Como aumentar a produtividade dos funcionários

Como é possível criar um ambiente em que as pessoas podem produzir mais? A produtividade dos funcionários é um tópico que recebe cada vez mais atenção graças ao nosso conhecimento em evolução sobre a psicologia do espaço de trabalho, bem como ao acesso a novas ferramentas e tecnologias. Veja como definir, mensurar e aumentar a produtividade no mundo do trabalho híbrido.

PRODUTIVIDADE | 6 MINUTOS DE LEITURA
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O que é produtividade dos funcionários?

O que é produtividade dos funcionários?

A produtividade de uma pessoa é a quantidade de trabalho que ela consegue realizar em um determinado espaço de tempo. É uma mensuração simples, mas os fatores que a influenciam são variados e complexos. Eles vão desde as ferramentas que as pessoas usam até a forma como a organização cria um ambiente que impulsiona sucesso.

Sempre haverá uma variação natural entre a produtividade dos indivíduos. Isso não é necessariamente algo ruim. Afinal de contas, o funcionário que passa muito tempo em um trabalho excelente é tão valioso quanto aquele que pode criar grandes volumes em pouco tempo. A pessoa que resolve problemas em um armazém estabelecerá um ritmo diferente de trabalho e terá metas diferentes de alguém que trabalha em um escritório.

As empresas podem mensurar a produtividade geral no nível da empresa ou da equipe, assim como analisar a taxa de produção de cada funcionário. Trabalhar em uma escala mais larga pode ajudar os líderes empresariais a conferir se têm a mistura certa de pessoas na equipe.

Como mensurar a produtividade dos funcionários?

Como mensurar a produtividade dos funcionários?

De acordo com algumas pesquisas, o trabalhador comum é produtivo por apenas três horas a cada oito. Mas como você define produtividade depende das métricas e métodos que usa.

Como falamos anteriormente quando debatemos o gerenciamento da produtividade, a mensuração clássica é uma equação simples:

  • Produtividade = produção (volume criado) ÷ investimento (recursos e horas)

Esse é o cálculo base. Mas, com o tempo, mensurar a produtividade, especialmente a produtividade individual ou pessoal, se tornou mais sofisticado. Algumas mensurações de produtividade vão além das produções e investimentos e avaliam a qualidade do produto e os custos financeiros envolvidos.

Mensurações de eficiência e eficácia

Mensurações de eficiência e eficácia

É possível acompanhar a produtividade em termos de eficiência, por exemplo, em quanto tempo o trabalho é realizado.

Mas o que acontece se a eficiência é alta, mas a qualidade é baixa? As mensurações de produtividade levando em conta a eficácia tentam abordar essa questão ao criar padrões de qualidade.

Por exemplo, em uma central de contato, a produtividade do funcionário pode ser mensurada pelo número de ligações em que o cliente classificou o nível de serviço como sete ou acima em uma escala de dez pontos. Esse tipo de mensuração fornece mais informações do que apenas a mensuração de eficiência. Contudo, ela depende da quantificação da qualidade, e isso nem sempre é possível.

Algumas mensurações de produtividade analisam o investimento financeiro que foi alocado para os resultados, e não apenas o tempo do funcionário. Por exemplo, o Funcionário A pode ter se tornado muito eficaz e eficiente devido ao treinamento intensivo do empregador. Em contrapartida, o Funcionário B já dispunha das mesmas competências quando o empregador o contratou. Se incluirmos os custos financeiros, uma organização pode classificar a produtividade do Funcionário B como sendo maior.

À medida que as organizações refletem sobre recrutamento ou treinamento no novo mundo do trabalho, a capacidade de fazer mensurações como essa pode ter um significado maior. O que custa mais: treinar pessoas ou contratar aquelas com as habilidades certas? O que oferece maior custo-benefício: "comprar" produtividade ou criá-la internamente?

Mensurações subjetivas e objetivas

Mensurações subjetivas e objetivas

Quando a produção é algo tangível, como o número de chamadas realizadas ou clientes atendidos, é possível mensurar a produtividade contando o resultado. Essa mensuração de produtividade é objetiva.

Mas quando você mensura a produtividade de pessoas que trabalham com conhecimento ou criatividade, definir um investimento de maneira quantificável é muito mais complexo. Nesses casos, as equipes podem usar mensurações subjetivas ou autorrelatadas, normalmente por meio de questionários para o funcionário. Embora seja menos precisa do que a mensuração objetiva, as pesquisas mostram que a produtividade autorrelatada se correlaciona a mensurações objetivas.

Referência da produtividade dos funcionários

Referência da produtividade dos funcionários

A mensuração da produtividade só é significativa se você sabe o que está buscando. Criar referências para os níveis de produtividade significa que você sabe o que é sucesso e quando o está atingindo ou ficando para trás. Definir uma referência de produtividade dependerá do seu setor e do tipo de trabalho que os funcionários realizam. É provável que você selecione e redefina as suas referências de produtividade com o tempo conforme aprende mais sobre o desempenho da sua empresa.

Relatórios de produtividade dos funcionários

Relatórios de produtividade dos funcionários

Um relatório de produtividade é um documento ou painel que mostra a produção de um indivíduo ou de uma equipe por hora, dia ou semana. Ele pode ser feito manualmente, com um sistema de planilha ou gráfico, ou usando as ferramentas de software que automatizam um pouco do trabalho.

Os relatórios de produtividade dos funcionários ajudam você a ter uma visão mais ampla. Com o tempo, é possível identificar padrões e tendências na produtividade da sua equipe. Ela pode concluir mais tarefas no meio da semana do que nas manhãs de segunda-feira, por exemplo. Também é possível ver como a produtividade dos diferentes membros da equipe diminui e flui e como o investimento de cada um difere.

As organizações podem basear os relatórios de produtividade em dados subjetivos (como os funcionários anotarem horários e tarefas em uma planilha) ou dados operacionais objetivos (como receita e volumes).

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O que afeta a produtividade dos funcionários?

O que afeta a produtividade dos funcionários?

Nenhum funcionário é igual. Alguns são altamente produtivos. Outros levam mais tempo para concluir uma tarefa. Um dos motivos para a variação dos níveis de produtividade em uma equipe pode se resumir a personalidade, estilo de trabalho ou habilidade, coisas que nem sempre podemos controlar. Contudo, também há fatores que pode você aumentar ou diminuir para ajudar as pessoas a atingirem o potencial de produtividade.

Eles incluem:

Bem-estar do funcionário

Os membros da equipe são saudáveis e estão bem? Eles têm um bom equilíbrio entre vida profissional e pessoal? Sentem-se confortáveis e confiantes no trabalho? Têm acesso a suporte e aos ajustes de que precisam para necessidades como doenças, deficiências ou licença maternidade/paternidade?

Ferramentas de comunicação

As pessoas conseguem entrar em contato umas com as outras com facilidade? As ferramentas e os canais de comunicação empresarial que aproximam os membros da sua equipe são fáceis de usar, confiáveis e de alta qualidade? Uma pesquisa da McKinsey mostra que as tecnologias sociais melhoram a produtividade dos funcionários de conhecimento entre 20 e 25%.

Práticas de gerenciamento

O líder da equipe é engajado? Como isso afeta o engajamento dos funcionários? Ele é disponível e acessível? Como trabalha com os pontos fortes de cada indivíduo para ajudá-los a terem um bom desempenho e se desenvolverem? As organizações que querem que as equipes e gerentes tenham sucesso tentam ajudar as pessoas a se investirem emocionalmente no que estão fazendo e usarem os talentos ao máximo.

Equipamentos

Os funcionários têm as ferramentas certas para o trabalho? Eles são devidamente treinados em como usar essas ferramentas? O equipamento é intuitivo e de alta qualidade ou requer tempo e esforço extra para que o funcionário faça com que ele funcione como deveria?

Treinamento

Os funcionários sabem como realizar tarefas diárias e resolver desafios do dia a dia sem ter que parar e pedir ajuda? Eles recebem o nível certo de integração quando ingressam na empresa e treinamento contínuo para manter as habilidades atualizadas?

Como aumentar a produtividade dos funcionários?

Como aumentar a produtividade dos funcionários?

Já abordamos alguns desses pontos. Coisas como estilo de gerenciamento, treinamento, investimento da empresa em ferramentas e em ambientes de trabalho, tudo isso tem um papel na manutenção de produtividade das pessoas.

Mas o que fazer se os membros da sua equipe não forem tão produtivos quanto você espera, apesar de todos os elementos básicos existirem? Veja algumas ideias para ajudar você a desenvolver uma abordagem.

  • Incentivo e elogios

Use recompensas e não punições. Elogiar funcionários quando eles são produtivos fará com que se sintam bem e passa uma mensagem para toda a equipe de que você reconhece o trabalho árduo realizado e os ótimos resultados.

Tente e encontre maneiras de fornecer suporte e incentivo quando alguém estiver trabalhando em uma tarefa desafiadora. Isso fará com que os funcionários se lembrem que têm a sua confiança.

De acordo com um estudo da Harvard Business School, elogios motivam os funcionários ao fornecer uma reflexão do seu "melhor lado" e permitindo que eles reconheçam o valor e a importância do próprio trabalho.

  • Dê às pessoas um tempo para não fazer nada

Dar aos funcionários uma folga para torná-los mais produtivos pode parecer contraintuitivo, mas faz sentido se esse tempo der a eles uma chance de recarregar as energias. É verdade que não conseguimos dar o nosso melhor quando estamos esgotados. Algumas vezes, bastam as coisas simples. De acordo com uma pesquisa da Glassdoor, 66% dos trabalhadores dos Estados Unidos dizem que seriam funcionários melhores se dormissem melhor.

  • Defina o que você quer

Sabe aquela expressão sobre dividir uma tarefa grande em partes menores para torná-la mais fácil? Ela se aplica aqui. Embora possa parecer óbvio, os membros da equipe podem não entender completamente as expectativas para o trabalho que eles desempenham. Você precisa especificar o básico.

Garanta que o funcionário entenda o que você precisa que ele faça e como. Deixe claro que ele pode fazer perguntas se não tiver certeza de algo para obter uma resposta útil. Ao trabalhar com o funcionário, defina metas de longo e curto prazo que você quer que ele atinja e confira se ele entendeu as etapas que precisará seguir para isso.

  • Crie (um pouco de) competição

Somos animais racionais e gostamos de fazer parte do grupo. Também queremos competir dentro desse grupo e ser os melhores. Adicionar uma concorrência amistosa, juntamente com as devidas recompensas, pode ajudar a motivar um funcionário com baixa produtividade que se sente desconectado do trabalho.

No entanto, é necessário usar bom senso. De acordo com os pesquisadores Po Bronson e Ashley Merryman, 50% dos funcionários prosperam em competições no local de trabalho, 25% se desmotivam e 25% são neutros.

  • Incentive

Vincular recompensas e benefícios à produção é uma estratégia em que muitas empresas confiam. Mas, analisando de perto, a forma como o programa de incentivo é implementado é fundamental para o sucesso ou o fracasso da sua eficácia.

Nos anos 90, Alfie Kohn explicou como incentivos podem influenciar o nosso comportamento em curto prazo, mas não fornecem uma motivação verdadeira no longo prazo. Essa é uma análise que ele ainda está explorando mais de 25 anos depois. Para serem eficazes, os incentivos precisam se alinhar a um programa de engajamento do funcionário mais amplo que ajuda a garantir que os funcionários estejam engajados, sejam valorizados e ouvidos, bem como recompensados.

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