marketing que você recebe e cancele a assinatura daqueles que não deseja mais ver.
Dica de produtividade bônus: como usar um planner diário
Uma das formas mais simples e efetivas de mensurar e aumentar a produtividade é usando um planner de produtividade.
O software de planejamento de produtividade ajuda você a fazer muitas coisas de forma mais eficiente, incluindo definir prazos e atribuir tarefas. Ele também pode ajudar sua equipe a se manter alinhada, trabalhar de forma colaborativa e maximizar o tempo que passa trabalhando. Dessa forma, você pode conquistar seus objetivos com mais facilidade, rapidez e eficácia.
Veja algumas das principais dicas para aproveitar ao máximo suas ferramentas de planejamento de produtividade.
1. Um bom planner de produtividade começa com um bom painel
- Quais membros estão trabalhando em quais tarefas
- Quanto tempo cada pessoa deve passar em uma tarefa
- Como mensurar cada tarefa
- Quem é responsável por atribuir a tarefa
- Quais trabalhos estão na fila, em andamento e foram concluídos pela equipe
Também deve haver um local para armazenar dados essenciais e arquivos relacionados a cada tarefa. É importante que todos na sua equipe tenham acesso ao painel para que tenham uma visão geral do projeto.
2. Atribua tarefas no fim de cada dia para as pessoas as iniciarem no dia seguinte
Garanta que todos comecem o dia a todo vapor. No fim do expediente, analise o progresso de cada tarefa no fluxo de trabalho e atribua projetos para a sua equipe iniciar na manhã seguinte. Dessa forma, todos terão um plano claro e prático para seguir.
3. Monitore o tempo de cada tarefa
Para mensurar a produtividade, você precisará saber quanto tempo uma pessoa passa em cada tarefa. Uma forma de fazer isso é permitir que as pessoas gerenciem o próprio tempo usando um software de controle de horas trabalhadas. Para que isso funcione, as pessoas precisam ser honestas. Portanto, deixe claro que não pretende microgerenciar o trabalho delas nem espera que trabalhem o tempo todo. Você só quer saber quanto tempo uma tarefa leva para ser realizada.
4. Garanta que as pessoas tenham tudo de que precisam para começar
Alguns planners de produtividade permitem que você anexe documentos em cada atribuição. Isso ajudará as pessoas a começarem a trabalhar rapidamente e evitará que não vejam informações críticas.
5. Marque as tarefas concluídas
É essencial manter uma contagem precisa de quais tarefas sua equipe finalizou e do tempo necessário para concluí-las. O software de controle de tempo ajudará você a saber se o trabalho foi concluído dentro do prazo, se levou mais tempo do que o esperado ou se a equipe o finalizou mais rápido do que o previsto.
6. Use seu aprendizado para otimizar
Com uma visão geral clara do fluxo de trabalho, ficará mais fácil identificar oportunidades para aumentar a produtividade. Depois de descobrir quais tarefas tendem a ser menos produtivas, será possível identificar oportunidades para aumentar o treinamento ou o investimento em tecnologia. Também será possível observar lacunas na liderança, por exemplo, se os funcionários constantemente sentem que não têm os recursos necessários para concluir uma tarefa. Saber quais tarefas você precisa otimizar é a primeira etapa para aumentar a produtividade geral na sua organização.
Como mensurar e aumentar a produtividade
Mensurar e aumentar a produtividade não precisa ser um problema. Se você abordar essas práticas com uma estratégia simples de três etapas, verá que é bem mais fácil do que pensa.
Como mensurar a produtividade
A etapa mais importante que você pode realizar é criar ou comprar um painel. Isso ajudará a visualizar rapidamente o número de tarefas em andamento na sua equipe, as horas passadas em cada uma e (quando concluídas) o lucro do projeto em relação à estimativa. Esses dados serão essenciais para a próxima etapa.
Como aumentar a produtividade
Seu painel deve deixar imediatamente aparente quando houver espaço para melhorias, mostrando onde o tempo gasto foi maior do que o estimado. Algumas vezes, ficará imediatamente claro o que causou esse déficit de produtividade. Contudo, se você não conseguir identificar a resposta, faça estas perguntas:
- Estamos alocando as tarefas certas para os membros da equipe?
- A quantidade de trabalho para o número de membros da equipe envolvidos na tarefa é pertinente?
- O trabalho está sendo distribuído de maneira uniforme?
- A tecnologia que estamos usando é moderna e compatível com a tarefa? Os membros da equipe sabem como usá-la?
- Os membros da equipe precisam de treinamento ou de cursos de atualização?
Como otimizar a produtividade
Não pare assim que identificar as áreas de melhoria. Otimizar a produtividade é um processo constante. Cada correção, independentemente do tamanho, trará benefícios à sua empresa. Fique em dia com as tendências do seu setor, prepare-se para fazer ajustes quando precisar e esteja sempre de olho na tecnologia para possibilitar maior produtividade na sua organização.
Você também pode se interessar por:
Publicações recentes
Produtividade | 11 minutos de leitura
O que é a produtividade e por que ela é importante?
A produtividade era um assunto em destaque mesmo antes dos lockdowns globais. Agora, ela é uma parte fundamental dos negócios. Descubra o que entendemos por produtividade, como a mensuramos e como aumentá-la após a pandemia.
