Sete regras essenciais para o uso de mensagens instantâneas nos negócios

Menos intrusivas que uma ligação telefônica e mais rápidas que um email, as mensagens instantâneas (IM) oferecem o suporte ideal para colaboração entre equipes. Além disso, é um recurso que combina perfeitamente com o desejo dos funcionários da geração Y, ou seja, que o imediatismo que experimentam em outras áreas das vidas seja refletido no local de trabalho.

Com aplicativos como o Workplace Chat, você pode entrar em contato com os seus colegas com o toque de um botão. As mensagens, as ligações de vídeo ao vivo e o compartilhamento de fotos são maneiras fantásticas de agregar equipes, tomar decisões rapidamente e manter as ideias fluindo.

Mas para que as mensagens instantâneas nos negócios funcionem para você, existem algumas regras a serem seguidas.

1 Lembre-se de que é algo instantâneo

Se você está acostumado a usar email no trabalho, pode ter adquirido o hábito de ler as suas mensagens e verificá-las cuidadosamente antes de enviá-las. Você pode até ter um atraso ao trocar emails. Já a natureza imediata das mensagens pode significar que você envia algo antes de realmente saber o que quer dizer, portanto, analise as suas mensagens antes de enviá-las sem pensar.

2 Mantenha o profissionalismo

Lembre-se sempre de que você está no trabalho, portanto, mantenha o assunto profissional e um tom educado e respeitoso. Não há nada de errado em animar as suas mensagens de negócios com alguns emojis, desde que seja apropriado para as pessoas que você está enviando. No entanto, não exagere.

3 Não se distraia

As pessoas querem se comunicar de maneira mais rápida e eficiente no trabalho. Na verdade, elas estão frustradas com a velocidade dos emails, com mais de três quartos das empresas acreditando que essa é uma ferramenta de comunicação ineficaz. Mas estar sob pressão para responder imediatamente é visto pelos funcionários como a principal desvantagem das mensagens instantâneas nos negócios. Para evitar distrações, podem ser criados canais para publicações que não precisam de atenção imediata.

4 Conheça as regras da empresa

Se você estiver adicionando mensagens instantâneas ao seu kit de ferramentas de comunicação empresarial, tenha também políticas em vigor abordando como elas devem ser usadas e quais informações podem ser compartilhadas por mensagens instantâneas. Se você for funcionário, familiarize-se com as regras de mensagens instantâneas da sua organização e cumpra-as.

5 Não fuja do assunto

Pode ser tentador começar um bom bate-papo ao trocar mensagens, então faça um esforço consciente para não fugir do assunto. Dessa forma, você fará o seu trabalho mais rápido e terá mais tempo para bater papo.

6 Saiba quando parar

O objetivo das mensagens instantâneas é agilizar a comunicação. Então, se você estiver em uma situação com uma longa troca de mensagens, sempre respondendo a perguntas e tentando esclarecer o que está dizendo, pode ser mais rápido e fácil pegar o telefone ou falar com a pessoa pessoalmente.

7 Use as mensagens instantâneas para enviar as mensagens certas

As mensagens instantâneas são uma ótima ferramenta, mas nem sempre é o canal certo para o que você precisa fazer. As mensagens instantâneas devem ser breves, portanto, se você tiver algo mais demorado a dizer, um email pode ser mais apropriado ou você pode publicar em um grupo do Workplace do Facebook. Quando se trata de discutir questões delicadas, uma reunião presencial é provavelmente o caminho certo a escolher.