Você acha que sua empresa faz um bom trabalho na integração de funcionários? A Gallup descobriu que apenas 12% das empresas afirmam que sim, provando que muitas precisam melhorar.

Se o processo de integração para novos funcionários não for bom, ele poderá afetar sua organização de diversas formas. Os funcionários são menos propensos a se sentirem motivados e podem não saber como realizar seu trabalho devidamente, gerando uma rotatividade maior e mais onerosa. O custo médio para a substituição fica entre 16% e 20% do salário de um funcionário. É amplamente relatado que até 20% da rotatividade acontecem nos primeiros 45 dias com a uma empresa.

Contudo, quando o processo é feito adequadamente, a organização se beneficia. A Forbes relata que 50% dos recém-contratados se esforçariam mais pelas suas empresas se sentissem que a experiência de integração tivesse sido bem-sucedida.

O que é integração de funcionários?

O processo de integração é como as novas contratações são integradas em uma organização. Não é apenas mostrar o escritório aos recém-contratados e preencher papelada. Pelo contrário, é uma introdução completa à organização, à sua cultura e ao seu pessoal. De acordo com a SHRM, esse processo pode durar até 12 meses.

Além de dar às novas contratações uma orientação detalhada, a integração pode fornecer a base para um senso de pertencimento no trabalho desde o início, o que melhorará a experiência dos funcionários na sua empresa.

Criação de um plano de integração

Etapas do processo de integração

1. Faça a pré-integração dos funcionários

Uma boa experiência de integração começa antes mesmo da pessoa recém-contratada começar a trabalhar.

Ao fazer a pré-integração dos funcionários, você os anima para o novo trabalho e os mantém engajados até a data de início oficial. Esse é o melhor momento para responder a perguntas ou esclarecer dúvidas que eles podem ter e mostrar que a cultura da sua empresa é amigável.

Durante essa primeira etapa, você também pode garantir que qualquer papelada e documentos importantes sejam enviados para a pessoa recém-contratada para que ela possa ler e conhecer mais sobre o cargo que desempenhará e a empresa.

2. Crie um pacote de boas-vindas

Mostre às pessoas recém-contratadas o quanto você as aprecia.

Reúna um pacote de boas-vindas generoso para o primeiro dia das pessoas. Se elas trabalharem remotamente, envie-o para o endereço delas e inclua coisas das quais elas gostarão. É impossível errar com doces, uma garrafa de água de marca e um caderno. Contudo, tente mostrar a cultura da empresa no pacote de boas-vindas. Não se esqueça: a primeira impressão é a que conta.

3. Envolva outras pessoas

Não é apenas responsabilidade dos gerentes criar uma experiência de integração positiva para os funcionários. Outros funcionários devem ser incentivados a se envolver com o processo de integração, seja ao se tornar colegas ou ao apresentar o escritório aos recém-contratados. Pergunta aos funcionários se eles desejam participar e atribua funções a eles.

Dependendo do tamanho da empresa, os recém-contratados provavelmente terão muitos rostos e nomes para memorizar. Por isso, dê a alguém a tarefa de criar uma "árvore genealógica" da empresa com os cargos, os nomes e uma breve descrição das pessoas (se isso ainda não existir na intranet da sua empresa ou no diretório de pessoas).

Garanta que outros funcionários, gerentes, supervisores e líderes sênior entendam o processo de integração e saibam como podem ajudar.

4. Faça reuniões frequentes de acompanhamento

O processo de integração deve ser um processo constante. Faça reuniões frequentes de acompanhamento com os recém-contratados para saber como eles estão e se eles têm dúvidas. Se o tempo estiver curto, organize para que eles conversem com outros membros da equipe.

Reserve tempo nas duas agendas. Isso pode se tornar algo semanal ou quinzenal para um acompanhamento. Essas reuniões mostrarão ao funcionário que você deseja que ele se expresse e pode ajudar a criar um relacionamento profissional mais forte.

5. Compartilhe e defina metas

Compartilhe as metas e objetivos da empresa para que os recém-contratados entendam melhor o que você está tentando alcançar. Depois de compartilhar as metas da empresa, defina metas específicas para eles.

Dar às pessoas objetivos claros a serem alcançados e fornecer feedbacks regulares e produtivos faz com que os novos funcionários se sintam valorizados e motivados. Isso os faz sentir como se fossem parte essencial do sucesso da organização.

Isso é fundamental para o sucesso no curto e longo prazo de indivíduos e empresas.

6. Faça uma nova integração quando precisar

Se uma pessoa tiver se ausentado por um longo período, devido a doenças ou períodos sabáticos, reserve um tempo para integrá-la novamente. Ajude-a a ficar a par dos novos projetos e de qualquer mudança na empresa. Dessa forma, você poderá engajar novamente e retomar a produtividade mais rapidamente.

7. Personalize a experiência

Cada recém-contratado é um indivíduo. Assim também deve ser a experiência de integração. Cada procedimento deve ser único, empolgante e, acima de tudo, relevante. Etapas simples para isso incluem atribuir mentores aos novos contratados, ajudando a construir um relacionamento com os funcionários e a desenvolver planos profissionais.

Atualização do plano de integração

Depois de implementar o processo de integração, você precisará atualizá-lo regularmente para garantir que atenda a todos os requisitos. Você pode fazer uma avaliação do clima organizacional para saber se as pessoas estão satisfeitas com o processo. Pelo menos uma vez a cada três anos, reavalie o processo por completo e altere-o para mantê-lo atualizado.

Seja qual for o método, o principal ponto a ser lembrado sobre a integração é manter tudo o mais simples e envolvente possível. Você não terá uma segunda chance de causar uma boa primeira impressão.