Comunicação aberta significa que cada pessoa em uma conversa pode compartilhar seu ponto de vista honestamente e tê-lo considerado de maneira construtiva. A maioria das pessoas vê a comunicação aberta e honesta como um ingrediente fundamental para criar relacionamentos sólidos na fora do trabalho, e essas qualidades são igualmente importantes nos negócios.

A comunicação aberta no local de trabalho pode ajudar a evitar uma série de possíveis problemas, como uma cultura de trabalho deficiente, falta de inovação e baixo engajamento dos funcionários.

No contexto do local de trabalho, a comunicação aberta se a aplica a:

• Comunicações interpessoais: interações regulares nas equipes, entre funcionários e seus gerentes e durante conversas informais no local de trabalho.

• Comunicações internas: ou seja, as comunicações de uma pessoa para várias, usadas em empresas maiores quando a liderança se dirige a uma força de trabalho mais ampla. Além das comunicações que vão na outra direção por meio dos canais de feedback dos funcionários.

• Comunicações formais: informações trocadas como parte de processos formais, como contratação, avaliações de funcionários, demissões e promoções.

A forma como nos comunicamos depende em parte do nosso estilo de comunicação pessoal. Cada local de trabalho apresenta uma mescla de estilos de comunicação. Por isso é importante compreender a variedade de estilos que podemos encontrar.

Normalmente, as teorias de estilos de comunicação organizam os indivíduos em dois eixos:

• Abertos ou reservados

  Os comunicadores abertos têm facilidade para expressar pensamentos, sentimentos e opiniões e fazem isso facilmente. A conexão é importante para eles. O tom de voz, a linguagem corporal e o contato visual facilitam conhecer a outra pessoa.

  Por outro lado, um comunicador reservado “se contém” e pode levar algum tempo para se mostrar. A postura e os gestos dessas pessoas podem parecer mais formais em comparação com os comunicadores abertos.

• Diretos ou indiretos

  Os comunicadores diretos expressam as coisas como elas são. Eles desejam que as informações sejam claras e se comunicam com rapidez e energia. Para eles, é mais importante transmitir o próprio ponto de vista do que ter educação, podendo até parecer dominadores.

  Os comunicadores indiretos são muito mais cautelosos. Eles agem com cautela ao se comunicar e podem levar algum tempo para pensar sobre as próprias ideias antes de transmiti-las. Eles tendem a ser precisos e detalhados.

Essas duas escalas comportamentais se misturam, apresentando pessoas que são abertas e indiretas, por exemplo (elas podem ser calorosas e pessoais, mas não enérgicas nas opiniões, ou reservadas e diretas, quando há pouca expressão emocional ou pessoal, mas um ponto de vista forte).

Para promover a comunicação aberta no trabalho, é importante compreender a variedade de estilos de comunicação pessoal e garantir que todos tenham oportunidades iguais de serem ouvidos.

Alcançar uma comunicação aberta no trabalho traz muitos benefícios para uma organização e para as pessoas que nela trabalham.

Engajamento significa que os funcionários têm uma ligação pessoal profunda com o trabalho, e isso aumenta quando a comunicação é aberta. Talvez isso aconteça porque ter a voz ouvida traz um sentimento maior de valorização e capacidade. Um estudo da Salesforce mostrou que os funcionários que se sentiram ouvidos tinham 4,6 vezes mais probabilidade de se sentirem capacitados para realizar o trabalho da melhor maneira.

A comunicação aberta traz benefícios óbvios quando se trata de trabalho em equipe. A troca de ideias livre e a capacidade de cada pessoa contribuir significa que a colaboração é mais abundante. Sem uma prática consciente de comunicação aberta, existe o risco de que personalidades mais diretas e abertas ocupem uma parcela maior de espaço na conversa ou avancem os projetos a um ritmo que deixa para trás aqueles com estilos de comunicação mais lentos.

O mesmo ocorre com a criatividade e inovação. Para se beneficiar das ideias dos funcionários, a empresa precisa criar uma cultura na qual essas ideias possam ser compartilhadas abertamente. A segurança psicológica, que surge quando ideias e opiniões podem ser compartilhadas mesmo que sejam negativas ou indesejáveis ​​para alguns, é um componente essencial da inovação.

Para se sentir psicologicamente seguro, uma pessoa deve acreditar que não enfrentará repercussões negativas, como hostilidade, zombaria ou respostas de desprezo, por suas sugestões ou por assumir riscos. Portanto, ter uma comunicação aberta gera um terreno fértil para novas ideias, algumas das quais podendo se tornar novos produtos e serviços de sucesso. Esse elemento também torna o fator risco (que é crucial para a inovação) menos assustador.

A comunicação aberta também pode reduzir conflitos no trabalho, até porque ajuda todos a compreender as perspectivas uns dos outros. Os gerentes qualificados em comunicação e resolução de conflitos têm um papel importante para ajudar a resolver ou evitar conflitos na equipe, pois podem atuar como mediadores em uma discussão aberta.

Outra área de possível benefício é a promoção da responsabilidade. Quando a comunicação aberta é o padrão no local de trabalho, é menos provável que as pessoas tentem evitar responsabilidades ou culpa. Quando alguém se sente capaz de assumir a responsabilidade pelas próprias ações sem medo, pode aprender com a experiência, mesmo que o resultado das decisões não sejam bons.

A empresa farmacêutica Eli Lilly realizou “festas de fracasso” para celebrar ideias científicas grandes e ousadas que falharam. Ao falar abertamente sobre as falhas, eles puderam discutir o que deu errado e formular uma estratégia diferente. Muitos dos medicamentos de maior sucesso da Lilly foram “falhas” que se revelaram úteis para um propósito diferente. Por exemplo, o medicamento para osteoporose Evista, foi originalmente desenvolvido como contraceptivo.

Para que as ideias e sentimentos das pessoas sejam compartilhados e ouvidos abertamente, é necessário que haja um alicerce de recursos sólidos de comunicação por parte de quem fala e escuta. No entanto, esses recursos não se desenvolvem sozinhos. Confira algumas maneiras pelas quais uma empresa pode começar a desenvolver uma comunicação aberta.

• Política de portas abertas

  Uma política de portas abertas ajuda a criar oportunidades de comunicação informal em diferentes níveis da empresa. Com portas literal ou figurativamente abertas ou não, isso significa que os funcionários podem entrar e falar com um membro sênior da equipe, independentemente do cargo que ocupam na empresa.

• Recompense a comunicação aberta

  Para ajudar todos na sua empresa a entender como funciona a comunicação aberta e incentivá-la na cultura dela, você pode reconhecer e recompensar exemplos de comunicação aberta. Faça isso com uma abordagem formal, na qual a comunicação aberta é incorporada aos objetivos e KPIs ou mais informalmente, por meio de elogios ou prêmios aos funcionários.

• Dê o exemplo

  Sabe-se muito bem que líderes podem moldar a cultura da empresa por meio do próprio comportamento. Adotar a comunicação aberta nos níveis mais altos da empresa pode definir o comportamento dos outros. Uma pesquisa realizada com mais de 500 funcionários nos EUA constatou que a comunicação interna simétrica (bidirecional) e a comunicação responsiva da liderança ajudaram a criar uma cultura emocional positiva no trabalho. Na mesma linha, os gerentes que adotam uma comunicação aberta podem ajudar a moldar o comportamento dos seus subordinados.

• Treinamento em comunicação

  A comunicação aberta não surge por acaso. Para algumas empresas, o treinamento e o desenvolvimento centrados na comunicação podem ser essenciais para mudar a forma como as pessoas interagem. O treinamento pode ajudar os funcionários a compreender diferentes estilos de comunicação e fornecer um kit de ferramentas para desenvolver habilidades como escuta ativa e resolução de conflitos.

• Oportunidades de compartilhamento de ideias

  Uma maneira de fazer com que os funcionários saibam que você valoriza as ideias e sugestões deles é reservar espaço e tempo para que o compartilhamento de ideias aconteça. Isso poderia ocorrer por meio de sessões regulares para troca de ideias, por exemplo, workshops trimestrais, eventos externos, dias de hack, além da criação de canais sempre ativos para intercâmbio de ideias, como um grupo ou tópico na sua plataforma interna de mensagens instantâneas ou em um quadro branco em espaço compartilhado.

• Ouça os funcionários

  Ouvir os funcionários é uma tendência crescente na ciência de pessoas e RH. Consiste na coleta regular de feedback dos funcionários para criar uma visão geral baseada em dados de como eles pensam e se sentem em relação ao emprego. Isso também oferece benefícios mensuráveis a quem o utiliza, pois pode ajudar a orientar a tomada de decisões e indicar onde os empregadores podem agir para evitar problemas ou reter funcionários em risco de saída.

  Em um estudo de 2021, 45% das empresas afirmaram que ouvir os funcionários é uma das principais áreas na qual a análise de pessoas está agregando valor. Isso pode ser realizado por meio de pesquisas, SMS, grupos focais internos, mensagens de voz, mensagens instantâneas e outros canais.

• Não esconda as notícias ruins

  A comunicação aberta entre a liderança e a empresa em geral é fácil e gratificante quando as coisas vão bem, mas pode ficar mais difícil quando há problemas. Como muitas empresas aprenderam durante a pandemia, confiança e honestidade entre uma empresa e seus funcionários é algo especialmente importante durante uma crise.

  Ser capaz de falar sobre problemas e as medidas tomadas para resolvê-los evitará que rumores, incertezas e ansiedade se espalhem. Isso pode até abrir o caminho para sugestões inovadoras dos funcionários que ajudem a solucionar a problema.

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