Intranets modernas: o que são e por que você precisa de uma?
Intranets modernas podem ser uma ótima maneira de manter as pessoas conectadas e engajadas. Elas também podem ser úteis como repositório para as informações da empresa. Aqui, analisamos o que são as intranets, como funcionam e exploramos como elas podem evoluir em um futuro do trabalho que será aberto por padrão.
Qual é a diferença entre uma intranet e um site?
As intranets são redes privadas configuradas por organizações e atuam como um portal para compartilhar boas práticas e informações internas importantes. Os melhores exemplos também permitem que funcionários colaborem e trabalhem juntos de forma mais eficaz. Geralmente, as intranets são parte site e parte plataforma de colaboração. Elas estão separadas da internet mais ampla por firewalls.
Qual conteúdo deve estar em uma intranet?
Cada organização é diferente, então há muita variação. Mas uma intranet pode incluir:
- notícias e avisos da empresa
- discussões e fóruns
- documentos importantes da empresa
- blogs
- procedimentos e políticas do RH
- formulários da empresa
- diretórios de funcionários
- recursos que automatizam tarefas como declaração de despesas, reserva de licenças e salas de reuniões e solicitações de serviços de TI
Uma intranet moderna também provavelmente apresentará algum grau de personalização, bem como ferramentas para mensagens e comentários.
As intranets não devem existir apenas para armazenar informações ou permitir que a gestão repasse mensagens de cima para baixo
Não existe uma abordagem única quando se trata de uma intranet. Cada vez mais, as organizações personalizam as suas intranets e as integram com vários outros apps e ferramentas comerciais que usam.
Qual deve ser o tamanho de uma organização para ter uma intranet?
Normalmente, as intranets são usadas principalmente por organizações maiores. Contudo, com a demanda para acesso instantâneo a informações, maior trabalho remoto e simplicidade relativa de configurar uma intranet moderna usando serviços baseados em nuvem, isso pode estar mudando.
O Nielsen Norman Group (NNG) afirma que, embora organizações com menos de mil funcionários normalmente não criem intranets, essas redes podem beneficiar até mesmo empresas muito menores. Principalmente aquelas em que os funcionários estão espalhados em diferentes localizações.
O NNG também aponta que os sistemas de armazenamento de arquivos e mensagens podem ser rapidamente superados, tornando a intranet uma boa solução para armazenar informações centralmente, mesmo para empresas menores.
Qual é a diferença entre uma intranet e uma extranet?
As extranets ampliam o acesso a intranets (ou a áreas delas) para as pessoas que não são funcionários da organização. Normalmente, eles são outras empresas, fornecedores, parceiros ou clientes.
Qual é o futuro da intranet?
As intranets não devem existir apenas para armazenar informações ou permitir que a gestão repasse mensagens de cima para baixo. As intranets modernas devem ser uma maneira de as pessoas se comunicarem, colaborarem e compartilharem ideias. É aí que as ferramentas de comunicação entram.
Plataformas modernas como o Workplace from Meta podem se integrar à sua intranet para aprimorar os recursos dela. O Workplace pode ser usado juntamente com outras ferramentas que as pessoas usam todos os dias para permitir comentários e reações nos comunicados da empresa. Ele permite discussões em grupos públicos ou privados sobre projetos específicos.
Uma solução digital pode ser melhor do que criar uma intranet do zero
O Feed de Notícias personalizado de uma empresa exibirá as informações relevantes para as pessoas. Dessa maneira, você poderá garantir que as suas mensagens mais importantes alcancem o público certo. Essa opção pode ser uma solução melhor para algumas organizações e pode, inclusive, eliminar a necessidade de uma intranet.
Minha organização precisa de uma intranet?
Independentemente do tamanho da sua organização, você pode se beneficiar de uma intranet. Ela pode ajudar organizações com alta rotatividade de funcionários ou com muitos funcionários prestes a se aposentar. Repositórios centrais podem ajudar a manter e a armazenar o conhecimento para que ele não se perca quando alguém deixar a organização.
Plataformas como o Workplace podem dar a você acesso a um repositório dinâmico, compartilhável e protegido em que é possível fazer pesquisas
Contudo, se você ainda não tiver uma intranet, uma solução digital pode ser melhor do que criar uma intranet do zero. Plataformas como o Workplace podem dar a você acesso a um repositório dinâmico, compartilhável e protegido em que é possível fazer pesquisas. Elas oferecem uma abordagem voltada para dispositivos móveis e permite que as pessoas acessem e compartilhem as informações de que precisam onde quer que estejam.
Em um mundo de trabalho que será aberto por padrão, isso é útil principalmente para empresas que não dispõem do recurso dedicado para criar, monitorar e manter uma intranet. E também para as organizações que precisam que os funcionários acessem informações por trás de um firewall dos seus próprios dispositivos.
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