Comunicação empresarial explicada

Descubra o que é comunicação empresarial como você pode melhorá-la. Dê uma olhada nessas dicas fáceis de seguir.

COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL | 9 MINUTOS DE LEITURA
business communication - Workplace from Meta

Comunicação empresarial explicada

Sua empresa e seus funcionários dependem do compartilhamento bem-sucedido de informações. No entanto, 66% das empresas não têm um plano de longo prazo para sua comunicação empresarial. Por que isso é um erro grave? Quais são os desafios de comunicação mais comuns, e como você pode evitá-los?

Facilite o trabalho com Workplace

Desde informar a todos sobre o seu retorno ao escritório até a adoção do trabalho híbrido, o Workplace torna o trabalho mais simples.

O que é comunicação empresarial?

O que é comunicação empresarial?

A comunicação importa. Em todas as áreas de nossas vidas, temos uma necessidade fundamental de compartilhar e receber informações. Sem uma comunicação eficaz não podemos nos fazer ouvir, nos conectar com nossos pares e, finalmente, alcançar nossos objetivos. Isso é particularmente importante no local de trabalho, onde a cooperação determina o sucesso de indivíduos, equipes ou até mesmo de um negócio inteiro.

É isso que queremos dizer com "comunicação empresarial": sua capacidade de se comunicar com todos os outros membros de sua organização, e a capacidade de eles se comunicarem uns com os outros.

É um conceito simples, mas que tem um impacto significativo na saúde do seu negócio. A comunicação empresarial sustenta quase todos os aspectos do seu dia-a-dia de operações. Da liderança ao treinamento de pessoal, da colaboração entre projetos à gestão de recursos, há poucas atividades que não contam com o compartilhamento bem-sucedido de informações e ideias.

A importância fazer isto da forma certa é clara, mas pesquisas apontam que há um valor agregado ainda maior. Estudos sugerem que organizações com uma comunicação comercial eficaz são mais rentáveis, mais produtivas e desfrutam de maior retenção de funcionários. Apesar disso, a maioria das empresas ainda fica devendo quando se trata de criar estratégias para sua comunicação interna. Enquanto 70% criam campanhas e iniciativas específicas, apenas um terço (33%) tem uma estratégia de longo prazo para comunicação interna.

Isto é um erro. Para entender isso, vale a pena explorar porque cada empresa deve se preocupar com sua comunicação empresarial.

Por que você deve se preocupar com a comunicação empresarial

Por que você deve se preocupar com a comunicação empresarial

Comunicação ajuda os trabalhadores a atender sua necessidade de se conectar

Em meados do século XX, o psicólogo Abraham Maslow publicou seu artigo acadêmico A Theory of Human Motivation (Teoria da Motivação Humana). Dentro disso, ele revelou sua agora famosa Hierarquia de Necessidades. É um diagrama em forma de pirâmide que organiza as necessidades humanas em uma progressão ascendente desde as necessidades básicas - aquelas que precisamos para sobreviver - até nossas necessidades psicológicas, e finalmente, aquelas que alimentam nosso senso de realização.

A Hierarquia de Maslow afirma que uma vez que os seres humanos tenham atendido suas necessidades fisiológicas básicas (comida, água, calor e descanso) e estejam em uma posição de segurança, um senso de pertencimento é a próxima coisa que mais valorizamos. O desejo de se conectar com nossos pares é um elemento essencial do nosso bem-estar cotidiano.

Relacionado

Descubra as últimas atualizações de clientes e parceiros na Workplace Newsroom

Learn More

E isso não é apenas uma teoria: pesquisas mais recentes encontraram evidências físicas que provam que Maslov estava certo. Exames da atividade cerebral humana mostram que sempre que não estamos ocupados com uma tarefa ativa o nosso cérebro pensa em outras pessoas e o que está acontecendo em suas cabeças: seus pensamentos, emoções e objetivos.

"Um local de trabalho com uma boa comunicação empresarial é mais propenso a fazer os funcionários felizes"

Em suma, os seres humanos são voltados à conexão social — e, desnecessário dizer, a comunicação é a força vital da conexão. Nossas relações interpessoais dependem da troca de informações; em uma escala maior, o compartilhamento de metas e valores é o que nos faz sentir parte de coisas que são maiores do que nós mesmos. E isso é tão aplicável às nossas vidas de trabalho quanto aos nossos anseios pessoais.

E o que isso tudo significa para os líderes empresariais? Seus empregados têm que ser capazes de se comunicar. Se eles não conseguem por alguma razão - não têm a ferramenta ou fórum certo, ou eles não se sentem capacitados a falar - então suas necessidades básicas não estão sendo atendidas. Eles provavelmente estão infelizes - e isso é algo com o qual você deve se importar. Não apenas por causa da decência humana, mas também porque trabalhadores infelizes são menos produtivos e mais propensos a abandonar seus empregos.

Por outro lado, o contrário também é verdade: um local de trabalho com uma boa comunicação empresarial é mais propenso a fazer os funcionários felizes, o que leva a uma maior produtividade.

Resumindo: um investimento em tecnologia de comunicação é um investimento em seu pessoal.

Trabalhadores engajados são os melhores

Como já vimos, manter bons canais de comunicação e criar uma cultura para apoiá-los é fundamental para o bem-estar da sua força de trabalho. Mas se isso não for um incentivo forte o suficiente para você, considere isso: quando você “acertar” a sua comunicação empresarial, seus funcionários estarão mais engajados com seu trabalho e com a empresa como um todo.

E, uma e outra vez, pesquisas mostraram que trabalhadores engajados também são melhores para o seu resultado.

O relatório Q12 da Gallup é uma das inúmeras publicações que sustentam essa ideia. "Este estudo confirma o que a Gallup viu com meta-análises anteriores", disse o instituto de pesquisa. " O engajamento dos funcionários afeta consistentemente os principais resultados de desempenho, independentemente do tipo de indústria da organização."

Uma pesquisa do MIT também descobriu que os funcionários mais engajados são mais informados sobre sua empresa e têm uma comunicação mais direta com seus gestores. Mas, na maioria das empresas, apenas uma pequena fração da força de trabalho está totalmente engajada. Cerca de 50% dos funcionários não têm um claro entendimento sobre a direção do negócio, enquanto 84% dizem que não recebem informações suficientes de seus líderes.

A perspectiva de conseguir engajar totalmente a sua força de trabalho pode parecer assustadora ou irrealista, mas, como veremos, novas tecnologias podem fornecer uma ajuda significativa. E é um objetivo que vale a pena perseguir. Quando seus funcionários têm total visibilidade da missão da empresa, e você os capacitou a participar da conversa em todos os níveis, eles se tornam pessoalmente investidos no negócio.

Esse senso de propriedade coletiva entre a força de trabalho é algo que toda empresa pode alcançar, mas isso requer uma cultura de comunicação interna forte, apoiada pelas ferramentas e canais certos. Embora possa levar tempo e dinheiro para estabelecer essa cultura, as oportunidades oferecidas fornecem uma forte motivação para o investimento.

Assim como as armadilhas que podem surgir se você negligenciar esta área do seu negócio.

Quando você erra, toda a organização sofre

Como a boa comunicação é a base de tantos aspectos dos negócios modernos, os problemas podem se tornar uma bola de neve quando ela não funciona. Se um funcionário tem um problema que o impede de compartilhar ou receber as informações de que precisa, tal problema acaba se espalhando muito além daquele trabalhador solitário. Isso impacta a todos que dependem desse indivíduo e, por sua vez, potencialmente, todas as pessoas que dependem deles.

Em suma, quando sua força de trabalho não consegue se comunicar corretamente, a empresa deixa de funcionar como deveria – e isso pode custar bem caro. Uma pesquisa recente entre 400 corporações concluiu que problemas de comunicação lhes custaram bilhões em um único ano.

Embora um número de fatores possa contribuir para problemas de comunicação, uma das causas mais comuns é a falta de investimento nas ferramentas e nos canais certos. Mais de um terço dos trabalhadores em todo o mundo acredita que a tecnologia e os processos desatualizados estão tornando seus trabalhos mais difíceis do que deveriam ser. Os funcionários da “linha de frente” são ainda mais propensos a manter essa opinião — o que não é surpreendente, quando você considera que a maioria da comunicação de linha de frente ainda depende de lápis e papel.

Por mais tentador que seja "fazer acontecer" com tecnologia desatualizada, o custo da ineficiência supera em muito as economias de curto prazo. Poucas empresas considerariam usar canais antigos para suas comunicações externas — contando apenas com anúncios de rádio e folhetos de papel para seus esforços de marketing, por exemplo. Esta é uma área onde é essencial manter o ritmo e explorar as plataformas mais recentes à sua disposição. Por que sua comunicação interna deveria ser diferente?

E, independentemente de você se manter atualizado com as últimas tecnologias de comunicação, os membros mais jovens de sua força de trabalho certamente o farão.

A Geração Z espera que você se importe com a comunicação empresarial

A maioria das estimativas prevê que a Generation Z agora represente algo entre um quarto e um terço da força de trabalho global. Independentemente do número exato, é claro que essa demografia jovem será responsável por uma proporção crescente de seus funcionários na próxima década. Se você quer atrair os melhores talentos desta geração, você precisará atender às suas expectativas de um local de trabalho moderno.

A mais óbvia dessas expectativas é a demanda pelas mais recentes ferramentas e plataformas. A ligação entre tecnologia e Geração Z é tão comumente citada que é quase um clichê, mas as pesquisas certamente apoiam tal conexão.

Uma pesquisa global recente descobriu que 80% dos entrevistados da Geração Z querem trabalhar com tecnologias de ponta, e a mesma porcentagem acreditava que a tecnologia contribuiria para um local de trabalho mais justo. Aliás, a Geração Z não é a única com essa opinião. Os millennials também são propensos a ver isso como um fator-chave na escolha de um emprego, o que destaca ainda mais a importância de investir nessa área.

Mas, embora seus funcionários mais jovens certamente esperem que seu local de trabalho corresponda - ou até exceda - a tecnologia que eles usam em suas vidas pessoais, isso só conta parte da história. Porque a Geração Z também é definida por sua ênfase nos valores humanos.

Com todo o seu amor pela tecnologia, a esmagadora maioria dos trabalhadores da Geração Z se preocupa profundamente com o "elemento humano" em seus trabalhos. Eles querem trabalhar com colegas que os desafiam e motivam, que estão abertos à colaboração e ao pensamento coletivo, e estejam disponíveis quando for preciso pedir ajuda. De fato, "apoio da liderança " e "relacionamentos positivos no trabalho" são os dois mais desejados atributos em um novo trabalho em potencial.

Os líderes empresariais devem adotar uma abordagem holística para a comunicação empresarial. Adotar as ferramentas certas é uma parte importante do processo, mas isso deve ter por trás uma estratégia que crie a cultura certa — onde as pessoas são encorajadas a falar e ouvir.

Agora você deve entender por que é essencial ter um plano de longo prazo para a comunicação empresarial — e por que os 67% das empresas que ainda não entendem isto estão correndo um sério risco. Talvez a melhor maneira de começar é examinando as sete formas mais comuns de comunicação empresarial.

Quais são as formas mais comuns de comunicação empresarial?

Há sete formas distintas de comunicação. A grande diferença entre elas é o tipo de informação que as pessoas estão compartilhando, o tempo de compartilhamento e a direção que as informações seguem à medida que se move através de sua empresa.

Como você verá, há um grau de sobreposição entre elas - mas, por enquanto, é útil discuti-las como entidades separadas. Começaremos explorando as diferentes direções em que as informações podem ser comunicadas.

Comunicação empresarial “top down”

A comunicação “top down”, de cima para baixo, é tradicionalmente associada à liderança. É uma característica encontrada nas hierarquias sociais - situações em que há um grupo de pessoas com uma pessoa (ou várias) no comando.

Quando os líderes querem se comunicar com o resto de sua equipe, departamento, ou talvez até mesmo com toda a empresa, a informação é passada através da cadeia de gestão até que, em teoria, chega a todos.

A força da comunicação “top down” é permitir que os líderes controlem rigorosamente a disseminação de informações, adaptando detalhes para o público em cada etapa. Por exemplo, quando um CEO deseja implementar uma mudança de política, os fatos básicos são os mesmos para toda a empresa. No entanto, a cada etapa, novas informações ou instruções mais detalhadas podem ser adicionadas para ajudar os funcionários a implementar tal política.

Tal estrutura, claro, também traz riscos. A cadeia é tão forte quanto seu elo mais fraco: se uma pessoa não transmitir informações com precisão, seu erro é passado para todos os outros. Quando alguém vê o erro, a informação errada já está disseminada.

Para as empresas, a comunicação top down é essencial. Permite que os líderes compartilhem sua visão para a empresa, estabeleçam agendas e tenham um impacto direto em toda a força de trabalho. Mas também se baseia em uma suposição questionável: o CEO é o “rei” da informação - e geralmente acaba fazendo valer a sua versão. No fundo, a comunicação de cima para baixo decorre da ideia de que os líderes falam enquanto outros ouvem.

Hoje, vemos uma mudança de atitudes. Estamos começando a entender que a liderança está ouvindo. E isso significa que os executivos precisam prestar atenção às informações que vêm da sua organização.

Comunicação empresarial “bottom-up”

De baixo para cima, “bottom-up”, é o oposto da comunicação de cima para baixo. Aqui as informações partem dos degraus mais baixos da escada corporativa e se movem para cima, com a liderança sendo a última na fila para recebê-la.

Mais uma vez, o sucesso da comunicação é determinado pela confiabilidade das pessoas em cada passo da cadeia. Como veremos abaixo, há dois problemas aqui. Em primeiro lugar, a maioria dos líderes empresariais não acredita que eles “precisam” ouvir sua linha de frente, incentivando as pessoas a tocar em temas sensíveis. Segundo - mesmo que os líderes se disponham a “escutar”, os funcionários normalmente não têm as ferramentas que facilitam a passagem de informações até os gestores.

Apesar desses obstáculos, a comunicação de baixo para cima pode e deve desempenhar um papel integral em seu negócio. Todos na sua empresa têm uma perspectiva diferente. Criar linhas de comunicação abertas com sua equipe trará informações valiosas sobre diversos pontos - desde o que seus clientes estão pensando até a eficiência de seus processos de fabricação.

E, como já discutimos, quando você dá voz aos seus trabalhadores, isso os faz sentir conectados ao negócio — o que é bom para eles e bom para o seu resultado.

Comunicação lateral

Também conhecida como comunicação horizontal, esta é a forma mais comum de troca de informações. A comunicação lateral ocorre entre pessoas no mesmo nível: é o que acontece quando os membros da equipe falam sobre um projeto em que estão trabalhando ou quando os gerentes das lojas compartilham entre si as melhores práticas.

A comunicação lateral pode se desdobrar em quase qualquer meio que você possa pensar. Os fatores críticos aqui são que seus funcionários possam acessar os canais que melhor se adequam às suas necessidades de trabalho, e depois adotá-las universalmente.

Em resumo, o que importa é engajar. Assim, embora muitas plataformas suportem comunicação lateral, é importante garantir que você não esteja usando muitas delas - menos canais significam menos dispersão, o que, por sua vez, torna mais fácil mirar a captação em toda a empresa. Afinal, não adianta treinar um único departamento em uma ferramenta poderosa se ninguém mais no negócio sabe como usá-lo.

Comunicação empresarial síncrona e assíncrona

As formas de comunicação “de cima para baixo”, “de baixo para cima” e “lateral” descrevem a direção que as informações seguem à medida que fluem através de sua organização. As quatro formas de comunicação restantes estão todas relacionadas com velocidade e tempo.

Como seus nomes sugerem, comunicação síncrona e assíncrona existem em oposição direta uma à outra. Na comunicação síncroca, as informações são compartilhadas para frente e para trás com imediatismo: uma pessoa diz algo e, então, o destinatário responde assim que processa o que leu ou ouviu.

A fala é a forma mais óbvia de comunicação síncrona, mas as ferramentas de mensagens instantâneas também se enquadram nessa categoria. Quando você envia uma mensagem a alguém em um aplicativo de bate-papo, você normalmente espera obter uma resposta de volta muito rapidamente. Se o destinatário demorar muito para responder, a frustração se instala — você provavelmente tentará outro meio de contatá-lo ou acaba indo falar com outra pessoa.

Com canais de comunicação assíncronos, há um entendimento de que haverá uma lacuna entre a mensagem inicial e qualquer resposta. Cartas são o meio clássico da comunicação assíncrona, mas o e-mail é o exemplo mais relevante nos escritórios de hoje em dia.

O importante a saber sobre canais síncronos e assíncronos é que 0 seu negócio precisa de ambos. A comunicação síncrona permite compartilhar informações em velocidade; a comunicação assíncrona garante que as informações estarão lá quando o destinatário precisar dela.

Se você tentar usar ferramentas assíncronas para comunicação síncrona — ou vice-versa — surgem problemas. Vamos explorar isso mais adiante na próxima seção deste artigo.

Comunicação empresarial estática e dinâmica

A comunicação estática descreve qualquer informação projetada para permanecer consistente ao longo do tempo. A comunicação dinâmica engloba as informações que as pessoas estão atualizando continuamente.

A melhor maneira de entender a comunicação estática - às vezes conhecida como comunicação "fria" - é que ela é permanente. Pense em manuais de funcionários, políticas de RH ou páginas de suporte técnico. Essas são coisas que tendem a estar na intranet da empresa: você provavelmente não vai procurá-las todos os dias, mas espera que elas estejam disponíveis nas raras ocasiões em que os funcionários precisam delas.

Em contraste, a comunicação dinâmica engloba informações que os destinatários podem alterar ou atualizar. O objetivo da comunicação dinâmica é que múltiplos indivíduos alterem as informações coletivamente. As ferramentas de colaboração digital tornaram a comunicação dinâmica um elemento central do ambiente de trabalho moderno, permitindo que equipes inteiras trabalhassem nos mesmos documentos ao mesmo tempo.

A comunicação estática faz um registro e fornece um ponto de referência. Comunicação dinâmica é toda voltada para colaboração.

Cada uma dessas formas de comunicação tem um papel diferente a desempenhar, e seus funcionários precisarão usá-las eficientemente se o seu negócio quiser florescer.

Em seguida, examinaremos alguns dos problemas de comunicação mais comuns que tendem a surgir, juntamente com suas soluções.

Desafios comuns na comunicação empresarial (e como resolvê-los)

Desafios comuns na comunicação empresarial (e como resolvê-los)

A comunicação não funciona bem em escala

Imagine um cenário onde você está com cinco colegas, e todos vocês estão participando da mesma conversa. Bom e direto, certo? Mas se outras oito pessoas aparecessem, seria significativamente mais complicado para todos se fazerem ouvir.

Agora imagine a mesma cena, mas com 50 pessoas tentando participar da mesma conversa. Caos absoluto.

Essa é a principal crítica aos canais de comunicação síncronos. Aplicativos de bate-papo, teleconferências e reuniões presenciais são todos projetados para trocas rápidas de informações, onde cada participante pode expressar suas opiniões. Quanto mais pessoas se juntam, mais “barulho” há — até que eventualmente o canal se torna inutilizável para todos.

A solução: o importante aqui é controlar a situação e limitar o excesso de ruído. A maneira mais óbvia de fazer isso é quebrar um grande grupo em vários grupos menores. Mas se todos têm que estar envolvidos na mesma conversa, estabeleça regras que determinam quem pode falar e quando. Por exemplo, nomear alguns participantes para atuarem como porta-vozes de seus pares, ou ter alguém atuando como mediador da conversa. Se você quiser que o público mais amplo permaneça diretamente envolvido, pode-se ter um tempo para uma sessão de Perguntas e Respostas.

Alternativamente, algo que pode ajudar é considerar um canal completamente diferente. Algumas plataformas de trabalho colaborativas facilitam comunicações síncronas em larga escala — permitindo que um CEO converse com toda a sua força de trabalho via streaming de vídeo, por exemplo. Mas se você está tentando enfiar 50 vozes na mesma conversa ao vivo, provavelmente é um sinal de que a conversa não deve ser ao vivo. Nesse caso, considere usar um método assíncrono.

The bottom line is that your organization needs the right mix of channels and clear guidelines on how and when people use them. With both of these elements in place, the limitations of synchronous communication will never be an issue.

Comunicação empresarial de baixo para cima é algo difícil de fazer bem-feito

Como falamos anteriormente, a ideia de que as empresas devem adotar a comunicação “de baixo para cima” é algo bastante recente. Isso significa que a maioria das empresas não está preparada para fazê-lo da melhor forma: elas não têm os canais certos, seus líderes não acreditam nisso, e seus funcionários não têm convicção para falar.

Para as empresas que tentam ativamente promover a comunicação de baixo para cima, há menos práticas estabelecidas a seguir.

Se um CEO quer tornar-se mais acessível aos seus trabalhadores, como ele devem fazer isso? Dar o seu endereço de e-mail e correr o risco de ser inundado com mensagens que não pode responder? Talvez devesse apenas encorajar os funcionários a falar com seus gerentes, que daí então podem repassar seu feedback. Ou isso só reforça o senso de distância, e vai contra o espírito de "tornar-se acessível"?

A solução: a primeira coisa que você precisa é de um canal adequado, porque nem todos eles podem lidar com a comunicação de baixo para cima. Você precisa de um que permita que os líderes dêem declarações públicas de uma forma que incentive comentários.

As redes sociais corporativas são uma boa opção porque são pensadas para esse tipo de engajamento em massa. Em contraste, o e-mail é uma opção particularmente ruim - como nosso exemplo anterior deixa claro. Mesmo que o nosso hipotético CEO tenha oferecido seu endereço de e-mail, e tenha tempo para responder à enxurrada de mensagens, suas respostas seriam praticamente invisíveis para o resto da força de trabalho. E um dos principais pontos da comunicação “de baixo para cima” é que os líderes mostrem que estão ouvindo seus funcionários.

Independentemente da sua escolha de canais, o importante é promovê-los corretamente. Uma vez que eles estejam funcionando, é importante escolher bem quem serão os primeiros a usar o novo sistema. Essas pessoas serão um exemplo para os outros seguirem, então faz sentido escolher os mais aptos a começar o trabalho.

Como líder no negócio, você tem um papel ainda mais significativo a desempenhar quando se trata de ser modelo para o comportamento dos demais. Os executivos devem definir o tom, interagindo e respondendo a postagens e perguntas dos funcionários. Para o CEO isso pode significar apenas dar um “joinha” ou fazer um comentário eventual, mas os líderes de equipe devem ser mais ativos à medida que fazem sua presença ser percebida. Isso incentiva as pessoas a compartilharem suas opiniões e participarem da conversa.

Acima de tudo, não deixe de ouvir o feedback quando ele chegar - e deixe isso claro com algum tipo de resposta visível, para que seus trabalhadores possam ver que você está se envolvendo com o que eles têm a dizer. Sem isso, seus funcionários duvidarão de sua sinceridade, e você não criará uma cultura de comunicação de baixo para cima.

As pessoas preferem usar as ferramentas que conhecem

Há vários aspectos nesse ponto. O primeiro é algo que já falamos: expectativas dos funcionários.

Se sua tecnologia não for boa o suficiente, você vai lutar para atrair os melhores talentos, o que significa que você está perdendo uma vantagem competitiva. Enquanto isso, se sua tecnologia é ruim a ponto de ser inutilizável, seus funcionários existentes podem dispensá-la e começar a utilizar seus próprios aplicativos — o que, como sabemos, é uma grande dor de cabeça para a segurança de dados.

Outro problema é que os humanos são naturalmente resistentes à mudança. Sua preferência pelo familiar pode torná-los relutantes em adotar novas ferramentas e canais, mesmo que os antigos tenham falhas significativas. Isso é compreensível, de certa forma: é preciso tempo e esforço para aprender novos processos, e a maioria das pessoas prefere manter a cabeça baixa para que possam continuar com seu trabalho.

Se isso não for combatido, isso pode levar a situações em que indivíduos ou até equipes inteiras favorecem diferentes métodos de comunicação. Isso pode parecer improvável se a maioria de seus funcionários trabalha no mesmo prédio, mas se sua empresa opera em dezenas de locais diferentes em vários países é fácil entender como hábitos e procedimentos localizados podem começar a ganhar tração.

Se vários times da sua organização estão usando canais diferentes, é muito mais difícil para eles se comunicarem corretamente. Isso também prejudica seus esforços para criar uma abordagem unificada para a comunicação empresarial.

"Se você der às pessoas uma solução fácil e ajudá-las a ver os benefícios, elas serão mais rápidas em adotar a nova ferramenta"

A solução: já falamos sobre a importância de investir em tecnologia atualizada. Mas, à medida que você introduz novas plataformas, é essencial apoiá-las com um forte plano de implantação.

Ajude seus trabalhadores a entender para que serve a nova tecnologia, o que ela está substituindo, e por que você decidiu fazer essa mudança. Em seguida, certifique-se de que eles recebam treinamento adequado sobre como usar as novas ferramentas, entendendo que isso pode levar algum tempo. Se você está seguindo uma abordagem em fases, certifique-se de que todos tenham plena visibilidade de onde e quando seus pares estão fazendo a mudança, e quais procedimentos eles devem seguir durante o período de transição.

Isso cobre metade do desafio, mas e a resistência das pessoas à mudança? Você pode tornar a vida consideravelmente mais simples - para você e seus funcionários - adotando plataformas fáceis de mudar. Não adianta pagar por uma ferramenta fantástica que resolverá todos os seus problemas se as pessoas precisam de um diploma de Ciências da Computação para usá-la. As pessoas não se importam o suficiente para aprender algo tão complexo, então procure algo que seja mais fácil.

E, claro, antes de tudo você deve verificar se a tecnologia que você está introduzindo atende genuinamente às necessidades do seu trabalhador - acessibilidade sendo uma delas. Isso fornece o incentivo para que as pessoas abracem a mudança que você está sugerindo. Se você der às pessoas uma solução fácil e ajudá-las a ver os benefícios, elas serão mais rápidas em adotar a nova ferramenta — e mais propensas a continuar a usá-la.

Por todas as razões que citamos, é importante incluir seus departamentos de RH e Comunicação no processo de tomada de decisão. Não deixe sua escolha de tecnologia apenas para a TI, porque eles podem não estar tão conectados com as reais necessidades de seus trabalhadores.

Um último pensamento: ao introduzir novas plataformas, não tenha medo de desligar as antigas. Consolidação é o nome do jogo - então, em vez de procurar vários aplicativos que sejam “os melhores”, encontre ferramentas acessíveis que os funcionários possam usar para várias tarefas. Ser mais eficiente lhe dará um melhor retorno sobre o seu investimento - e significará menos programas para seus funcionários aprenderem e monitorarem.

Pessoas usando as ferramentas certas para as tarefas erradas

A preferência individual às vezes pode resultar em dependência excessiva de um determinado meio ou método. Por sua vez, isso pode levar a outra dor de cabeça comum: pessoas que tentam usar certos canais para a forma errada de comunicação.

Imagine tentar usar um meio assíncrono para uma comunicação síncrona, como conduzir uma conversa "ao vivo" através de dezenas de e-mails em um curto espaço de tempo. Embora seja certamente possível se comunicar dessa forma, é extremamente ineficiente comparado com a mesma troca via um aplicativo de mensagens instantâneas. O resultado é uma quantidade considerável de ruído nas caixas de entrada de todos os envolvidos.

O contrário também é verdade, com pessoas usando canais síncronos para mensagens assíncronas. Este é um problema comum com ferramentas de mensagens instantâneas baseadas em equipe, projetadas principalmente para uma única conversa 'ao vivo' por canal. Se alguém compartilhar uma mensagem para discussão futura, ela desaparecerá da vista se outras conversas começarem nesse meio tempo.

Algumas ferramentas resolvem esse problema com uma função que permite aos usuários "fixar" postagens importantes para recuperação rápida. Mas, ainda assim, é fácil para as pessoas que não estão presentes no momento de o post original ignorar a mensagem e perder informações essenciais.

E, claro, há riscos óbvios se as organizações mantiverem informações estáticas em um formato de comunicação dinâmico. Sempre que as pessoas usam um canal para uma forma de comunicação de uma forma para a qual ele não foi pensado, os problemas surgem rapidamente.

A solução: mais uma vez, a resposta aqui é ter processos transparentes em vigor, apoiados pela cultura certa. Quanto mais esforço você dedicar para criar diretrizes claras e amplas para toda a sua força de trabalho, menor a probabilidade de você ter algum problema. Com isso em mente, o potencial problema deve ser um dos fatores que o convencem a realizar uma auditoria completa da comunicação de seus negócios (veja abaixo).

Quatro dicas para uma melhor comunicação empresarial

Quatro dicas para uma melhor comunicação empresarial

Realize uma auditoria completa dos seus canais de comunicação empresarial

Se você está falando sério sobre melhorar a comunicação do seu negócio, você precisa de uma visão clara da situação atual.

Realize uma auditoria em toda a empresa e reúna uma ampla gama de insights de todo o negócio. O que está funcionando bem? Quais são os problemas mais comuns? Quais plataformas seus funcionários mais gostariam de usar? As respostas a essas perguntas dirão se você precisa de novas ferramentas ou de mais/melhor treinamento.

Trate a comunicação empresarial como um recurso para investir, não um custo a ser minimizado

Atualizações de hardware e software podem ser uma despesa significativa, especialmente quando você tem que aplicá-las a todos os funcionários da sua força de trabalho. Mas, como este artigo deveria ter esclarecido, os benefícios de uma forte comunicação empresarial ultrapassam os custos. “Economizar” vai expô-lo a riscos que podem custar bem mais caro para o seu negócio.

O importante é investir nas soluções certas para sua organização, por isso é bom começar com uma auditoria detalhada.

Dê a todos uma voz, apoiada por um processo claro

Os líderes que entendem o valor real da comunicação empresarial buscam formas de fazer de toda a sua força de trabalho ser parte da conversa. Eles defendem perspectivas de toda a organização e fazem tudo o que podem para encorajar as pessoas a falar. Como parte disso, eles criam uma cultura onde os funcionários podem expressar opiniões dissidentes, sabendo que a alta administração ouvirá e responderá ativamente.

Tudo isso requer uma gama de canais que atendam suas necessidades em todas as sete formas de comunicação. Mas as plataformas de comunicação só provam seu valor se você treinar os funcionários a usá-las em todo o seu potencial, para que eles entendam como essas ferramentas contribuem para o seu negócio — sua missão, valores e cultura interna.

Compartilhe seu roteiro de comunicação empresarial

É preciso um compromisso sério para criar a cultura de comunicação que seu negócio, e seus funcionários, merecem. Uma vez estabelecida, ela requer cuidado e atenção constantes para que seja mantida e seguida.

Fazer isso acontecer requer um esforço coletivo em sua organização. Tire um tempo para entender a mudança necessária. Desenvolva uma visão clara para o que você quer alcançar, e, em seguida, compartilhe essa visão com seus trabalhadores. Dê-lhes uma voz, ouça sua opinião, refine o plano. Se você fizer essas coisas, é um objetivo totalmente alcançável.

Apenas um terço das empresas tem uma estratégia de longo prazo para sua comunicação empresarial. Certifique-se de que a sua é uma delas.

Vamos ficar conectados

Receba as últimas notícias e insights sobre trabalho.

Ao enviar este formulário, você concorda em receber comunicações eletrônicas relacionadas ao marketing do Facebook, incluindo notícias, eventos, atualizações e e-mails promocionais. Você pode retirar seu consentimento e cancelar a inscrição de tais e-mails a qualquer momento. Você também reconhece que leu e concorda com os Termos de Privacidade do Workplace.

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Relacionado

Descubra as últimas atualizações de clientes e parceiros na Workplace Newsroom

Learn More

POSTS RECENTES

Notícias | 4 minutos de leitura

O Workplace faz 5 anos!

Para marcar nosso aniversário, vamos falar sobre o futuro do trabalho e cinco maneiras com as quis estamos ajudando a moldá-lo.

História de Sucesso

Saiba como criar equipes híbridas de alto desempenho

A ascensão do trabalho híbrido mudou as regras de engajamento. Use os recursos do Workplace para mudar a forma como você se conecta e se comunica com os funcionários, onde quer que eles estejam.

Comunicação empresarial | 9 minutos de leitura

Comunicação empresarial explicada.

YSua empresa depende do compartilhamento bem-sucedido de informações — assim como seus funcionários. No entanto, 66% das empresas não têm um plano de comunicação empresarial de longo prazo. Por que isso é um erro tão crítico? Quais são os desafios de comunicação mais comuns, e como você pode evitá-los?